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Meeting of NATO Foreign Ministers - Washington DC: 3-4 April 2019

1. Information

Ministers of Foreign Affairs will attend events and hold meetings in Washington DC, United States of America, on Wednesday 3 and Thursday 4 April 2019, under the chairmanship of the NATO Secretary General, Mr. Jens Stoltenberg. The US Secretary of State, Mr. Michael R. Pompeo will host the events.

All information about these meetings will be made available via the NATO website. This media advisory marks the opening of the online accreditation website (see below).

2. Venues

The Department of State’s Harry S. Truman Building is the venue for the ministerial meeting.

The Media Centre will be located in the same building as the ministerial meeting.

The Accreditation Office will be located at the Washington Foreign Press Center, National Press Building 529 14th Street NW.

3. Program

The detailed program will be given to media representatives in the accreditation office when they collect their media pass.

At present, limited-press opportunities at several ministerial events is expected – consisting of an evening ceremony and an Official Portrait on 3 April (at a location TBD), and opening remarks at ministerial plenary sessions on 4 April 2019, at the Harry S. Truman Building. The NATO Secretary General is expected to hold a closing press conference.

Information about the program of ministers in attendance should be sought directly from national Delegation(s). 

4. Access to media events

Access to meeting openings and the official portrait is restricted by pool only. Access is unrestricted to press conferences of the NATO Secretary General.

The program will include limited access by selected visual media (photographers and videographers only) to pooled events and open access to non-pooled events, as well as the retransmission of media events to the press working area and via satellite/website. 

Pool cards for restricted-access events will be given to a small number of videographers and photographers drawn from among those who submit an accreditation request on time; these will be distributed in the Media Centre from 12:00 on 3 April 2019.

Audiovisual media representatives who wish to cover the opening remarks from inside the Council room may make a written request for a pool card to the e-mail address given at the end of this advisory. No confirmation will be sent.

When a media representative accepts a NATO pool position it is with the strict understanding, in accordance with international practice, that the act of accepting the accreditation to be in a NATO pool implies explicit and unconditional agreement by that media representative that he/she will share immediately and upon request with other media accredited to the NATO event all information collected, and/or all material produced, while in that pool. It also implies explicit agreement that the media representative will share the material with no impediment from their own news organization, at no charge to other journalists and with no restriction on the use of the material for legitimate news purposes.

Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the explicit backing of their employer to all of the conditions on providing pool material as the basis of accepting the pool position.

In turn, media organisations seeking pool photo materials should first contact the Wire service photo agency of which they are a member or client. Media representatives and the news organizations that employ them who accept any material from a pool accept it with the explicit and strict understanding that it must be identified as pool material any time it is used, that it can be used only for legitimate news purposes and that the receiving party has no right to sell pool material or otherwise profit from it.

The NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events for posting to the NATO website; photos can be downloaded from www.nato.int.

5. Accreditation

All media representatives (including those permanently accredited at NATO and accredited at the U.S. State Department) wishing to cover the ministerial meetings need to request accreditation. Accreditation requests are introduced online here: https://my.hq.nato.int/. Please find instructions on how to create a profile in Annex 1 . 

Deadline for registrations is no later than Friday 22 March 2019 23:59 GMT. The usual NATO accreditation procedures shall be applicable to this meeting. Media representatives who have successfully been accredited will receive an automated email response.

Media representatives are encouraged to bring a printout of the request confirmation when collecting their badge.

Requests entered after the deadline are considered late, will be strictly limited and may be unsuccessful.

In accordance with NATO media accreditation procedures, NATO reserves the right to deny or withdraw accreditation of media representatives from media organisations who abuse their privileges, put the accreditation to improper use or act in a way not consistent with the principles of the organisation.

Media passes will not be mailed to applicants and must be picked up in person at the Media Accreditation Office upon presentation of a proof of ID, passport or driving licence and a valid national press card (and/or accreditation letter from a recognised media organisation).

6. Access and security checks

Access to the Media Centre requires a media pass issued at the Accreditation Office. Passes must be worn visibly at all times, and security personnel may ask to see another form of ID at any time. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site and are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

Television and radio broadcasters, wire services and photo agencies bringing bulky equipment are particularly urged to bring it into the Media Centre on Wednesday, 3 April 2019 am. Please note that equipment stored or left in the media centre overnight is at the responsibility and liability of the media organization or specific individual, and NATO or the State Department cannot guarantee the security of such equipment.

Due to security protocols for the meetings, portions of the Harry S. Truman Building may be temporarily or intermittently inaccessible and all individuals should expect to proceed through “airport-style” security screening. Parking will not be available at the Harry S. Truman Building on 3 and 4 April. 

7. Hours of operation

The Accreditation Office will be open on 2 April and 3 April with the following opening hours:

2 April: 09:00 - 17:00
3 April: 09:00 - 18:00

The Media Centre will be open from 3 April until 4 April 2019 with the following opening hours:

3 April: 09:00 - 22:00
4 April: 07:00 - 19:00

These opening hours are subject to change as the official program is finalised and any amendments will be notified via the NATO website, http://www.nato.int/.

8. Facilities

The United States will provide a Media centre adjacent to the meetings’ location. Unassigned work stations are available at no charge on a first-come, first-served basis, and will include complimentary wireless internet access and power outlets (North American 110V).

The United States will provide complimentary video (“HostTV”) and imagery of the designated media events. It will produce the live pool signal of the arrivals, main media events, opening remarks, family photo. Host TV will also produce live pool signal of the press conferences to be organized in the main press theatre.

US Hosts will be responsible for feed distribution to the Media centre.

NATO will ensure that all live media events are available on satellite worldwide (Eutelsat). EBU can provide uplink services to their clients.

9. Visa policy

It is strongly recommended that journalists planning to travel to the United States start the visa application process as soon as possible, regardless of the ministerial accreditation process. Visa approval does not guarantee accreditation, nor vice-versa. 

Media traveling on “I” visas, who are NOT traveling on the same plane as the Head of Delegation/Minister:

All media covering the conference who are not U.S. citizens, or who do not currently hold a work permit, are required to have an “I” visa. The Visa Waiver Program does not cover individuals coming to the U.S. to work, even for a short period of time. Additionally, the Visa Waiver Program is not applicable to persons traveling on diplomatic passports. Visit http://travel.state.gov for more information.

Media Equipment: 

Media bringing in equipment (from outside the U.S.) to the conference should obtain a Temporary Importation Bond (TIB) or ATA Carnet.

A TIB allows members of the media to transport equipment (tools of the trade) without incurring duty. For those unfamiliar with the process, the U.S. Department of Homeland Security (DHS) recommends hiring a broker to facilitate the process. A list of brokers may be found on the DHS website. Additional information may be found at:http://help.cbp.gov/app/answers/detail/a_id/590/kw/tib/sno/1. 

An ATA Carnet is an international customs document that allows for the temporary importation of professional equipment, and is accepted for goods traveling between the U.S. and other designated countries. The International Chamber of Commerce maintains a list of Carnet-issuing organizations in each participating country. For a list of participating countries and more information on how to obtain an ATA Carnet, please visit: http://www.iccwbo.org/ata/id2965/index.html. 

Additional information regarding ATA carnets may be found at: https://help.cbp.gov/app/answers/list/kw/Carnet/sno/1/search/1/session/L3NpZC81UURXKnpFaw%3D#3D.

 Media traveling on “I” visas as part of an official delegation on the same plane as the Head of Delegation/Minister:

Media must request a Department of Homeland Security waiver for temporary importation of media equipment for official use only to avoid the TIB/Carnet requirement. Please contact your Embassy in Washington, D.C., which will make a formal request to the U.S. Department of State. The exemption is specific to the individual visa holder and is only valid for (1) entry to the U.S. on a specified date. A Diplomatic Note from the corresponding foreign Embassy requesting should be sent to portcourtesies@state.gov with biographical data of the individuals and list of equipment.

10. Access to the Media Centre

 All media participants entering the Harry S. Truman Building and media filing facilities should utilize the 23rd Street Entrance [closest to the intersection of 23 rd and C Street NW, Washington DC], and to proceed through “airport-style” security screening.

Government-issued photo identification, along with a NATO issued media credentials, will be required for entry regardless of existing federal or official identification.

11. Enquiries

Overall Coordination
Mr. Timothy GOWA 
US Media Coordinator
GowaTM@state.gov
1(202) 453-8591

Ms. Alina COCA
NATO Media Coordinator
coca.alina@hq.nato.int
+32.2707.1465

Accreditation   
Mr. Angelo PACIFICO
NatoAccreditations@hq.nato.int
+32.2707.8346

SummitMedia@state.gov

Broadcasting

Host TV / Stand ups
Mr. Michael J. MURPHY
Murphymj2@state.gov

Transmission / Satellite
Mr. Henk DEKENS
Dekens.Henk@hq.nato.int

Video on demand
www.natomultimedia.tv
content@natomultimedia.tv

Réunion des ministres des Affaires étrangères des pays de l'OTAN - Washington, les 3 et 4 avril 2019

1. Généralités

Les ministres des Affaires étrangères des pays de l’OTAN se réuniront à Washington (États‑Unis) les mercredi 3 et jeudi 4 avril 2019 sous la présidence du secrétaire général de l’Organisation, M. Jens Stoltenberg. Ils participeront également à diverses manifestations organisées sous les auspices du secrétaire d’État américain, M. Michael Pompeo.

Toutes les informations concernant la réunion seront publiées sur le site web de l’OTAN. Le site web d’accréditation (voir ci‑après) est dès à présent ouvert.

2. Lieu de la réunion

La réunion se tiendra au bâtiment Harry Truman, appartenant au département d'État.

Le Centre de presse sera installé au même endroit.

Le Bureau d'accréditation se trouvera au Washington Foreign Press Center, dont l'adresse est la suivante : National Press Building, 529 14th Street NW.

3. Programme

Le programme détaillé sera remis aux représentants des médias lorsqu’ils viendront retirer leur laissez‑passer de presse au Bureau d'accréditation.

À ce stade, il est prévu qu’un nombre restreint de journalistes pourront couvrir, le 3 avril, la cérémonie d’ouverture et la photo officielle (lieu à déterminer) et, le 4 avril, les observations liminaires du président à la réunion plénière des ministres (bâtiment Harry Truman). Le secrétaire général devrait donner une conférence de presse en clôture de la réunion.

Les demandes d’information relatives au programme des ministres participant sont à adresser directement aux délégations concernées.

4. Accès aux activités ouvertes aux médias

Seuls les détenteurs d’une carte de pool pourront entrer dans la salle de réunion pour le début des séances et assister à la photo officielle. Les conférences de presse du secrétaire général seront ouvertes à tous les représentants des médias.

Il est prévu que les activités réservées aux pools ne seront ouvertes qu’aux médias visuels (photographes et vidéastes), que les activités non réservées aux pools seront ouvertes à tous les médias, et que les activités ouvertes aux médias seront retransmises dans la salle de presse et par satellite ou internet.

Les cartes de pool pour les activités à accès limité seront délivrées à un nombre restreint de vidéastes et photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation. La distribution des cartes de pool aura lieu le 3 avril 2019 à midi au Centre de presse.

Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent envoyer une demande de carte de pool à l’adresse de courrier électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.

Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande, avec les autres représentants de médias accrédités pour l’activité OTAN concernée, toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. En outre, il s’engage explicitement à partager gratuitement ces éléments avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de son agence de presse et sans restriction concernant leur utilisation dans un but légitime d’information.

Les représentants des médias ne peuvent accepter l’accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions relatives à la communication des éléments obtenus dans le cadre de ce pool.

Pour leur part, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents soient identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils soient utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n’ait pas le droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit, de quelque manière que ce soit.

Les photographes et les vidéastes de l’OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de toutes les activités ouvertes aux médias, pour publication sur le site web de l’OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

5. Accréditation

Tous les représentants des médias (y compris ceux qui disposent d’une accréditation permanente auprès de l’OTAN et ceux qui sont accrédités auprès du département d'État) qui souhaitent couvrir la réunion sont tenus de demander une accréditation. Les demandes doivent être soumises en ligne, à l’adresse https://my.hq.nato.int/. Les instructions à suivre pour créer un compte figurent en annexe. Annexe 1.

Les demandes d'accréditation doivent être soumises au plus tard le vendredi 22 mars 2019 à 23h59 GMT. Les procédures d’accréditation OTAN habituelles sont d’application pour cette réunion. Les représentants des médias qui auront obtenu l'accréditation recevront un courriel de réponse automatisé.

Il est conseillé aux représentants des médias d’apporter une version imprimée de ce courriel lors du retrait de leur laissez‑passer.

Les demandes d’accréditation reçues après l’échéance seront considérées comme ayant été soumises en retard ; il n’y sera accédé qu’à titre exceptionnel et elles pourront être refusées.

Conformément à ses procédures d'accréditation des médias, l'OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation.

Les laissez‑passer de presse ne seront pas envoyés par la poste aux intéressés. Ceux‑ci devront se présenter en personne au Bureau d’accréditation pour se les faire remettre sur présentation d’une pièce d’identité (carte d’identité, passeport ou permis de conduire) et d’une carte de presse nationale en cours de validité (ou d’une lettre d’accréditation délivrée par un organisme professionnel reconnu).

6. Accès et contrôles de sécurité

Pour accéder au Centre de presse, il faudra impérativement disposer d’un laissez‑passer de presse délivré par le Bureau d'accréditation. Les laissez‑passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d’identité. Les représentants des médias voudront bien noter que le personnel de sécurité examinera, et qu’il pourra également tester, les appareils et les objets personnels apportés sur place, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

Les télé‑ et radiodiffuseurs, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des appareils encombrants sont tout particulièrement priés de les amener au Centre de presse le mercredi 3 avril en matinée. On notera que les appareils entreposés ou laissés dans le Centre de presse pendant la nuit resteront sous la responsabilité de leur propriétaire ; l’OTAN et le département d'État ne pourront en garantir la sécurité.

En application des procédures de sécurité, certaines parties du bâtiment Harry Truman pourraient être fermées temporairement ou par intermittence, et chacun pourra être tenu à se soumettre à des contrôles de sécurité semblables à ceux effectués dans les aéroports. Il ne sera pas possible de se garer dans le bâtiment Harry Truman les 3 et 4 avril.

7. Heures d'ouverture

Le Bureau d'accréditation sera ouvert les 2 et 3 avril aux heures suivantes :

Le Centre de presse sera ouvert les 3 et 4 avril aux heures suivantes :

Ces horaires pourront être ajustés quand le programme officiel aura été arrêté. Tout changement sera signalé sur le site web de l’OTAN (http://www.nato.int/).

8. Installations

Les États‑Unis installeront un centre de presse à côté du lieu de la réunion. Des espaces de travail non réservables (qui seront attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi) seront disponibles gratuitement. Ils seront équipés d’un accès wifi gratuit à l’internet et de prises électriques (110 V, alimentation américaine).

Les États‑Unis fourniront à titre gracieux des vidéos (« Host TV ») et des photos des activités ouvertes aux médias. Ils assureront la production en direct du signal pool principal pour les arrivées, les principales activités ouvertes aux médias, les observations liminaires et la photo officielle. Le canal du pays hôte assurera la production en direct du signal pool principal pour les conférences de presse qui se tiendront dans la salle de presse.

Les services du pays hôte assureront la diffusion des séquences dans le centre de presse.

L’OTAN veillera à ce que toutes les activités ouvertes aux médias soient diffusées en direct par satellite (EUTELSAT) partout dans le monde. L’Union européenne de radio‑télévision (EBU) peut fournir des services de liaison montante à ses clients.

9. Visas

Il est vivement recommandé aux journalistes qui prévoient de se rendre aux États‑Unis de demander leur visa dès que possible, sans attendre l’issue de la procédure d'accréditation. L’octroi d’un visa ne garantit pas l'accréditation et inversement.

Représentants des médias détenant un visa de type « l » qui NE prendront PAS le même avion que le ministre/chef de délégation

Les représentants des médias couvrant la réunion qui ne sont pas citoyens américains et ne sont pas titulaires d’un permis de travail en cours de validité sont, tous, tenus d’avoir un visa de type « l ». Le programme d'exemption de visas ne s'applique pas aux personnes qui se rendent aux États‑Unis pour travailler, même pour une courte période. Il ne s'applique pas non plus aux personnes en possession d’un passeport diplomatique. Pour plus d’information, on se reportera au site http://travel.state.gov.

Matériel médias 

Les représentants des médias qui souhaitent faire entrer du matériel aux États‑Unis en prévision de la réunion doivent obtenir une licence d'importation provisoire (TIB, Temporary Importation Bond) ou un carnet ATA (Admission temporaire/Temporary Admission).

La TIB confère à un représentant des médias le droit de transporter du matériel (outils nécessaires à l'exercice de sa profession) sans devoir payer de droits de douane. Aux personnes qui ne seraient pas familiarisées avec cette procédure, le département américain de la Sécurité intérieure (DHS, Department of Homeland Security) recommande de faire appel à un courtier en douane. Une liste de courtiers figure sur le site web du DHS. On trouvera des informations complémentaires à l'adresse suivante : http://help.cbp.gov/app/answers/detail/a_id/590/kw/tib/sno/1.

Le carnet ATA, document douanier international, autorise l’importation temporaire d’appareils nécessaires à l'exercice d’une profession. Il est accepté pour des biens transportés entre les États‑Unis et un certain nombre d'autres pays. La Chambre de commerce internationale tient à jour la liste des organismes qui, dans les différents pays participant, sont habilités à délivrer des carnets ATA. On trouvera la liste de ces pays ainsi que des précisions sur la manière de se procurer un carnet ATA à l'adresse suivante : http://www.iccwbo.org/ata/id2965/index.html.

On trouvera un complément d’information sur le carnet ATA proprement dit à l'adresse suivante : https://help.cbp.gov/app/answers/list/kw/Carnet/sno/1/search/1/session/L3NpZC81UURXKnpFaw%3D#3D.

Représentants des médias détenant un visa de type « l » qui feront partie d’une délégation officielle et prendront le même avion que le ministre/chef de délégation

Pour être dispensés de l’obligation d’être porteur d’une TIB ou d’un carnet ATA, les représentants des médias sont tenus de demander au DHS une dérogation qui leur permettra d’importer temporairement du matériel destiné uniquement à une utilisation officielle. À cet effet, ils prendront contact avec l'ambassade de leur pays à Washington, laquelle soumettra une demande officielle au département d'État. La dérogation est propre au détenteur du visa et n’est accordée que pour une seule entrée sur le territoire des États‑Unis, à une date précise. L’ambassade à laquelle il incombera d’introduire la demande enverra à l’adresse portcourtesies@state.gov une note diplomatique déclinant l’identité du représentant des médias concerné et la liste des appareils à importer.

10. Accès au Centre de presse

Les représentants des médias entreront dans le bâtiment Harry Truman et accéderont aux espaces de travail qui leur sont réservés par l’entrée se situant sur la 23e rue (la plus proche du carrefour entre cette rue et la C Street NW) et se soumettront à des contrôles de sécurité du même type que ceux effectués dans les aéroports.

Pour entrer, ils seront tenus de présenter une pièce d’identité officielle avec photo ainsi qu’un laissez‑passer de presse OTAN, même s’ils sont en possession d’un laissez‑passer fédéral ou autre laissez‑passer officiel.

11. Renseignements

Coordination générale
M. Timothy GOWA
Coordonnateur médias pour les États‑Unis
GowaTM@state.gov
+1 (202) 453-8591

Mme Alina COCA
Coordonnatrice médias pour l’OTAN
coca.alina@hq.nato.int
+32 2 707 1465

Accréditations
M. Angelo PACIFICO
NatoAccreditations@hq.nato.int
+32 2 707 8346
SummitMedia@state.gov

Audiovisuel 

Host TV / Emplacements pour les interventions « face caméra »
M. Michael MURPHY
Murphymj2@state.gov
Retransmissions / Satellite

M. Henk DEKENS
Dekens.Henk@hq.nato.int 

Vidéos à la demande
www.natomultimedia.tv
content@natomultimedia.tv