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PR/CP(2008)043
18 March/mars 2008

 

SECOND MEDIA ADVISORY

 

Summit meetings of Heads of State and Government,

Bucharest, Romania, 2 to 4 April 2008

 

Important information is contained here, concerning accreditation, bookings and pooled events. This second media advisory on the Bucharest Summit expands on and replaces the one released 11 January. Important information is in bold.

 

General

1.         Meetings of the North Atlantic Council (NAC) at Heads of State and Government level will be held in Bucharest, Romania, on 2, 3 and 4 April 2008. There will also be a high-level expanded meeting on Afghanistan. Meetings of the Euro-Atlantic Partnership Council, the NATO-Ukraine Commission and the NATO-Russia Council will also be held at Summit level in Bucharest.

 

2.         The Summit will be chaired by the Secretary General of NATO, Mr. Jaap de Hoop Scheffer. The Romanian President, H.E. Mr. Traian Băsescu will host the meetings.

 

Accreditation

3.         Media representatives wishing to cover the Summit must request accreditation. Applications for accreditation can only be made on-line via internet, by clicking on the following link: https://my.hq.nato.int/jas.

 

4.         Applications for accreditation should be made no later than 19h00 on Saturday, 29 March 2008. Applications received after 19h00 on Saturday, 29 March 2008 will not be processed.

 

5.         The accreditation process requires interested media representatives to create a user name and password and to provide a digital picture (3.5 x 4.5 cm passport-size photograph in JPEG format, less than 100kb in size). Those with an already-defined user name and password can use their existing profile for this request.

 

6.         Media representatives having completed the request for accreditation on the internet are encouraged to bring a print-out of the request confirmation.

 

7.         Media passes must be picked up in person at the Media Accreditation Office upon presentation of a valid I.D. card or passport and a valid press card (or letter of accreditation from a recognised media organisation).

 

8.         The Media Accreditation Office will be located in a temporary structure in Izvor Park, Bucharest, across from the meeting venue and Media Centre. Opening hours of the Media Accreditation Office will be as follows:

 

Friday             28 March        09h00 - 19h00

Saturday         29 March        09h00 - 19h00

Sunday           30 March        15h00 - 19h00

Monday          31 March        08h00 - 19h00

Tuesday         1 April             08h00 - 19h00

Wednesday   2 April             08h00 - 20h00

Thursday        3 April             07h00 - 20h00

Friday             4 April             07h00 - 12h00

 

9.         Access to the Media Accreditation Office will be possible via shuttle bus from designated media hotels (see point 10 below), the airport, as well as via public transport or taxi cabs.

 

Programme and Pools

10.       Accredited media representatives will receive a programme and media handbook upon receipt of their media pass from the Media Accreditation Office.

 

11.       The Secretary General will brief the media on 3 April and on 4 April. Precise times will appear in the media programme and are subject to change. On 3 April, press conferences are foreseen one before lunch and the other before the evening programme.  On 4 April, press conferences are foreseen one mid-morning, and the other before lunch.

 

12.       Some media events are open to all media representatives, others are restricted. Press briefings are typically open media events. Restricted events include the coverage of opening sessions in the Council chambers, the official photographs and official arrivals. Restricted events can be covered by photographers and cameramen only, via a system of pool cards.

 

13.       Pool cards are delivered to the media by the Delegation press officer of the country from where the media comes (e.g. UK for Reuters, Romania for TVR, etc…). Contact details will be made available in the Media Handbook delivered upon accreditation. Requests for pool access should be directed to these press officers. They will distribute pool cards in Bucharest no earlier than 1 April 2008.

 

14.       Those who do not gain access to pools can nevertheless obtain photographic and video material from NATO and / or the Host Nation. The main point of contact for that is the Information Desk of the Media Centre, or the websites of the Host Nation and NATO.

 

15.       Twelve main pooled events have so far been identified for photographers and TV cameramen. Pooled event No. 4 below will include a ceremony during which Heads of States and/or Government will be honoring military personnel representing all armed forces of the 26 Allies. All of the pooled events will be transmitted live to the media centre :

 

1.      Keynote addresses, NATO Secretary General, Youth event and German Marshall Fund conference (2 April)

2.      Protocol Arrivals (2 April)

3.      Informal Arrivals (3 April)

4.      Opening of the North Atlantic Council meeting (NAC) (3 April)

5.      [NAC with Invitees], if any (3 April)

6.      Official photograph (3 April)

7.      Opening of the EAPC Working Lunch (3 April)

8.      Official photograph with EAPC (3 April)

9.      Opening of the Meeting on Afghanistan (3 April)

10. Opening of the NATO-Ukraine Commission (4 April)

11. Opening of the NATO-Russia Council (4 April)

12. Visits to the NATO Exhibits (throughout)

 

Coverage of Bilateral Meetings

16.       Many national delegations are expected to take the opportunity of the Summit to schedule bilateral meetings and in some cases, they will solicit certain media to cover such encounters. These bilateral meetings are not Summit Media events per se, and it is therefore up to each individual delegation to identify media and to arrange with Host security the photographers’ or cameramen’s access to the meeting venue.

 

Venue

17.       The meetings will take place at the Palace of Parliament, 2-4 Izvor Street, Sector 5, Bucharest.

 

18.       The Media Centre will be located on-site, with a separate, dedicated entrance through the Media Accreditation Office only (see above). Access to the Media Centre requires a media pass delivered at the Media Accreditation Office. Opening hours for the Media Centre will be as follows:

 

Monday          31 March        08h00 - 19h00

Tuesday         1 April             08h00 - 21h00

Wednesday   2 April             08h00 - end of operations

Thursday        3 April             07h00 - end of operations

Friday             4 April             07h00 - end of operations

Saturday         5 April             07h00 - 12h00

 

Security

19.       Media Passes need to be worn visibly at all times and secondary identification may be asked for at any time by security personnel. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site. Considering the great number of participants and the period of time needed for security checks, media representatives are advised to arrive with sufficient lead time in order to be in the Media Centre with at least 30 minutes before the first media event.

 

Press Conferences

20.       The Romanian Authorities have made available 16 rooms designed for press conferences. They all include TV lighting and sound systems, including sound points for recording. The three largest rooms include interpretation facilities. The main press conferences in the main Press Theatre (400 seats) will also be transmitted live on CCTV.

 

21.       Detailed maps will be provided in the Media Handbook, and specific times will be announced via the closed-circuit TV system. National delegations will reserve space and time with the NATO Media Coordinator’s office for their specific press conferences.

 

22.       Access to press conferences is normally open to all accredited media without pool cards; delegations reserve the right to restrict access to their national media only.

 

Requests for Interviews

23.       Requests for interviews with the Secretary General should be directed to the NATO Spokesman’s Office. The point of contact is Mrs. Hedwige Lauwaert, lauwaert.hedwige@hq.nato.int.

 

24.       Requests for interviews with representatives from Delegations should be directed to the delegations themselves. Their contact details in Bucharest will be available in the Media Handbook delivered upon accreditation.

 

Television – Host Broadcaster

25.       The Host TV broadcaster for the Summit is Romanian Television TVR. TVR will provide coverage of delegation arrivals, the opening sessions, official photographs, evening events and the main international news conferences. A complete international broadcasting centre and master control, with stand-up positions inside and outside as well as TV interview studios will be available.

 

26.       Eurovision will provide comprehensive broadcast facilities, including stand-up positions for live programme inserts, tape playout, editing and distribution of the pool audio and video signals in un-equipped workspaces/TV editing booths.

 

27.       Booking requests for EBU stand-ups, requests for tape playout, editing studio time and/or use of a dedicated TV editing booth should be addressed to:

 

Mr. Lance Newhart

Eurovision Operations

European Broadcasting Union (EBU)

Telephone: +41.22.717.28.41

Mobile phone : +41.79.244.6527

Fax: +41.22.747.48.40

email: newhart@eurovision.net

 

28.       Television broadcasters bringing bulky equipment into the Media centre are particularly urged to do so prior to 12h00 on Wednesday 2nd April 2008.

 

29.       In addition to the stand-up position dedicated to EBU clients, a number of positions will be available for media using their own equipment. Bookings of those spaces will be received by the Romanian Task Force through:

 

Mr. George Nicoara

Telephone: +40.21.410.40.40

Mobile Phone: +40.73.063.5616

Email: george.nicoara@summitbucharest.ro

 

30.       The Romanian Authorities have provided a contact with the Customs Office to facilitate the entry of any specific TV equipment to be used on site for this event.

 

Contact: Liviu Sorin Ipate

Direct Phone : +40.21.310.35.13

Phone: +4021.315.58.58

Fax: +4021.315.82.51

e-mail: sipate@customs.ro

 

31.       Media representatives from EU countries may come in and out of Romanian territory without having to pass the customs procedures for their personal belongings or professional equipment.

 

32.       For media representatives coming from non–EU countries, both their personal belongings (reasonably necessary for the trip) and those needed for their professional activities during the Summit (sound, image and data supports, equipment meant for TV and radio production and broadcasting and the vehicles specially adapted for the above-mentioned purpose together with their related equipment) during the Summit are to be subject of customs procedures for temporary admission, with total exoneration from import owns. Having an ATA/CPD license for these goods is highly recommended.

 

Radio – Host Broadcaster

33.       The Host Radio Broadcaster for the Summit is Romanian Radio SRR. Radio studios, editing booths and sound distribution points will be available for radio media representatives on site. EBU Radio will deal with booking requests, provide signal and technical assistance as required. For EBU services, full specifications and rates, please contact:

 

Mr. Christophe Pasquier

Senior Radio Producer

European Broadcasting Union

Telephone: +41.22.717.26.22

Mobile: +41.79.794.79.46

Fax : +41.22.747.46.22

Email: pasquier@ebu.ch

 

34.       ISDN lines for radio transmissions will be available. ISDN lines will be in ‘Euro ISDN’ standard. Please check if you need a proper adaptor to use Euro ISDN lines.

For additional technical information and technical support, the point of contact is:

 

Mr. Lucian Oros

Romanian Radio SRR

Telephone: +402.1303.1682

Mobile phone:  +40.744.533.004

Fax:  +402.1319.0547

Tel:  +402.1303.1682

Email: loros@rornet.ro  

 

Uplink Trucks

35.       Uplink trucks will be given access to the Media Centre, in the parking located in the Palace’s yard. In order to facilitate the access in the central area of the city, the TV stations are highly recommended to indicate no later than 24 March the registration number and the type and dimensions of the uplink trucks. The program for receive the access for uplink trucks will be:

 

Monday, 31 March, from 9.00 to 19.00

Tuesday, 1st April, from 9.00 to 21.00

Wednesday, 2nd April, from 8.00 to 12.00     

 

36.       The Romanian point of contact is:

Mr. George Nicoara

Telephone: +4021.410.40.40

Mobile Phone: +4073.063.5616

Email: george.nicoara@summitbucharest.ro

 

Communications

37.       Local Area Network (LAN) Internet access is available in the media working zones at the Media Centre. Laptop computers will need to be equipped with an RJ 45 plug in order to be able to connect to the LAN network. Wireless internet access (Wi Fi) is also possible in most areas of the Media Centre. For each stand up position will be available a IFB phone line, with RJ11 connector.

 

 Accommodation

38.       A list of designated media hotels is at annex to this advisory (http://www.summitbucharest.ro/?pag=121). Taking into account both the potentially high-demand for accommodation during the NATO Summit meetings in Bucharest April 2-4, 2008 and the necessity to estimate the transportation needs, early reservations are strongly recommended. Media representatives may choose to make their hotel reservations either by direct booking, following the standard operational procedures, or via Vacanta Travel Agency, the company the Romanian Authorities have entrusted as partner agency in making the accommodation arrangements for the delegations attending the NATO Summit meetings in Bucharest, Romania.

 

Vacanta Agency

35A Nicolae Balcescu Blvd, Bucharest

www.vacanta.net

Reservations: Toni Hristea

Phone/fax: + 4021 315 99 04

Mobile: + 40722.603.135

e-mail: summitnatoreservation@vacanta.net

 

39.       For general travel information, the National Association of Travel Agencies in Romania can also be contacted.

 

National Association of Travel Agencies in Romania

Asociatia Nationala a Agentiilor de Turism din Romania

www.anat.ro

Splaiul Unirii no. 16, district 4, Bucharest

Tel +4021/ 312.68.43 ; 312.08.02

Fax 021/ 312.19.08

E-mail:office@anat.ro

 

Travel, Transport, Visa

40.       From 1 April, a bus shuttle service will operate from the designated media hotels to the media accreditation office / Media Centre every half hour or less. A shuttle service schedule will be available at the designated hotels and in the accreditation office.

 

41.       Romanian authorities will also provide transportation every hour from the airport to the accreditation office for the journalists who wish to use it. When leaving Romania, those journalists traveling with commercial lines are recommended to ensure themselves that they will be at the airport at least two hours before the departure time.

 

42.       Media representatives coming from NATO countries – except Turkey – do not need visa for entering Romania. Media representatives coming from other countries should check with the nearest Romanian Embassy or Consulate or visit the Romanian Ministry of Foreign Affairs website http://www.mae.ro regarding visa requirements. Media representatives should apply for a visa only after submitting an application for accreditation to the NATO Bucharest Summit. In order to avoid possible confusion, media representatives are asked to apply for a visa at least 10 days after submitting the accreditation application.

 

43.       Any additional request should be communicated to the Romanian team no later than 25 march, in order to be analyzed and, if possible, solved.

 

Point of contact:

Andreea Cotoc

Tel. +4021.230.4647

Mobile +40.730.635.614

Email: andreea.cotoc@summitbucharest.ro

 

 

Enquiries and Contact information

 

Mrs. Alina Coca

Mr. Damien Arnaud

Romanian Media Operations

NATO Media Operations

Romanian Summit Task Force

NATO IS Summit Task Force

Tel: +40.21.230.4647

Tel: +32.2.707.5038

Fax: +40.21.231.4842

Fax: +32.2.707.5057

Email: alina.coca@summitbucharest.ro

Email: bucharest.summit@hq.nato.int

 
 
 
 
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DEUXIèME NOTE AUX MéDIAS

 

Réunions au sommet des chefs d'État et de gouvernement

Bucarest (Roumanie), 2-4 avril 2008

 

On trouvera ci-après des informations importantes sur l’accréditation, les réservations, et les événements organisés pour les pools de médias. Cette deuxième note aux médias sur le sommet de Bucarest complète et remplace celle publiée le 11 janvier. Les modifications importantes sont indiquées en gras.

 

Généralités

 

1.         Le Conseil de l’Atlantique Nord se réunira au niveau des chefs d’État et de gouvernement, du 2 au 4 avril 2008, à Bucarest (Roumanie). Une réunion de haut niveau sur l’Afghanistan se tiendra également, en configuration élargie. Le Conseil de partenariat euro-atlantique (CPEA), de la Commission OTAN‑Ukraine (COU) et le Conseil OTAN‑Russie tiendront également des réunions au sommet à Bucarest.

 

2.         Le sommet sera présidé par le secrétaire général de l’OTAN, M. Jaap de Hoop Scheffer. Le président roumain, S.E. M. Traian Băsescu, sera l’hôte des réunions.

 

Accréditation

 

3.         Les représentants des médias qui souhaitent couvrir le sommet doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation peuvent être introduites uniquement en ligne, par l'Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int/jas.

 

4.         Les demandes d’accréditation devront être soumises d’ici le samedi 29 mars 2008 à 19 heures au plus tard. Les demandes reçues après cette échéance ne seront pas traitées.

 

5.         Le processus d'accréditation exige que les représentants intéressés des médias créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG, d’une taille inférieure à 100 Kb). Ceux qui disposent déjà d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe peuvent utiliser leur profil existant pour formuler leur demande.

 

6.         Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'intermédiaire de l'Internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande.

 

7.         Les intéressés devront retirer ces laissez-passer en personne au Bureau d’accréditation des médias, sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

 

8.         Le Bureau d’accréditation des médias sera installé dans une structure temporaire à Izvor Park (Bucarest), en face du lieu de réunion et du Centre des médias. Les heures d’ouverture du Bureau d'accréditation des médias seront les suivantes :

 

Vendredi                      28 mars        9h00 - 19h00

Samedi                        29 mars        9h00 - 19h00

Dimanche                    30 mars        15h00 ‑ 19h00

Lundi                             31 mars        8h00 - 19h00

Mardi                            1er avril          8h00 - 19h00

Mercredi                       2 avril            8h00 - 20h00

Jeudi                             3 avril            7h00 - 20h00

Vendredi                      4 avril            7h00 - midi

 

9.         L’accès au Bureau d’accréditation des médias se fera par un service de navettes depuis les hôtels recommandés pour les représentants des médias (voir point 10 ci-après) et l’aéroport, ainsi que par les transports publics ou les taxis.

 

Programme et « pools Â» 

 

10.       Les représentants des médias accrédités recevront un programme et un « manuel destiné aux médias Â» lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer de presse au Bureau d’accréditation des médias.

 

11.       Le secrétaire général s’adressera à la presse les 3 et 4 avril. Les heures exactes de ces interventions seront communiquées dans le programme destiné aux médias, et sont susceptibles d’être modifiées. Des conférences de presse sont prévues le 3 avril, l’une avant le déjeuner et l’autre avant le programme de la soirée.  Des conférences de presse sont également prévues le 4 avril, l’une en milieu de matinée et l’autre avant le déjeuner.

 

12.       Certains événements intéressant les médias sont ouverts à tous les représentants des médias, d'autres sont à accès restreint. Les points de presse sont généralement ouverts à tous les représentants des médias. Les événements à accès restreint comprennent la couverture des séances d’ouverture des réunions du Conseil, ainsi que les photographies et les arrivées officielles. L'accès à ces événements est réservé aux photographes et aux cameramen, via un système de « cartes de pools Â».

 

13.       Les cartes de pools sont délivrées par l'attaché de presse de la délégation du pays auquel appartient le média concerné (Royaume‑Uni pour l'agence Reuters, Roumanie pour TVR, etc.). Les informations détaillées sur les points de contact seront communiquées dans le manuel destiné aux médias qui sera remis au moment de l’accréditation. Les demandes de cartes de pools devront être adressées directement aux attachés de presse concernés. Ceux-ci distribueront les cartes de pools à Bucarest uniquement à partir du 1er avril 2008.

 

14.       Les représentants des médias qui n'auraient pas accès aux pools pourront néanmoins obtenir des images (photos & vidéos) auprès de l'OTAN et/ou du pays hôte. Le principal point de contact à cet effet est le comptoir d'information du Centre des médias ; il sera également possible d’obtenir ces images sur les sites web du pays hôte et de l’OTAN.

 

15.       Douze événements principaux font pour l'instant l'objet d'un système de pools pour les photographes et les cameramen de télévision. L’événement n°4 ci‑dessous comprend notamment une cérémonie au cours de laquelle les chefs d’État et/ou de gouvernement rendront hommage au personnel militaire représentant l'ensemble des forces armées des 26 pays membres de l'Alliance. Tous les événements faisant l'objet d'un système de pools seront retransmis en direct dans le Centre des médias :

 

1.         Discours introductifs du secrétaire général à la jeunesse et à la conférence organisé par le German Marshall Fund (2 avril)

2.         Arrivées protocolaires (2 avril)

3.         Arrivées informelles (3 avril)

4.         Ouverture de la réunion du Conseil de l’Atlantique Nord (3 avril)

5.         [Conseil de l’Atlantique Nord et invités], le cas échéant (3 avril)

6.         Photographie officielle (3 avril)

7.         Ouverture du déjeuner de travail du CPEA (3 avril)

8.         Photographie officielle avec le CPEA (3 avril)

9.         Ouverture de la réunion sur l’Afghanistan (3 avril)

10.       Ouverture de la réunion de la Commission OTAN-Ukraine (4 avril)

11.       Ouverture de la réunion du Conseil OTAN-Russie (4 avril)

12.       Visites des expositions sur l’OTAN (pendant toute la durée du sommet)

 

Couverture des réunions bilatérales

 

16.       De nombreuses délégations nationales devraient profiter du sommet pour organiser des réunions bilatérales et, dans certains cas, elles inviteront certains médias à couvrir ces rencontres. Les réunions bilatérales ne font pas partie du sommet à proprement parler, et il appartient donc à chaque délégation de déterminer quel(s) média(s) elle souhaite inviter et de prendre ses dispositions avec les services de sécurité du pays hôte afin que les photographes et/ou les cameramen invités puissent avoir accès au lieu de réunion.

 

Lieu de réunion

 

17.       Les réunions se tiendront au Palais du Parlement, 2-4, rue Izyor, Secteur 5, Bucarest.

 

18.       Le Centre des médias sera installé sur place, et disposera d’une entrée séparée spécifique : l’accès se fera uniquement par le Bureau d'accréditation des médias (voir ci‑dessus). L’accès au Centre des médias se fera au moyen d’un laissez-passer de presse, délivré par le Bureau d’accréditation des médias. Les heures d’ouverture du Centre des médias seront les suivantes :

 

Lundi                           31 mars          8h00 - 19h00

Mardi                          1er avril            8h00 - 21h00

Mercredi                     2 avril  8h00 - jusqu’à la fin des opérations

Jeudi                           3 avril  07h00 - jusqu’à la fin des opérations

Vendredi                    4 avril  7h00 - jusqu’à la fin des opérations

Samedi                      5 avril  7h00 - midi

 

Sécurité

 

19.       Les laissez‑passer de presse devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourrait demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel ou les effets personnels apportés sur le site. Compte tenu du nombre très important de participants et du délai nécessaire pour effectuer les contrôles de sécurité, les représentants des médias sont invités à arriver suffisamment à l'avance, de manière à se trouver dans le Centre des médias au moins trente minutes avant le premier événement intéressant les médias.

 

Conférences de presse

 

20.       Les autorités roumaines ont mis à disposition 16 salles pour les conférences de presse. Toutes ces salles sont équipées de systèmes d’éclairage et de sonorisation pour la télévision, notamment des points de connexion pour les enregistrements sonores. Les trois plus grandes salles disposent d’installations pour l’interprétation. Les principales conférences de presse, qui se tiendront dans la grande salle (400 places assises), seront également retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé.

 

21.       Des plans détaillés seront fournis dans le manuel destiné aux médias, et les horaires exacts seront annoncés via le système de télévision en circuit fermé. Les délégations des pays devront s'adresser au coordinateur OTAN pour les médias afin de réserver des espaces et des créneaux horaires pour leurs propres conférences de presse.

 

22.       Les conférences de presse sont normalement ouvertes à tous les représentants accrédités des médias, même s’ils ne disposent pas d'une carte de pool, mais les délégations se réservent le droit de restreindre l’accès uniquement aux représentants de leurs médias nationaux respectifs.

 

Demandes d’interviews

 

23.       Les demandes d’interviews du secrétaire général doivent être adressées au bureau du porte-parole de l’OTAN. Le point de contact est Mme Hedwige Lauwaert (courriel : lauwaert.hedwige@hq.nato.int).

 

24.       Les demandes d’interviews de représentants des délégations doivent être adressées directement aux délégations concernées. Les informations détaillées sur les points de contact des délégations à Bucarest seront communiquées dans le manuel destiné aux médias qui sera remis au moment de l’accréditation.

 

Télévision – Service de diffusion hôte

 

25.       Le service de télédiffusion hôte pour le sommet est la télévision roumaine, TVR. Cette dernière assurera la couverture de l'arrivée des délégations, de la séance d'ouverture, des photographies officielles, des activités organisées en soirée et des principales conférences de presse internationales. Un centre complet de diffusion internationale avec régie, ainsi que des positions « face caméra Â» en intérieur et en extérieur et des studios d'interview pour la télévision, seront mis à disposition.

 

26.       Eurovision fournira des installations complètes de diffusion, comprenant notamment des positions « face caméra Â» pour les interventions en direct, et assurera la diffusion des bandes ainsi que le montage des signaux audio et vidéo des pools et leur diffusion dans les zones de travail non équipées et les cabines de montage pour la télévision.

 

27.       Les demandes de réservations pour des positions « face caméra Â» de l’UER, pour la lecture de bandes, pour l'utilisation des studios de montage et/ou l'utilisation des cabines de montages spécialement prévues pour la télévision doivent être adressées à :

 

M. Lance Newhart

Operations Eurovision

Union européenne de radiodiffusion (EUR)

Téléphone : +41.22.717.28.41

Téléphone portable : +41.79.244.6527

Télécopieur : +41.22.747.48.40

Courriel : newhart@eurovision.net

 

28.       Les membres des organismes de télédiffusion qui utiliseront des équipements encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias avant le mercredi 2 avril 2008 à midi.

 

29.       Outre les positions « face caméra Â» réservées aux clients de l’UER, un certain nombre de positions seront accessibles aux médias utilisant leur propre matériel. Les demandes de réservation de ces positions devront être adressées à l'Équipe spéciale de la Roumanie, via le point de contact suivant :

 

M. George Nicoara

Téléphone : +40.21.410.40.40

Téléphone portable : +40.73.063.5616

Courriel : george.nicoara@summitbucharest.ro

 

30.       Les autorités roumaines ont désigné un point de contact au sein des services douaniers nationaux pour faciliter l'entrée dans le pays de tout matériel de télévision spécifique destiné à être utilisé sur place pour les réunions.

 

Contact : Liviu Sorin Ipate

Téléphone (direct) : +40.21.310.35.13

Téléphone : +4021.315.58.58

Télécopieur : +4021.315.82.51

Courriel : sipate@customs.ro

 

31.       Les représentants des médias des pays de l’Union européenne peuvent entrer en Roumanie et en sortir sans avoir à soumettre leurs effets personnels ni leur matériel professionnel aux procédures douanières.

 

32.       En revanche, les représentants des médias de pays non membres de l’Union européenne devront soumettre à la fois leurs effets personnels (raisonnablement nécessaires pour le voyage) et le matériel nécessaire à l’exercice de leur activité professionnelle pendant la durée du sommet (supports sonores, d’images et de données ; matériels destinés à la production et à la diffusion télévisuelles et radiophoniques, ainsi que les véhicules spécialement adaptés à cet usage et leurs équipements connexes) en vue d’une admission temporaire, avec exonération totale de droits d’importation. Il est vivement recommandé de posséder une licence ATA/CPD pour ces matériels.

 

Service de radiodiffusion hôte

 

33.       Le service de radiodiffusion hôte pour le sommet est la radio roumaine, SRR. Des studios radio, des cabines de montage et des points de distribution audio seront mis à la disposition des représentants des radios. Le Département Radio de l’UER assurera la gestion des demandes de réservations et fournira en outre les signaux et, sur demande, une assistance technique. Pour les services de l’UER, les spécifications complètes et les tarifs, prière de s’adresser à :

 

M. Christophe Pasquier

Responsable principal - production radio

Union européenne de radiodiffusion (UER)

Téléphone : +41.22.717.26.22

Téléphone mobile : +41.79.794.79.46

Télécopieur : +41.22.747.46.22

Courriel : pasquier@ebu.ch

 

34.       Des lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio. Elles seront à la norme Euro‑RNIS. Veuillez bien vérifier si vous avez besoin d'un adaptateur pour les lignes Euro‑RNIS. Pour toute demande d’informations techniques complémentaires ou de soutien technique, le point de contact est :

 

M. Lucian Oros

Radio roumaine - SSR

Téléphone : +402.1303.1682

Téléphone portable :  +40.744.533.004

Télécopieur :  +402.1319.0547

Téléphone :  +402.1303.1682

Courriel : loros@rornet.ro

 

Camions pour les transmissions par satellite

 

35.       Les camions utilisés pour les transmissions par satellite auront accès au Centre des médias, en l’occurrence sur le parking situé dans la cour du palais. Pour faciliter l’accès au centre-ville, les chaînes de télévision sont instamment priées de communiquer pour le 24 mars au plus tard le numéro d'immatriculation ainsi que le type et les dimensions des camions qui seront utilisés. Les heures d’accès pour les camions utilisés pour les transmissions par satellite sont les suivantes :

 

Lundi 31 mars, 9h00 – 19h00

Mardi 1er avril, 9h00 – 21h00

Mercredi 2 avril, 8h00 - midi

 

36.       Le point de contact roumain est :

M. George Nicoara

Téléphone : +4021.410.40.40

Téléphone portable : +4073.063.5616

Courriel : george.nicoara@summitbucharest.ro

 

Télécommunications

 

37.       Un accès Internet via un réseau local (LAN) sera disponible dans les zones de travail des médias, au Centre des médias. Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ‑45 pour pouvoir se connecter au réseau local. Un accès sans fil à l’Internet (Wi‑Fi) sera également possible dans la plupart des zones du Centre des médias. Chaque position « face caméra Â» disposera d’une ligne téléphonique IFB, avec une prise RJ-11.

 

Hébergement

 

38.       Une liste des hôtels recommandés pour les médias est jointe en annexe (http://www.summitbucharest.ro/?pag=121). Étant donné la demande potentiellement élevée en matière d'hébergement à Bucarest pendant le sommet de l'OTAN, du 2 au 4 avril 2008, et la nécessité d'estimer les besoins en matière de transport, il est vivement recommandé d'effectuer des réservations le plus tôt possible. Les représentants des médias peuvent choisir d’effectuer leurs réservations d’hôtels soit directement, en suivant la procédure habituelle, soit par l’intermédiaire de l’agence Vacanta Travel, que les autorités roumaines ont choisie comme partenaire chargé de gérer les questions d’hébergement pour les délégations qui assisteront au sommet de l’OTAN à Bucarest.

 

Agence « Vacanta Travel Â»

35A, boulevard Nicolae Balcescu - Bucarest

www.vacanta.net

Réservations : Toni Hristea

Téléphone/télécopieur : + 4021 315 99 04

Téléphone portable : + 40722.603.135

Courriel : summitnatoreservation@vacanta.net

 

39.       Il est également possible de contacter l'Association nationale des agences de tourisme de Roumanie pour obtenir des informations générales sur le tourisme :

 

Association nationale des agences de tourisme de Roumanie

(Asociatia Nationala a Agentiilor de Turism din Romania)

www.anat.ro

Splaiul Unirii n°16, district 4 - Bucarest

Téléphone : +4021/ 312.68.43 ; 312.08.02

Télécopieur : 021/ 312.19.08

Courriel : office@anat.ro

 

Voyages, transports, visas

 

40.       À partir du 1er avril, un service de navettes entre les hôtels recommandés pour les médias et le Bureau d’accréditation des médias/le Centre des médias sera assuré toutes les demi-heures, ou plus souvent. Les horaires des navettes seront disponibles dans les hôtels recommandés pour les médias ainsi qu’au Bureau d’accréditation.

 

41.       Les autorités roumaines assureront également toutes les heures, pour les journalistes qui souhaiteraient l’utiliser, un service de transport de l’aéroport vers le Bureau d’accréditation. En quittant la Roumanie, les journalistes qui voyagent sur des lignes aériennes commerciales sont invités à se présenter à l'aéroport au moins deux heures avant le départ.

 

42.       Les représentants des médias des pays membres de l’OTAN (à l’exception de la Turquie) n'ont pas besoin d'un visa pour entrer en Roumanie. Les représentants des médias venant d’autres pays doivent se renseigner auprès de l'ambassade ou du consulat de Roumanie le plus proche, ou consulter le site web du ministère roumain des Affaires étrangères (http://www.mae.ro), pour obtenir des informations concernant les exigences en matière de visas. Les représentants des médias devront effectuer leur demande de visa uniquement après avoir soumis une demande d’accréditation pour le sommet de l’OTAN à Bucarest. Afin d’éviter tout risque de confusion, les représentants des médias sont invités à effectuer leur demande de visa au moins 10 jours après avoir soumis leur demande d’accréditation.

 

43.       Pour toute autre question, il conviendra d’adresser une demande pour le 25 mars au plus tard à l’Équipe spéciale de la Roumanie pour le sommet, afin que celle-ci puisse l’analyser et, le cas échéant, y répondre.

 

Point de contact :

Andreea Cotoc

Téléphone : +4021.230.4647

Téléphone portable : +40.730.635.614

Courriel : andreea.cotoc@summitbucharest.ro

 

 

Informations et contacts

 

Mme Alina Coca

M. Damien Arnaud

Responsable des opérations médias pour la Roumanie

Responsable des opérations médias pour l’OTAN

Équipe spéciale de la Roumanie pour le sommet

équipe spéciale du SI de l'OTAN pour le sommet

Téléphone : +40.21.230.4647

Téléphone : +32.2.707.5038

Télécopieur : +40.21.231.4842

Télécopieur : +32.2.707.5057

Courriel : alina.coca@summitbucharest.ro

Courriel : bucharest.summit@hq.nato.int

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