Defence Ministers Meetings - Brussels, 08 - 09 November 2017

GENERAL

1. Meetings of the North Atlantic Council (NAC) at the level of Defence Ministers will be held at NATO Headquarters on Wednesday 08 - Thursday 09 November 2017. All information about these meetings will be made available via the NATO website. This media advisory marks the opening of the online accreditation website (see below).
2. The meetings will be chaired by the NATO Secretary General, Jens Stoltenberg.

PROGRAMME AND POOLS

3. The definitive programme will be handed to media representatives upon accreditation. It will include restricted access by selected visual media to the opening of Council meetings and the official portrait, unrestricted access to press conferences and information about the retransmission of media events to the press working area and TV/Radio booths. Information about individual ministers’ media programmes should be sought directly from the national Delegation(s) concerned. A list of NATO Delegation press officers is available from the Press & Media Section and upon accreditation.
4. Press conferences are in principle media events open to all accredited media. The opening remarks of the various NATO meetings as well as the Secretary General’s press conference(s) will be broadcast live on the internal closed-circuit television system and can be viewed in the press working area as well as online. Audiovisual media representatives who wish to cover the opening remarks from inside the Council room may make a written request for a pool card to the e-mail address given at the end of this advisory. No confirmation will be sent. Pool cards for restricted-access events will be given to a small number of videographers and photographers drawn from among those who submit an accreditation request on time; these will be distributed at the Press Office Front desk from 15:00 on 07 November 2017 and from 09:00 on 08 November 2017.
5. When a media representative accepts a NATO pool position it is with the strict understanding, in accordance with international practice, that the act of accepting the accreditation to be in a NATO pool implies explicit and unconditional agreement by that media representative that he/she will share immediately and upon request with other media accredited to the NATO event all information collected, and/or all material produced, while in that pool. It also implies explicit agreement that the media representative will share the material with no impediment from their own news organization, at no charge to other journalists and with no restriction on the use of the material for legitimate news purposes.
6. Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the explicit backing of their employer to all of the conditions on providing pool material as the basis of accepting the pool position.
7. In turn, media organisations seeking pool photo materials should first contact the Wire service photo agency of which they are a member or client. Media representatives and the news organizations that employ them who accept any material from a pool accept it with the explicit and strict understanding that it must be identified as pool material any time it is used, that it can be used only for legitimate news purposes and that the receiving party has no right to sell pool material or otherwise profit from it.
8. The NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events for posting to the NATO website; photos can be downloaded from www.nato.int and the B-roll and press conference videos can be downloaded live via satellite or from the NATO TV & Radio Unit (see the contact details below). After each event, the videos are available for free download from NATOChannel.

ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

9. Journalists in possession of a valid 2017 NATO permanent media pass do not need to request accreditation.
10. Media representatives not in possession of a valid 2017 NATO permanent media pass who wish to cover the meeting must apply for accreditation. Applications for accreditation can only be made online via internet, by clicking on the following link: https://my.hq.nato.int/.
11. Applications for accreditation must be submitted online no later than Monday 30 October 2017 at COB (Brussels Time). Requests received after that date are likely to be delayed or refused. Media representatives who have submitted the request for accreditation via the internet are encouraged to bring a print-out of the request confirmation. Late applications will not be taken into consideration for pool access.
12. The usual NATO accreditation procedures shall be applicable to this meeting. The accreditation process requires media representatives using the system for the first time to create a user name and password and to provide a digital picture (3.5 x 4.5 cm passport-type photograph in JPEG format). Media representatives who reside in Belgium are also invited to enter their Belgian press card number and issuing authority (Belgian Interior Ministry or Ministry of Foreign Affairs) into the online interface of the accreditation request.
13. Media passes will not be mailed to applicants; they must be collected in person at the Media Accreditation Office upon presentation of an ID card or passport and a valid national press pass (or accreditation letter from a recognized media organization). Media representatives will be given their accreditation at the main entrance of NATO Headquarters (Group entrance). Passes must be worn visibly at all times, and security personnel may ask to see another form of ID at any time. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site and are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

MEDIA FACILITIES

14. Twelve TV booths and eight radio booths (each with an ISDN line, internet access and a telephone) will be made available. They will be allocated on a first-come, first-served basis, upon request by email to the NATO TV & Radio Unit (see contact details below).
15. Journalists, wire services and photo agencies using bulky equipment are urged to bring it to the Media Centre as of Tuesday 07 November at 15h00. 
16. NATO also makes available one TV and one radio studio when they are not in use by senior NATO officials. These facilities are usually booked via delegations press officers wishing to accept interview requests from media organisations.
17. A temporary press area with 170 working spaces will be set up in front of the Luns Conference Room. Electricity plugs, Wi-Fi internet, 74 LAN internet access and 54 telephones will be available. In addition, a separate space with 15 working spaces dedicated to radio (15 ISDN Lines) will be made available and clearly identified.
18. The permanent “Carrington” press area will also be available (50 working spaces with electricity plugs, Wi-Fi internet, 25 LAN internet access and 42 telephones).
19. Please note that working spaces mentioned at paragraph 17 and 18 cannot be booked in advance but media can use it on a first-come, first-served basis.

OPENING HOURS

PARKING

20. Media representatives are informed that they will not be allowed to park their vehicles inside the NATO compound. They may, however, park in the west car park outside the main entrance. Uplink vans may park in a special section of the east car park, or on car park H, upon request to the NATO TV & Radio Unit.

CONTACT POINTS

Réunions des ministres de la Défense, Bruxelles, les 8 et 9 novembre 2017

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord (« le Conseil ») se réunira au niveau des ministres de la Défense les mercredi 8 et jeudi 9 novembre 2017 au siège de l'OTAN. Toutes les informations concernant les réunions seront publiées sur le site web de l’OTAN. La présente note aux médias marque l’ouverture du site web d’accréditation en ligne (voir ci‑après).
2. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l'OTAN, M. Jens Stoltenberg.

PROGRAMME ET POOLS

3. Le programme définitif sera communiqué aux représentants des médias au moment de leur accréditation. Il prévoira notamment un accès restreint pour certains représentants des médias visuels à l’ouverture des réunions du Conseil et à la photo officielle ainsi qu'un accès libre aux conférences de presse, et il donnera des informations sur la retransmission des événements médias vers la zone de travail de la presse et les cabines pour la télévision et la radio. Les demandes d’informations concernant les activités individuelles des ministres avec les médias seront à adresser directement aux délégations concernées. Une liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse & Médias, et sera remise au moment de l’accréditation.
4. Les conférences de presse sont en principe ouvertes à tous les représentants des médias accrédités. Les observations liminaires des différentes réunions OTAN et la ou les conférences de presse du secrétaire général seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse ainsi que sur le web. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande de carte de pool à l’adresse de courrier électronique indiquée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée. Des cartes de pool pour les événements à accès restreint seront remises à un petit nombre de vidéojournalistes et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation. Ces cartes seront distribuées au comptoir du Bureau de presse le 7 novembre 2017 à partir de 15 heures et le 8 novembre 2017 à partir de 9 heures.
5. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande avec les autres représentants de médias accrédités pour l’événement OTAN toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. Cela implique aussi que les représentants des médias s’engagent explicitement à partager gratuitement les informations avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de leur agence de presse et sans restriction concernant l’utilisation de ces éléments dans un but légitime d’information.
6. Les représentants des médias ne peuvent accepter une accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions concernant la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool.
7. De même, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias - et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents devront être identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils pourront être utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n'a aucun droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit de quelque manière que ce soit.
8. Les photographes et les vidéojournalistes de l’OTAN fourniront des clips vidéo et des photos de tous les événements médias pour publication sur le site web de l’OTAN ; les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int, et les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenues en direct par liaison satellite ou auprès de l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après). Après chaque événement, les vidéos peuvent être téléchargées gratuitement sur NATOChannel.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

9. Les journalistes en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide pour 2017 n’ont pas besoin de demander une accréditation.
10. Les représentants des médias qui ne sont pas en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide pour 2017 et qui souhaitent couvrir la réunion doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation peuvent être introduites uniquement en ligne, par internet, via le lien suivant : https://my.hq.nato.int/.
11. Les demandes d’accréditation devront être soumises en ligne pour le lundi 30 octobre 2017 à 17h30 (heure de Bruxelles) au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent d'être traitées avec retard ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en compte pour l'accès aux pools.
12. Les procédures d’accréditation OTAN habituelles seront d’application pour cette réunion. Le processus d'accréditation exige que les représentants des médias qui utilisent le système pour la première fois créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG). Les représentants des médias résidant en Belgique sont également invités à indiquer leur numéro de carte de presse belge et le nom de l’autorité émettrice (ministère belge de l’Intérieur ou des Affaires étrangères) sur le formulaire en ligne de demande d’accréditation.
13. Les laissez-passer de presse ne seront pas postés aux intéressés, qui devront au contraire les retirer en personne au Bureau d’accréditation des médias, sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse nationale en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu). Les représentants des médias recevront leur accréditation à l’entrée principale du siège de l’OTAN (entrée réservée aux groupes). Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une autre pièce d’identité. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour passer les contrôles de sécurité. 

INSTALLATIONS MÉDIAS

14. Douze cabines pour la télévision et huit cabines pour la radio (équipées chacune d’une ligne RNIS, d’un accès internet et d’un téléphone) seront mises à disposition. Les cabines seront attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes, à adresser par courriel à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après). 
15. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du mardi 7 novembre à 15 heures. 
16. L’OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio lorsque ceux-ci ne seront pas utilisés par des hauts responsables de l'OTAN. La réservation de ces installations se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d’interview des médias.
17. Une zone de presse temporaire, comptant 170 postes de travail, sera installée en face de la salle de conférence Luns. Des prises électriques, une connexion wifi, 74 prises pour l'accès au réseau internet local (LAN) et 54 téléphones seront mis à disposition. Par ailleurs, un espace séparé comprenant 15 postes de travail réservés à la radio (15 lignes RNIS) sera mis en place et sera signalé clairement.
18. Le hall de presse permanent « Carrington » sera également disponible (50 postes de travail dotés de prises électriques, d'une connexion wifi, de 25 prises pour l'accès au réseau internet local et de 42 téléphones).
19. Veuillez noter que les postes de travail mentionnés aux paragraphes 17 et 18 ne peuvent être réservés à l'avance, mais seront attribués en fonction de l’ordre d’arrivée.

HEURES D’OUVERTURE

PARKING

20. Les représentants des médias sont informés qu’ils ne seront pas autorisés à stationner leurs véhicules à l’intérieur du site de l’OTAN ; ils pourront en revanche utiliser le parking « ouest » situé à l’extérieur, près de l’entrée principale. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront stationner sur une section spéciale du parking « est », ou sur le parking H, sur demande à adresser à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN.

POINTS DE CONTACT