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Defence Ministers meetings - Brussels, 13-14 February 2019

GENERAL

1. Meetings of the North Atlantic Council (NAC) at the level of Defence Ministers will be held at the NATO Headquarters on Wednesday 13 and Thursday 14 February 2019. All information about these meetings will be made available via the NATO website. This media advisory marks the opening of the online registration for accreditation (see below).
2. The meetings will be chaired by the NATO Secretary General, Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

3. The media programme will be online closer to the events and provided to media representatives in the media centre. The meetings will likely start on Wednesday 13 February 2019 in the afternoon. Pre-ministerial events (e.g. Secretary General’s pre-ministerial press conference) will likely take place on Tuesday 12 February 2019; more details will be announced at a later date.
4. The Accreditation Office will be located at the Main Entrance, NATO Headquarters, Boulevard Leopold III 1110.
5. Information about individual ministers’ media programmes should be sought directly from the national delegation(s) concerned. A list of NATO delegation press officers is available from the Press & Media Section and upon accreditation.

MEDIA ACCESS TO MEDIA EVENTS

6. Access to meeting openings and the official portrait is restricted by pool only. Access is unrestricted to press conferences of the NATO Secretary General. Briefings by delegation officials may be by invitation only. Open delegation events are announced on CCTV.

POOLS AT NATO HEADQUARTERS

7. Pool cards for restricted-access events will be given to a small number of videographers and photographers drawn from among those who submit an accreditation request on time; these will be distributed on the first floor of the Public Square of NATO HQ. More details about timings will be provided in the media program.
8. Audiovisual media representatives who wish to cover the opening remarks from inside the Council room may make a written request for a pool card to the e-mail address given at the end of this advisory. No confirmation will be sent.
9. When a media representative accepts a NATO pool position it is with the strict understanding, in accordance with international practice, that the act of accepting the accreditation to be in a NATO pool implies explicit and unconditional agreement by that media representative that he/she will share immediately and upon request with other media accredited to the NATO event all information collected, and/or all material produced, while in that pool. It also implies explicit agreement that the media representative will share the material with no impediment from their own news organization, at no charge to other journalists and with no restriction on the use of the material for legitimate news purposes.
10. Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the explicit backing of their employer to all of the conditions on providing pool material as the basis of accepting the pool position.
11. In turn, media organisations seeking pool photo materials should first contact the wire service photo agency of which they are a member or client. Media representatives and the news organizations that employ them who accept any material from a pool accept it with the explicit and strict understanding that it must be identified as pool material any time it is used, that it can be used only for legitimate news purposes and that the receiving party has no right to sell pool material or otherwise profit from it.
12. The NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events for posting to the NATO website; photos can be downloaded from www.nato.int.

ONLINE / BROADCAST

13. The opening remarks of several NATO meetings as well as the Secretary General’s press conference(s) will be broadcast live on the internal closed-circuit television system and can be viewed in the press working area as well as online.
14. B-roll and press conference videos can be downloaded live via satellite or from the NATO TV & Radio Unit (see the contact details below). After each event, the videos are available for free download from NATOChannel.

ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

15. Journalists in possession of a valid NATO permanent media pass do not need to request accreditation.
16. Journalists not in possession of a valid NATO permanent pass need to request accreditation here: https://my.hq.nato.int/. Please find instructions on how to create a profile in Annex 1. Confirmations will not be sent.
17. Deadline for accreditation requests is no later than Tuesday 05 February 2019 at 23h59 (Brussels Time). After that, requests are considered late; they will be delayed and may be refused. Media representatives who have submitted the request for accreditation via the internet are encouraged to bring a print-out of the request confirmation. Late applications will not be taken into consideration for pool access.
18. The usual NATO accreditation procedures shall be applicable media wishing to cover the ministeral and pre-ministerial events (inclusing those likely to be scheduled on Tuesday 12 February 2019). They are detailed here: https://www.nato.int/cps/en/natolive/news_83620.htm.
19. Media passes will not be mailed to applicants; they must be collected in person upon presentation of an ID card or passport and a valid national press pass (or accreditation letter from a recognized media organization).
20. Passes must be worn visibly at all times, and security personnel may ask to see another form of ID at any time. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site and are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

MEDIA FACILITIES

21. Television and Radio editing space will be made available. They will be allocated on a first-come, first-served basis, upon request by email to the NATO TV & Radio Unit (see contact details below).
22. Journalists, wire services and photo agencies using bulky equipment are urged to bring it to the Media Centre as of Tuesday 12 February 15:00.
23. NATO also makes available one TV and one radio studio when they are not in use by senior NATO officials. These facilities are usually booked via delegations press officers wishing to accept interview requests from media organisations.
24. A press area with working spaces for journalists will be set up on the first floor of the public square area. Electricity plugs, Wi-Fi internet, and telephones will be available. In addition, a permanent filing centre is also available on the first floor of the Public Square facing the Agora.
25. Please note that working spaces mentioned above cannot be booked in advance but media can use it on a first-come, first-served basis.

OPENING HOURS (TBC)

PARKING

26. Media representatives are informed that they will not be allowed to park their vehicles inside the NATO compound. They may, however, park in the visitor’s car park of the NATO HQ, or in the car park directly across the main entrance, at the Z entrance parking of the former NATO HQ. Uplink vans may park in a special section of the car park upon request to the NATO TV & Radio Unit.

CONTACT POINTS

Réunions des ministres de la Défense - Bruxelles, les 13 et 14 février 2019

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord (« le Conseil ») se réunira au niveau des ministres de la Défense les mercredi 13 et jeudi 14 février 2019 au siège de l'OTAN. Toutes les informations concernant la réunion seront publiées sur le site web de l’Organisation. Il est dès à présent possible de s’enregistrer en ligne pour obtenir une accrédition (voir ci-après).
2. La réunion sera présidée par le secrétaire général de l'OTAN, M. Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

3. Le programme pour les médias sera mis en ligne à l’approche de la réunion et communiqué aux représentants des médias au Centre des médias. La réunion débutera probablement le mercredi 13 février 2019 après-midi. Les activités préparatoires (notamment la conférence de presse du secrétaire général) se dérouleront vraisemblablement le mardi 12 février 2019 ; des précisions seront fournies ultérieurement.
4. Le Bureau d’accréditation se trouvera à l’entrée principale du siège (boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles).
5. Les demandes d’information relatives aux activités individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse et médias, et elle sera remise lors de la délivrance du laissez-passer de presse.

ACCÈS AUX ACTIVITÉS OUVERTES AUX MÉDIAS

6. Seuls les détenteurs d’une carte de pool pourront entrer dans la salle du Conseil pour le début des séances et assister à la photo officielle. Les conférences de presse du secrétaire général seront ouvertes à tous. Les exposés des responsables des délégations pourraient n’être accessibles que sur invitation. Les activités auxquelles les délégations donneront accès seront annoncées sur le système de télévision en circuit fermé.

POOLS

7. Des cartes de pool pour les activités à accès restreint seront distribuées à un petit nombre de vidéojournalistes et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation ; la distribution se fera au premier étage de la Place publique aux moments qui seront indiqués dans le programme des activités ouvertes aux médias.
8. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent envoyer une demande de carte de pool à l’adresse de courrier électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.
9. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande, avec les autres représentants de médias accrédités pour l’activité OTAN, toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. En outre, il s’engage explicitement à partager gratuitement ces éléments avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de son agence de presse et sans restriction concernant leur utilisation dans un but légitime d’information.
10. Les représentants des médias ne peuvent accepter l’accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions relatives à la communication des éléments obtenus dans le cadre de ce pool.
11. Pour leur part, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents soient identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils soient utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n’ait pas le droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit de quelque manière que ce soit.
12. Les photographes et les vidéojournalistes de l’OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de toutes les activités ouvertes aux médias, pour publication sur le site web de l’OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

RETRANSMISSION

13. Les observations qui seront formulées au début de certaines séances en configuration OTAN ainsi que la/les conférence(s) de presse du secrétaire général seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse ainsi que sur le web.
14. Les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenus en direct par liaison satellite ou auprès de l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci­après). Après chaque conférence de presse, les vidéos pourront être téléchargées gratuitement sur NATOChannel.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

15. Les journalistes en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide n’ont pas besoin de demander une accréditation.
16. Les journalistes qui ne possèdent pas de laissez-passer de presse OTAN permanent doivent demander une accréditation à l’adresse https://my.hq.nato.int/. Les instructions à suivre pour créer un compte figurent en annexe. Aucune confirmation ne sera envoyée.
17. Les demandes d’accréditation doivent être soumises pour le mardi 5 février 2019 à 23h59 (heure de Bruxelles). Les demandes reçues après cette échéance seront considérées comme ayant été soumises en retard ; leur traitement sera différé et elles pourront être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande par internet devront en présenter une copie imprimée. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l'accès aux pools.
18. Les procédures d’accréditation OTAN habituelles s’appliqueront aux médias qui souhaiteront couvrir la réunion et les activités préparatoires (y compris celles qui auront probablement lieu le mardi 12 février 2019). Elles sont détaillées à l’adresse suivante : https://www.nato.int/cps/en/natolive/news_83620.htm.
19. Les laissez-passer de presse ne seront pas envoyés par la poste aux intéressés ; ceux-ci devront les retirer en personne et, lors du retrait, présenter leur carte d’identité ou leur passeport ainsi qu’une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d’accréditation d’un média reconnu).
20. Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d’identité. Les représentants des médias noteront que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour passer les contrôles de sécurité. 

INSTALLATIONS MÉDIAS

21. Des espaces destinés aux travaux de montage radio et télévision seront mis à disposition. Ils seront attribués suivant l’ordre d’arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après).
22. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du mardi 12 février à 15 heures.
23. L’OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio lorsque ces installations ne seront pas utilisées par des hauts responsables de l'Organisation. La réservation des studios se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d’interview.
24. Une zone de presse avec postes de travail destinés aux journalistes sera installée au premier étage de la Place publique. Des prises électriques, une connexion wifi et des téléphones y seront mis à disposition. Par ailleurs, une zone de travail est accessible en permanence à ce même étage, face à l'Agora.
25. On notera que les postes de travail mentionnés ci-dessus ne peuvent pas être réservés à l'avance et qu’ils seront attribués suivant l’ordre d’arrivée des intéressés.

HEURES D’OUVERTURE

STATIONNEMENT

26. Les représentants des médias noteront qu’ils ne seront pas autorisés à se garer à l’intérieur du site de l’OTAN. Ils pourront en revanche utiliser le parking visiteurs « ouest » du siège ou celui situé juste en face de l’entrée principale, à l’entrée Z de l’ancien siège. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront stationner sur une section spéciale du parking moyennant demande à adresser à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN. 

POINTS DE CONTACT