? Message

PR/CP (2008)098
4 August / août 2008
 

INFORMAL MEETING OF NATO DEFENCE MINISTERS
Budapest, Hungary, 9-10 October 2008 

 

1. Information

Defence Ministers will hold informal meetings in Budapest, Hungary, on Thursday 9 and Friday 10 October 2008, under the chairmanship of the NATO Secretary General, Mr Jaap de Hoop Scheffer. The Minister of Defence of Hungary, His Excellency Mr Imre Szekeres, will host the meetings.

2. Programme and pools

The detailed Media Programme will be available upon accreditation. Via a system of pools, a restricted number of visual media will be invited to cover events with limited access. All media events will be transmitted live to the Media Centre via closed circuit TV. By accepting a pool card, cameramen and photographers agree to share their material with colleagues who have not had direct access to the venue. Pool cards will be available for pick-up from the Media Centre Information Desk from 10:00 on Thursday, 9 October. 

3. Venue

The Marriott Hotel (Apaczai Csere Janos u. 4 – Budapest 1052) is the venue for the ministerial meetings. The Media Centre will be located in the Sofitel Hotel (Roosevelt ter 2 – Budapest 1051) close to the meeting venue. The Media Accreditation Office will be located in the Intercontinental Hotel (Apaczai Csere Janos u. 12/11 – Budapest 1052). 

4. Accreditation and security checks

Media representatives wishing to cover the ministerial meetings need to request accreditation. Applications for accreditation can only be made electronically on-line via internet, by clicking on the following link: https://my.hq.nato.int/jas.

The accreditation process requires interested media representatives to create a user name and password and to provide a digital picture (3.5 x 4.5 cm passport-size photograph in JPEG format). Applications for accreditation should be made no later than noon on 6 October 2008. Applications received after that date may encounter delay or be rejected. Media representatives having completed the request for accreditation on the internet must bring a print-out of the request confirmation.

Access to the Media Centre requires a media pass issued at the Accreditation Office. Media passes will not be mailed to applicants and must be picked up in person at the Media Accreditation Office upon presentation of a valid I.D. card or passport and a valid press card (or letter of accreditation from a recognised media organization). 

Passes must be worn visibly at all times and secondary identification may always be asked for by security personnel. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site, and they are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

Television and radio broadcasters, wire services and photo agencies bringing bulky equipment are particularly urged to bring it into the Media Centre prior to 12:00 on Wednesday, 8 October 2008.

5. Hours of operation

  Accreditation Office Media Centre
Wed 8 Oct 08:00 – 18:00 08:00 – 20:00
Thu 9 Oct 08:00 – 20:00 08:00 – End of operations
Fri 10 Oct 07:00 – 14:30 07:00 – End of operations

6. Broadcasting

12 television and 8 radio editing booths are located in the Media Centre. A TV studio, a  radio interview room and 2 inside TV stand ups are also available. 

Satellite uplink trucks and O.B. vans will be parked next to the Media Centre. 

The Host Television Broadcaster, D&B 2001 Bt, will provide live coverage of arrivals of delegations, the public sessions of all meetings, and major international news conferences. For enquiries or to book a TV studio or TV editing booth, please contact: 

Mr. Miklos Kenderessy
mobile: +36 20 931 2238
e-mail: kenderessy@dbg.hu

The Host Radio Broadcaster, D&B 2001 Bt, will provide the signal and technical assistance. For enquiries, or to book the radio studio or a radio editing booth, please contact Mr. Kenderessy whose contact details appear in the paragraph above.

7. Communications

Laptop computers will need to be equipped with RJ 45 plugs in order to be able to connect to the LAN high-speed communication network in the Media Centre. 2 ISDN lines will be available for radio transmissions. 

Please check if you need to use a Euro ISDN standard adaptor. Electricity supply in Hungary is at 220 volts and plugs have two round pins.

8. Accommodation

Media representatives are encouraged to book their hotel rooms as soon as possible.  

The recommended hotel is:

Danubius Health Spa Resort Helia Point of contact: Mr. Gyula Bartos
Kárpát u. 62-64 Telephone: +36 1 889 5816
H-1133 Budapest Fax: +36 1 889 5834
Hungary E-mail: gyula.bartos@danubiushotels.com


Please use this booking form to make your reservation. This hotel is within easy reach by subway, along the Danube, and a short driving distance from the Media Centre. Reservations are on a first-come first-served basis. As necessary, transport will be organised also to and from the Flamenco, Tas vezer u. 3-7, H-1113 Budapest. It is located somewhat further away from the media centre. Please use this booking form to make your reservation.

9. Transport

Transport for the media representatives will be provided from the recommended hotel to the event sites and back. Transport from the airport to the recommended media hotel is the responsibility of each media representative.

10. Enquiries

Mrs Enikő VARGÁNÉ EGRY       Mr. Damien ARNAUD
Hungarian Media Coordinator        NATO Media Coordinator
Telephone: +36 1 474 1109          Tel: +32 2 707 50 38
Fax: +36 1 474 1110                   Fax: +32 2 707 50 57
E-mail: eniko.egry@hm.gov.hu     E-mail: press-at-budapest@hq.nato.int

 

Réunion informelle des ministres de la défense de l’OTAN

Budapest (Hongrie), 09-10 octobre 2008


1. Information

Les ministres de la défense tiendront des réunions informelles à Budapest (Hongrie), le jeudi 9 et le vendredi 10 octobre 2008 sous la présidence du secrétaire général de l’OTAN, M. Jaap de Hoop Scheffer. Le ministre de la défense de la Hongrie, Son Excellence M. Imre Szekeres, sera leur hôte.

2. Programme et pools

Le programme détaillé destiné aux médias sera disponible au moment de l’accréditation. Grâce à un système de pools, un nombre limité de représentants des médias visuels seront invités à couvrir les évènements à accès restreint. Tous les évènements intéressant les médias seront retransmis en direct sur le système de télévision en circuit fermé dans le Centre des médias. En acceptant une carte de pool, les cameramen et les photographes s’engagent à accepter, sur demande, de partager leurs images avec leurs collègues qui n’auraient pas eu directement accès à la salle de conférence. Les cartes de pools pourront être retirées au comptoir d’information du Centre des médias à partir de 10 heures le  jeudi 09 octobre.

3. Lieu de la réunion

Les réunions ministérielles se tiendront à l’hôtel Marriott (Apaczai Csere Janos u. 4 – Budapest 1052). Le centre des medias sera installé à l’hôtel Sofitel (Roosevelt ter 2 – Budapest 1051) près du lieu des réunions. Enfin, Le bureau d’accréditation des médias se trouvera à l’hôtel Intercontinental (Apaczai Csere Janos u. 12/11 – Budapest 1052).

4. Accréditation et contrôles de sécurité

Les représentants intéressés des médias qui souhaitent couvrir les réunions ministérielles doivent demander une accréditation. Les demandes d’accréditation doivent être soumises uniquement en ligne, par l’Internet, à l’adresse suivante : https://my.hq.nato.int/jas. 

Les représentants intéressés des médias devront se créer un nom d’utilisateur et un mot de passe et fournir une photo numérique (photo d’identité de 3,5 x 4,5 cm, au format JPEG). Les demandes devront être soumises au plus tard le 06 octobre 2008 à 12h00. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards et d’être refusées. Les représentants des médias qui auront rempli leur demande d’accréditation via l’Internet devront se munir d’un exemplaire de la confirmation de leur demande imprimée sur papier.

L’accès au Centre des médias nécessitera un laissez-passer delivré par le Bureau d’accréditation. Ce laissez-passer ne sera pas envoyé par courrier aux demandeurs, mais devra être retiré en personne au Bureau d’accréditation des médias sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport en cours de validité, et d’une carte de presse en cours de validité (ou d’une lettre d'accrédiation d’un média reconnu).

Les laissez-passer devront constamment être portés en évidence, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander la présentation d’un deuxième document d’identité. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester tous les équipements et effets personnels amenés sur le site, et sont donc invités à arriver suffisamment à l’avance pour permettre le bon déroulement des contrôles de sécurité.

Les journalistes de télévision ou de radio, les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d’apporter ces matériels au Centre des médias avant midi le mercredi 08 octobre 2008.

5. Heures d’ouverture

 Bureau d’accréditation Centre des médias
Mercredi 08 octobre 2008 08h00 – 18h00 08h00 – 20h00
Jeudi 09 octobre 2008 08h00 – 20h00 08h00 – fin des opérations
Vendredi 10 octobre 2008 07h00 – 14h30 07h00 – fin des opérations

6. Diffusion

Douze cabines de montage pour la télévision et huit cabines de montage pour la radio seront installées dans le Centre des médias. Un studio de télévision, une salle pour les interviews radio et deux emplacements en intérieur pour les interventions « face camera » seront également disponibles.

Les camions utilisés pour la diffusion des reportages radios et télévisés par satellite stationneront à proximité du Centre des médias.

L’organisme de télédiffusion hôte, D&B 2001 Bt, assurera la couverture en direct de l’arrivée des délégations, des parties publiques de toutes les réunions, et des principales conférences de presse internationales. Pour toute demande d’information, ou pour une demande de réservation du studio ou d’une cabine de montage pour la télévision, prière de contacter :

Mr. Miklos Kenderessy
Telephone: +36 20 931 2238
Courrier électronique: kenderessy@dbg.hu
 

L’organisme de radiodiffusion hôte, D&B 2001 Bt, fournira le signal et l’assistance technique. Pour toute demande d’information, ou pour une demande de réservation du studio ou d’une cabine de montage pour la radio, prière de contacter Monsieur Kenderessy, dont les coordonnées sont repris dans le paragraphe ci-dessus.

7. Communications

Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ-45 pour pouvoir se connecter au réseau local à haut débit du Centre des médias. Deux lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio.

Les utilisateurs sont invités à vérifier s’ils ont besoin d’un adaptateur à la norme « Euro RNIS ». L’électricité fournie en Hongrie est à 220 volts et les prises ont deux broches rondes.


8. Hébergement

Il est recommandé aux représentants des médias d’effectuer leurs réservations de chambres d’hôtel dès que possible.

L’hôtel suivant est recommandé :

Danubius Health Spa Resort Helia Point de contact: Mr. Gyula Bartos
Kárpát u. 62-64    Téléphone : +36 1 889 5816
H-1133 Budapest    Télécopieur : +36 1 889 5834
Hongrie     Courriel : gyula.bartos@danubiushotels.com

Veuillez utiliser ce formulaire-ci pour réserver votre chambre. L’hôtel est facile d’accès en métro, le long du Danube, et peu éloigné du centre de presse. Les réservations seront acceptées selon le principe du premier arrivé premier servi. Si cela est nécessaire, un service de transport sera assuré pour aller et venir de l’hôtel Flamenco, Tas Vezer u. 3-7, H-1113 Budapest. Cet hôtel est situé un peu plus loin du centre de presse. Veuillez utiliser ce formulaire-là pour réserver votre chambre.

9. Transport

Un service de transport sera assuré pour les représentants des médias entre les hôtels recommandés et les lieux de réunion. Chaque représentant des médias devra prendre ses propres dispositions en ce qui concerne le transport depuis l’aéroport vers les hôtels recommandés.
 

10. Demandes d’information

• Mrs Enikő VARGÁNÉ EGRY
Coordinatrice des médias pour la Hongrie
Téléphone : +36 1 474 1109
Télécopieur : +36 1 474 1110
Courriel : eniko.egry@hm.gov.hu


• M. Damien ARNAUD
Coordinateur OTAN pour les médias
Téléphone : +32 (0)2 707 50 38
Télécopieur : + 32 (0)2 707 50 57
Courriel : press-at-budapest@hq.nato.int

End of mail