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PR/CP (2008)160
15 December 2008
 

 INFORMAL MEETING OF NATO DEFENCE MINISTERS 

Krakow, Poland, 19-20 February 2009

 

 

1.         INFORMATION

 

Defence Ministers will hold informal meetings in Krakow, Poland, on Thursday 19 and Friday 20 February 2009, under the chairmanship of the NATO Secretary General, Mr Jaap de Hoop Scheffer. The Minister of Defence of Poland, His Excellency Mr Bogdan Klich, will host the meetings.

 

2.         PROGRAMME AND POOLS

 

The detailed Media Programme will be available upon accreditation. All media events will be transmitted live to the Media Centre via closed circuit TV. Via a system of pools, a restricted number of visual media will be invited to cover events with limited access. By accepting a pool card, cameramen and photographers agree to share their material with colleagues who have not had direct access to the venue. Pool cards will be available for pick-up from the Media Centre Information Desk from 10:00 on Thursday, 19 February.

 

A Conference will be held on 19 and 20 February and will be open for coverage by the media. The event to be organised by the Kracow-based Institute of Strategic Studies, a forum on Euroatlantic Security, will focus on “NATO before the Jubilee Summit – Does the Alliance need a New Strategic Concept?”.

Further information can be obtained from the ISS Project coordinator Tomasz Ozog or Media Assistant Ewa Bienkowska. For details please contact :

 

Tomasz Ozog

Projet Coordinator

Tel : +48 12 421 97 04

Fax : +48 12 421 62 50

E-mail : t.ozog@iss.krakow.pl

 

Or

 

Ewa Bienkowska

Media Assistant

Tel : +48 12 421 97 04

Fax : +48 12 421 62 50

E-mail : e.bienkowska@iss.krakow.pl

 

 

 

3.         VENUE

 

The Sheraton Hotel (ul. Powiśle 7, 31-101 Krakow) will be the venue for the ministerial meetings. The Media Centre will be located at the Auditorium Maximum of the Jagiellonski University (ul. Krupnicza 35, 31-123 Krakow). The Media Accreditation Office will be located in one of the designated media hotels, the Novotel Centre Hotel (ul. Tadeusza Kościuszki 5, 30-105 Krakow).

 

 

4.         ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

 

All Media representatives wishing to cover the ministerial meetings need to request accreditation. Applications for accreditation can only be made electronically on-line via internet, by clicking on the following link: https://my.hq.nato.int/jas.

 

The accreditation process is summarised on the NATO Website at the following link: http://www.nato.int/docu/pr/2008/p08-147e.html. It requires interested media representatives to create a user name and password and to provide a digital picture (3.5 x 4.5 cm passport-size photograph in JPEG format). Applications for accreditation should be made no later than noon on Monday 16 February 2009. Applications received after that date may encounter delay or be rejected. Media representatives having completed the request for accreditation on the internet must bring a print-out of the request confirmation. Late requests will not be considered for pools.

 

Access to the Media Centre requires a media pass. Media passes will not be mailed to applicants and must be picked up in person at the Media Accreditation Office upon presentation of a valid I.D. card or passport and a valid press card (or letter of accreditation from a recognised media organization).

 

Passes must be worn visibly at all times and secondary identification may always be asked for by security personnel. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site, and they are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

 

Television and radio broadcasters, wire services and photo agencies bringing bulky equipment are particularly urged to bring it into the Media Centre prior to 12:00 on Wednesday, 18 February 2009.

 

 

 

 

 

5.         HOURS OF OPERATION

 

 

Accreditation Office

Media Centre

Wed 18 Feb

10:00 – 18:00

08:00 – 20:00

Thu 19 Feb

08:00 – 20:00

08:00 – End of operations

Fri 20 Feb

07:00 – 14:30

07:00 – End of operations

 

 

6.         BROADCASTING

 

Twelve television (each with Internet and phone) and 8 radio editing booths (each with ISDN, Internet and phone) are located in the Media Centre. A TV studio, a  radio interview room and 2 TV stand up positions are also available.

 

Satellite uplink trucks and O.B. vans will be parked next to the Media Centre.

 

The Host Television Broadcaster, Telewizja Polska SA (TVP SA), will provide live coverage of arrivals of delegations, the public sessions of all meetings, and major international news conferences. If live transmission of events is not possible, it will be broadcast as soon as possible via CCTV.

 

For enquiries or to book a TV studio or TV editing booth, please contact:

 

Piotr Lenarczyk

Telephone: +48 601 600 260

E-mail: tv_nato2009@tvp.pl

 

The Host Radio Broadcaster, Polskie Radio SA (PR SA), will provide the signal and technical assistance. For enquiries, or to book the radio studio or a radio editing booth, please contact:

 

Anna Godek

Telephone: + 48 508 011 383

Fax : + 48 22 645 53 57

E-mail: anna.godek@polskieradio.pl

 

 

7.         COMMUNICATIONS

 

Laptop computers will need to be equipped with RJ 45 plugs in order to be able to connect to the LAN high-speed communication network in the Media Centre. Five ISDN lines will be available in the press working area for radio transmissions.

Please check if you need to use a Euro ISDN standard adaptor. Electricity supply in Poland is at 220 volts and plugs have two round pins.

 

 

8.         ACCOMMODATION

 

Media representatives are encouraged to book their hotel rooms as soon as possible. The two recommended hotels (see below) are next to each other, and the Novotel will host a reception for the media on 19 February in the evening.

Hotel Novotel Center                                

Tadeusza Kościuszki 5

30-105 Krakow

 

Point of contact :

Sabina Kowal

Telephone : + 48 12 299 29 17

Fax : + 48 12 299 29 99

Email : H3372-SB1@accord.com

Use this hotel reservation form to book your room.

 

 

Hotel Ibis Center

Syrokomli 2

30-105 Krakow

 

Point of contact :

Katarzyna Leszczynska

Telephone : + 48 12 299 33 00

Fax : + 48 12 299 33 33

Courriel : H3710@accord.com

Use this hotel reservation form to book your room.

 

 

9.         TRANSPORT

 

Transport for the media representatives will be provided from the recommended hotel to the event sites and back. Transport from the airport to the recommended media hotel is the responsibility of each media representative.

 

 

 

 

 

 

10.      ENQUIRIES

 

·        Mr. Dariusz KRYSZK

Polish Media Coordinator

Telephone: +48 607 279 822

Fax: +48 22 6 879 850

E-mail: dkryszk@mon.gov.pl

 

 

·        Mr. Damien ARNAUD

NATO Media Coordinator

Tel.:+32 2 707 50 38

Fax: +32 2 707 50 57

E-mail: press-at-krakow@hq.nato.int

 

RÉUNION INFORMELLE DES MINISTRES DE LA DÉFENSE DES PAYS DE L'OTAN

 

Cracovie (Pologne), 19-20 février 2009

 

 

1.         INFORMATIONS

 

Les ministres de la Défense des pays membres de l’OTAN tiendront des réunions informelles à Cracovie (Pologne) le jeudi 19 et le vendredi 20 février 2009, sous la présidence du secrétaire général de l’OTAN, M. Jaap de Hoop Scheffer. Le ministre polonais de la Défense, Son Excellence M. Bogdan Klich, sera leur hôte.

 

 

2.         PROGRAMME et POOLS

 

Le programme détaillé sera remis aux représentants des médias au moment de leur accréditation. Tous les événements intéressant les médias seront retransmis en direct sur le système de télévision en circuit fermé du Centre des médias. Grâce à un système de pools, un nombre restreint de représentants des médias audiovisuels sera invité à couvrir les événement à accès restreint. En acceptant une carte de pool, les cameramen et les photographes s’engagent à partager leurs images avec leurs collègues qui n'auraient pas eu directement accès au lieu de réunion. Les cartes de pools pourront être retirées au comptoir d’information du Centre des médias à partir de 10 heures le jeudi 19 avril.

 

Une conférence ouverte aux médias sera organisée les 19 et 20 février. Il s’agira d’un forum sur la sécurité euro-atlantique, organisé par l’Institut d’études stratégiques de Cracovie, sur le thème : « L’OTAN avant le sommet du Jubilée : l’Alliance a-t-elle besoin d’un nouveau concept stratégique ? Ã‚». De plus amples informations pourront être obtenues en contactant le coordonnateur de projet de l’Institut d’études stratégiques Tomasz Ozog ou de l’assistante pour les médias Ewa Bienkowska :

 

Tomasz Ozog

Coordonateur de projet

Téléphone : +48 12 421 97 04

Télécopieur : +48 12 421 62 50

Courriel : t.ozog@iss.krakow.pl

 

Ewa Bienkowska

Assistante pour les médias

Téléphone : +48 12 421 97 04

Télécopieur : +48 12 421 62 50

Courriel : e.bienkowska@iss.krakow.pl

 

 

3.         LIEU

 

L’hôtel Sheraton (7, rue Powiśle - 31-101 Cracovie) a été choisi comme lieu de réunion. Le Centre des médias sera situé dans le grand auditorium de l’Université Jagellon (35, rue Krupnicza – 31-007 Cracovie). Le Bureau d’accréditation des médias se situera dans l’hôtel Novotel Centrum (5, rue  Tadeusza Kościuszki – 30-105 Cracovie).

 

 

4.         ACCRéDITATION ET CONTRôLES DE SéCURITé

 

Tous les représentants des médias qui souhaitent couvrir les réunions ministérielles devront demander une accréditation. Les demandes d'accréditation peuvent être introduites uniquement par voie électronique, en ligne, par l'Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int/jas.

 

Le processus d’accréditation est résumé sur le site web de l’OTAN, à l’adresse suivante : http://www.nato.int/docu/pr/2008/p08-147f.html. Il exige que les représentants intéressés des médias créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG). Les demandes d’accréditation devront être soumises d’ici le lundi 16 février 2009 à midi au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'intermédiaire de l'Internet devront se munir d’une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour les pools.

 

L’accès au Centre des médias nécessite un laissez-passer de presse. Ces laissez-passer ne seront pas envoyés par courrier aux intéressés, qui devront au contraire les retirer personnellement au Bureau d’accréditation des médias sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

 

Les laissez‑passer devront être portés visiblement en permanence. Le personnel de sécurité pourrait demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

 

En particulier, les journalistes de télévision et de radio et les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d'apporter ces matériels au Centre des médias avant midi le mercredi 18 février 2009.

 

 

 

 

 

5.         heures d’ouverture

 

 

Bureau d'accréditation

Centre des médias

Mercredi 18 février

10h00 – 18h00

8h00 – 20h00

Jeudi 19 février

8h00 – 20h00

8h00 - fin des travaux

Vendredi 20 février

7h00 – 14h30

7h00 - fin des travaux

 

 

6.         DIFFUSION

 

Douze cabines de montage pour la télévision (chacune équipée d’un accès Internet et d’une ligne téléphonique) et huit cabines de montage pour la radio (chacune équipée d’une ligne RNIS, d’un accès Internet et d’une ligne téléphonique) seront installées dans le Centre des médias. Un studio de télévision, une salle d’interview pour la radio et deux positions « face caméra Ã‚» pour la télévision seront également disponibles.

 

Les camions utilisés pour la transmission par satellite des reportages radiodiffusés et télévisés devront stationner à proximité du Centre des médias.

 

Le service de télédiffusion hôte, Telewizja Polska SA (TVP SA), couvrira en direct l’arrivée des délégations, les parties publiques de toutes les réunions et les principales conférences de presse internationales.

 

Pour toute demande d’information, ou pour la réservation d’un studio ou d’une cabine de montage pour la télévision, prière de contacter :

 

Piotr Lenarczyk

Téléphone : +48 601 600 260

Courriel : tv_nato2009@tvp.pl

 

Le service de radiodiffusion hôte, Polskie Radio SA (SA PR) assurera les transmissions et fournira l’assistance technique. Pour toute demande d’information, ou pour la réservation d’un studio ou d’une cabine de montage pour la radio, prière de contacter :

 

Anna Godek

Téléphone : + 48 508 011 383

Télécopieur : + 48 22 645 53 57

Courriel : anna.godek@polskieradio.pl

 

 

7.         TÉLÉCOMMUNICATIONS

 

Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ‑45 pour pouvoir être connectés au réseau local de communication à haut débit dans le Centre du personnel. Quatre lignes RNIS pour les transmissions radio seront disponibles dans la zone de travail générale de la presse.

 

Veuillez bien vérifier si vous avez besoin d'un adaptateur standard pour les lignes Euro‑RNIS. L’électricité fournie en Pologne est à 220 volts, et les prises ont deux broches rondes.

 

8.         HÉBERGEMENT

 

Les représentants des médias sont invités à effectuer leurs réservations d’hôtel dès que possible. Les deux hôtels recommandés (voir ci-après) sont situés à proximité l’un de l’autre, et l’hôtel Novotel organisera une réception pour les médias le 19 février au soir.

 

Hôtel Novotel Centrum

5, rue Tadeusza Kościuszki

30-105 Cracovie

 

Point de contact :

Sabina Kowal

Téléphone : + 48 12 299 29 17

Télécopieur : + 48 12 299 29 99

Courriel : H3372-SB1@accord.com

Utiliser le formulaire de réservation pour réserver une chambre d’hôtel.

 

 

Hôtel Ibis Centrum

2, rue Syrokomli

30-105 Cracovie

 

Point de contact :

Katarzyna Leszczynska

Téléphone : + 48 12 299 33 00

Télécopieur : + 48 12 299 33 00

Courriel : H3710@accord.com

Utiliser le formulaire de réservation pour réserver une chambre d’hôtel.

 

 

9.         TRANSPORTS

 

Un service de transport pour les représentants des médias sera assuré entre les hôtels recommandés et les lieux des diverses manifestations. Il appartiendra à chaque représentant des médias de prendre ses dispositions pour se rendre de l’aéroport aux hôtels recommandés.

 

 

10.      DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

 

·    M. Dariusz KRYSZK

Coordonnateur polonais pour les médias

Téléphone : +48 607 279 822

Télécopieur : +48 22 6 879 850

Courriel : dkryszk@mon.gov.pl

 

·    M. Damien ARNAUD

Coordonnateur OTAN pour les médias

Téléphone : +32 2 707 50 38

Télécopieur : +32 2 707 50 57

Courriel : press-at-krakow@hq.nato.int

 

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