Click here to view in your browser

Defence Ministers Meetings - Brussels, 3-4 October 2018

GENERAL

1. Meetings of the North Atlantic Council (NAC) at the level of Defence Ministers will be held at New NATO Headquarters on Wednesday 03 and Thursday 04 October 2018. All information about these meetings will be made available via the NATO website. This media advisory marks the opening of the online accreditation website (see below).
2. The meetings will be chaired by the NATO Secretary General, Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

3. The official programme will be online and handed to media representatives as from the time of the pre-event press conference, and upon accreditation. The Meetings will start in the mid-afternoon of 3 October.
4. The Accreditation Office will be located at the Guard House South Entrance to NATO Headquarters.
5. Information about individual ministers’ media programmes should be sought directly from the national delegation(s) concerned.
6. A list of NATO delegation press officers is available from the Press & Media Section and upon accreditation.

MEDIA ACCESS TO MEDIA EVENTS

7. Access to meeting openings and the official portrait is restricted by pool only. Access is unrestricted to press conferences of the NATO Secretary General. Briefings by delegation officials may be by invitation only. Open delegation events are announced on CCTV.

POOLS AT NATO HEADQUARTERS

8. Pool cards for restricted-access events will be given to a small number of videographers and photographers drawn from among those who submit an accreditation request on time; these will be distributed on the first floor of the Public Square of NATO HQ from 10h30 to 11h00 and from 14h to 14h30 on 3 October 2018 and from 08:00 a.m. on 04 October 2018.
9. Audiovisual media representatives who wish to cover the opening remarks from inside the Council room may make a written request for a pool card to the e-mail address given at the end of this advisory. No confirmation will be sent.
10. When a media representative accepts a NATO pool position it is with the strict understanding, in accordance with international practice, that the act of accepting the accreditation to be in a NATO pool implies explicit and unconditional agreement by that media representative that he/she will share immediately and upon request with other media accredited to the NATO event all information collected, and/or all material produced, while in that pool. It also implies explicit agreement that the media representative will share the material with no impediment from their own news organization, at no charge to other journalists and with no restriction on the use of the material for legitimate news purposes.
11. Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the explicit backing of their employer to all of the conditions on providing pool material as the basis of accepting the pool position.
12. In turn, media organisations seeking pool photo materials should first contact the Wire service photo agency of which they are a member or client. Media representatives and the news organizations that employ them who accept any material from a pool accept it with the explicit and strict understanding that it must be identified as pool material any time it is used, that it can be used only for legitimate news purposes and that the receiving party has no right to sell pool material or otherwise profit from it.
13. The NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events for posting to the NATO website; photos can be downloaded from www.nato.int.

ONLINE / BROADCAST

14. The opening remarks of several NATO meetings as well as the Secretary General’s press conference(s) will be broadcast live on the internal closed-circuit television system and can be viewed in the press working area as well as online.
15. B-roll and press conference videos can be downloaded live via satellite or from the NATO TV & Radio Unit (see the contact details below). After each event, the videos are available for free download from NATOChannel.

ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

16. Accreditation requests are introduced online here: https://my.hq.nato.int/. Please find instructions on how to create a profile in Annex 1. Confirmations will not be sent.
17. Journalists in possession of a valid NATO permanent media pass do not need to request accreditation.
18. Deadline for accreditation requests is no later than Wednesday 26 September 2018 at 12h00 noon (Brussels Time). After that, requests are considered late; they will be delayed and may be refused. Media representatives who have submitted the request for accreditation via the internet are encouraged to bring a print-out of the request confirmation. Late applications will not be taken into consideration for pool access.
19. The usual NATO accreditation procedures shall be applicable to this meeting. They are detailed here: https://www.nato.int/cps/en/natolive/news_83620.htm?mode=pressrelease.
20. Media passes will not be mailed to applicants; they must be collected in person upon presentation of an ID card or passport and a valid national press pass (or accreditation letter from a recognized media organization).
21. Passes must be worn visibly at all times, and security personnel may ask to see another form of ID at any time. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site and are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

MEDIA FACILITIES

22. Television and Radio editing booths will be made available. They will be allocated on a first-come, first-served basis, upon request by email to the NATO TV & Radio Unit (see contact details below). 
23. Journalists, Wire services and photo agencies using bulky equipment are urged to bring it to the Media Centre as of Tuesday 02 October at 15h00. 
24. NATO also makes available one TV and one radio studio when they are not in use by senior NATO officials. These facilities are usually booked via delegations press officers wishing to accept interview requests from media organisations.
25. A press area with working spaces for journalists will be set up on the first floor of the public square area. Electricity plugs, Wi-Fi internet, and telephones will be available. In addition, a permanent filing centre is also available on the first floor of the Public Square facing the Agora.
26. Please note that working spaces mentioned above cannot be booked in advance but media can use it on a first-come, first-served basis.

OPENING HOURS

PARKING

27. Media representatives are informed that they will not be allowed to park their vehicles inside the NATO compound. They may, however, park in the visitor’s car park of the New NATO HQ, or in the car park directly across the main entrance, at the Z entrance parking of the former NATO HQ. Uplink vans may park in a special section of the east car park upon request to the NATO TV & Radio Unit.

CONTACT POINTS

Annex 1

How to create a new profile in MIT https://my.hq.nato.int/ :

• To create a new profile, please select the New user option in the home page: https://my.hq.nato.int/ (Chrome or Mozilla Firefox work better with the platform)
• Avoid using special characters (with accents, etc.) when you upload your information on your profile, and ensure that the filename of your photo also does not contain special characters
• Note that for your address, you must insert your street name and house number in separate fields. Both fields are mandatory and cannot be left empty
• The size of the picture you wish to upload must be less than 100 KB. Using larger pictures can stop the application from working
• In case our site is blocked by your provider (most likely because of a firewall), it’s best to use a device that uses a different channel to connect to the internet (4G or connection at home)

Existing profiles:

• If you have previously covered an event at NATO HQ and have lost your credentials, your existing credentials can be recovered by sending an email to NatoAccreditations@hq.nato.int.

Réunions des ministres de la Défense - Bruxelles, les 3 et 4 octobre 2018

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord (« le Conseil ») se réunira au niveau des ministres de la Défense les mercredi 3 et jeudi 4 octobre 2018 au siège de l'OTAN. Toutes les informations concernant les réunions seront publiées sur le site web de l'OTAN. La présente note aux médias marque l'ouverture du site web d'accréditation (voir ci‑après).
2. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l'OTAN, M. Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

3. Le programme officiel sera disponible en ligne et communiqué aux représentants des médias à compter de la conférence préalable aux réunions des ministres et au moment de la délivrance de leur accréditation. Les réunions débuteront le 3 octobre en milieu d'après‑midi.
4. Le bureau d'accréditation sera situé au poste de garde Sud, à l'entrée du siège de l'OTAN.
5. Les demandes d'information relatives aux activités individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées.
6. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l'OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse & Médias ; elle sera également remise au moment de la délivrance de l'accréditation.

ACCÈS DES MÉDIAS AUX ACTIVITÉS

7. L'accès à la séance d'ouverture des réunions et à la photo officielle sera restreint à un seul pool. L'accès aux conférences de presse du secrétaire général de l'OTAN sera libre. L'accès aux exposés des responsables des délégations pourrait se faire sur invitation uniquement. Les activités auxquelles les délégations donneront accès seront annoncées sur le système de télévision en circuit fermé.

POOLS AU SIÈGE DE L'OTAN

8. Des cartes de pool pour les événements à accès restreint seront remises à un petit nombre de vidéojournalistes et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation. Leur distribution aura lieu au premier étage de la Place publique du siège de l'OTAN le 3 octobre 2018 de 10h30 à 11h00 et de 14h00 à 14h30, et le 4 octobre 2018 à partir de 8h00.
9. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l'intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande de carte de pool OTAN à l'adresse de courrier électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.
10. Lorsqu'un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande, avec les autres représentants de médias accrédités pour l'événement OTAN, toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. En outre, il s'engage explicitement à partager gratuitement les informations avec d'autres journalistes, sans aucune entrave de la part de leur agence de presse et sans restriction concernant l'utilisation de ces éléments dans un but légitime d'information.
11. Les représentants des médias ne peuvent accepter l'accréditation pour un pool que s'ils ont obtenu l'accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions relatives à la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool.
12. De même, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d'abord contacter l'agence de presse/l'agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d'un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents soient identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu'ils soient utilisés uniquement dans un but légitime d'information, et que la partie destinataire n'ait pas le droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit, de quelque manière que ce soit.
13. Les photographes et les vidéojournalistes de l'OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de tous les événements médias pour publication sur le site web de l'OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

RETRANSMISSION

14. Les observations liminaires qui seront formulées au cours des différentes réunions OTAN, ainsi que la ou les conférences de presse du secrétaire général seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse ainsi que sur le web.
15. Les B‑roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenues en direct par liaison satellite ou auprès de l'Unité Télévision et radio de l'OTAN (voir coordonnées ci‑après). Après chaque événement, les vidéos peuvent être téléchargées gratuitement sur NATOChannel.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

16. Les demandes d'accréditation doivent être introduites en ligne à l'adresse suivante : https://my.hq.nato.int/. Les instructions pour la création d'un profil figurent en annexe 1. Aucune confirmation ne sera envoyée.
17. Les journalistes en possession d'un laissez‑passer de presse OTAN permanent valide n'ont pas besoin de demander une accréditation.
18. Les demandes d'accréditation doivent être soumises pour le mercredi 26 septembre 2018 à 12 heures (heure de Bruxelles) au plus tard. Les demandes reçues après cette date seront traitées avec retard et pourraient être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l'accès aux pools.
19. Les procédures d'accréditation OTAN habituelles sont d'application pour cette réunion. Elles sont décrites dans le détail à l'adresse suivante : https://www.nato.int/cps/en/natolive/news_83620.htm?mode=pressrelease.
20. Les laissez‑passer de presse ne seront pas postés aux intéressés ; ceux‑ci doivent les retirer en personne, sur présentation de leur carte d'identité ou de leur passeport ainsi que d'une carte de presse nationale valide (ou d'une lettre d'accréditation d'un média reconnu).
21. Les laissez‑passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d'identité. Les représentants des médias noteront que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l'avance pour passer les contrôles de sécurité.

22. Des cabines pour la télévision et la radio seront mises à disposition. Elles seront attribuées en fonction de l'ordre d'arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l'Unité Télévision et radio de l'OTAN (voir coordonnées ci‑après).
23. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du mardi 2 octobre à 15 heures.
24. L'OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio lorsque ceux‑ci ne seront pas utilisés par des hauts responsables de l'OTAN. La réservation de ces installations se fait généralement par l'intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d'interview émanant des médias.
25. Une zone de presse équipée de postes de travail sera installée au premier étage de la Place publique. Des prises électriques, une connexion wifi et des téléphones seront mis à disposition. Une zone de travail est par ailleurs accessible en permanence au premier étage de la Place publique, en surplomb de l'Agora.
26. On notera que les postes de travail mentionnés ci‑avant ne peuvent être réservés à l'avance et qu'ils seront attribués en fonction de l'ordre d'arrivée.

STATIONNEMENT

27. Les représentants des médias noteront qu'ils ne seront pas autorisés à garer leurs véhicules à l'intérieur du site de l'OTAN ; ils pourront en revanche utiliser le parking « visiteurs » du nouveau siège, ou le parking situé juste en face de l'entrée principale, à l'entrée Z de l'ancien siège. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront stationner sur une section spéciale du parking « est », sur demande à adresser à l'Unité Télévision et radio de l'OTAN.

POINTS DE CONTACT

Annexe 1

Comment créer un nouveau profil sur la plate‑forme d'accréditation de la presse : (https://my.hq.nato.int/)

• Pour créer un nouveau profil, veuillez cliquer sur « Nouvel utilisateur » sur la page d'accueil (https://my.hq.nato.int/) (la plate‑forme fonctionne mieux avec Chrome ou Mozilla Firefox).

• Évitez d'utiliser des caractères spéciaux (accents, etc.) lorsque vous remplissez votre profil, et assurez‑vous que le nom de votre fichier photo n'en contient pas.

• Notez que pour votre adresse, vous devez indiquer le nom de la rue et le numéro dans des champs séparés. Ces deux champs sont obligatoires et ne peuvent rester vides.

• La taille du fichier photo que vous souhaitez télécharger doit être inférieure à 100 Ko. L'application peut cesser de fonctionner en cas de téléchargement de fichiers plus lourds.

• En cas de blocage du site par votre fournisseur (très probablement en raison d'un pare‑feu), il est conseillé d'utiliser un appareil proposant d'autres options de connexion à internet (4G ou connexion à domicile).

Profils existants

• Si vous avez déjà couvert un événement au siège de l'OTAN et que vous avez perdu vos identifiants, vous pouvez les récupérer en envoyant un courriel à NatoAccreditations@hq.nato.int.