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Meeting of Defence Ministers - Brussels, 26-27 June 2019

GENERAL

1. Meetings of the North Atlantic Council (NAC) at the level of Defence Ministers will be held at the NATO Headquarters on Wednesday 26 and Thursday 27 June 2019. All information about these meetings will be made available via the NATO website. This media advisory marks the opening of the online registration for accreditation (see below).
2. The meetings will be chaired by the NATO Secretary General, Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

3. The media programme will be available online closer to the event and provided to media representatives in the media centre. The meetings will start on Wednesday 26 June 2019 in the afternoon and will end on Thursday 27 June mid-afternoon. Pre-ministerial events (e.g. Secretary General’s pre-ministerial press conference) will likely take place on Tuesday 25 June 2019; more details will be announced at a later date.
4. The Accreditation Office, where badges can be picked up, will be located at the Main Entrance, NATO Headquarters, Boulevard Leopold III 1110. Opening hours are mentioned further below.
5. Information about individual ministers’ media programmes should be sought directly from the national delegation(s) concerned. A list of NATO delegation press officers is available from the Press & Media Section and upon accreditation.

MEDIA ACCESS TO MEDIA EVENTS

6. Media representatives not permanently accredited with NATO need to seek accreditation (detailed procedure outlined below).
7. Access to meeting openings and the official portrait is restricted by pool only. Access is unrestricted to press conferences of the NATO Secretary General. Briefings by delegation officials may be by invitation only. Open delegation events are announced on CCTV.

POOLS AT NATO HEADQUARTERS

8. Pool cards for restricted-access events will be given to a small number of videographers and photographers drawn from among those who submit an accreditation request on time; these will be distributed on the first floor of the Public Square of NATO HQ. More details about timings will be provided in the media program. Please note that journalists requesting late accreditation will not be given access to pools.
9. udiovisual media representatives who wish to cover the opening remarks from inside the Council room may make a written request for a pool card to the e-mail address given at the end of this advisory. No confirmation will be sent.
10. When a media representative accepts a NATO pool position it is with the strict understanding, in accordance with international practice, that the act of accepting the accreditation to be in a NATO pool implies explicit and unconditional agreement by that media representative that he/she will share immediately and upon request with other media accredited to the NATO event all information collected, and/or all material produced, while in that pool. It also implies explicit agreement that the media representative will share the material with no impediment from their own news organization, at no charge to other journalists and with no restriction on the use of the material for legitimate news purposes.
11. Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the explicit backing of their employer to all of the conditions on providing pool material as the basis of accepting the pool position.
12. In turn, media organisations seeking pool photo materials should first contact the wire service photo agency of which they are a member or client. Media representatives and the news organizations that employ them who accept any material from a pool accept it with the explicit and strict understanding that it must be identified as pool material any time it is used, that it can be used only for legitimate news purposes and that the receiving party has no right to sell pool material or otherwise profit from it.
13. The NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events for posting to the NATO website; photos can be downloaded from www.nato.int.

 ONLINE / BROADCAST

14. The opening remarks of several NATO meetings as well as the Secretary General’s press conference(s) will be broadcast live on the internal closed-circuit television system and can be viewed in the press working area as well as online, on the NATO website (www.nato.int).
15. B-roll and press conference videos can be downloaded live via satellite or from the NATO TV & Radio Unit (see the contact details below). After each event, the videos are available for free download from the NATO Multimedia portal.

ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

16. Journalists in possession of a valid NATO permanent media pass do not need to request accreditation.
17. Journalists not in possession of a valid NATO permanent pass need to request ad-hoc accreditation here. Please find instructions on how to create a profile in Annex 1.
18. Media representatives who have successfully been accredited will receive an email response. Media representatives are encouraged to bring a printout of the confirmation email when collecting their badge.
19. Deadline for ad-hoc accreditation requests is no later than Tuesday 18 June 2019 at 23:59 (Brussels Time).
    Requests entered after the deadline are considered late, will be strictly limited and may be unsuccessful. In accordance with NATO media accreditation procedures, NATO reserves the right to deny or withdraw accreditation of media representatives from media organisations who abuse their privileges, put the accreditation to improper use or act in a way not consistent with the principles of the organisation. Late applications will not be taken into consideration for pool access.
20. Media passes will not be mailed to applicants; they must be collected in person upon presentation of an ID card or passport and a valid national press pass (or accreditation letter from a recognised media organization) at the main Entrance, NATO Headquarters, Boulevard Leopold III, 1110 Brussels.
21. The same NATO accreditation procedures shall be applicable for media wishing to cover both the ministerial and pre-ministerial events (likely to be scheduled on Tuesday 25 June 2019). They are detailed here.
22. Passes must be worn visibly at all times, and security personnel may ask to see another form of ID at any time. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site and are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

MEDIA FACILITIES

23. Television and Radio editing spaces will be made available. They will be allocated on a first-come, first-served basis, upon request by email to the NATO TV & Radio Unit (see contact details below).
24. Journalists, wire services and photo agencies using bulky equipment are urged to bring it to the Media Centre as of Tuesday 25 June 09:00.
25. NATO also makes available one TV and one radio studio when they are not in use by senior NATO officials. These facilities are usually booked via delegations press officers wishing to accept interview requests from media organisations.
26. A press area with working spaces for journalists will be set up on the first floor of the public square area. Electrical sockets, Wi-Fi internet, and telephones will be available. In addition, a permanent filing centre is also available on the first floor of the Public Square facing the Agora.
27. Please note that working spaces mentioned above cannot be booked in advance but media can use it on a first-come, first-served basis.

OPENING HOURS

PARKING

28.  Media representatives are informed that they will not be allowed to park their vehicles inside the NATO compound. They may, however, park in the visitor’s car park of the NATO HQ, or in the car park directly across the main entrance, at the Z entrance parking of the former NATO HQ. Uplink vans may park in a special section of the car park upon request to the NATO TV & Radio Unit.

CONTACT POINTS

Réunion des ministres de la Défense - Bruxelles, les 26 et 27 juin 2019

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord se réunira au niveau des ministres de la Défense les mercredi 26 et jeudi 27 juin 2019 au siège de l'OTAN. Toutes les informations concernant la réunion seront publiées sur le site web de l’Organisation. L’ouverture du site web d’accréditation (voir ci-après) est dès à présent effective.
2. La réunion sera présidée par le secrétaire général de l'OTAN, M. Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

3. Le programme pour les médias sera mis en ligne à l’approche de la réunion et communiqué aux représentants des médias au Centre des médias. La réunion débutera probablement le mercredi 26 juin 2019 après-midi. Les activités préparatoires (notamment la conférence de presse du secrétaire général) se dérouleront vraisemblablement le mardi 25 juin 2019 ; des précisions seront fournies ultérieurement.
4. Le Bureau d’accréditation, où les laissez-passer pourront être retirés, se trouvera à l’entrée principale du siège (boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles). Les heures d’ouverture figurent ci-après.
5. Les demandes d’information relatives aux rencontres individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse et médias. Elle sera par ailleurs fournie lors de la délivrance du laissez-passer de presse.

ACCÈS AUX ACTIVITÉS OUVERTES AUX MÉDIAS

6. Seuls les détenteurs d’une carte de pool pourront entrer dans la salle du Conseil pour le début des séances et assistes à la photo officielle. Les conférences de presse du secrétaire général seront ouvertes à tous. Les exposés des responsables des délégations pourraient n’être accessibles que sur invitation. Les activités auxquelles les délégations donneront accès seront annoncées sur le système de télévision en circuit fermé.

POOLS OTAN

7. Des cartes de pool pour les activités à accès restreint seront distribuées à un petit nombre de vidéastes et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation ; la distribution se fera au premier étage de la Place publique aux moments qui seront indiqués dans le programme des activités ouvertes aux médias. Les journalistes qui introduiraient une demande d’accréditation hors délai n’auront pas accès aux pools.
8. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent envoyer une demande de carte de pool à l’adresse électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.
9. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande, avec les autres représentants de médias accrédités pour la réunion, toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. En outre, il s’engage explicitement à partager gratuitement ces éléments avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de son agence de presse et sans restriction concernant leur utilisation dans un but légitime d’information.
10. Les représentants des médias ne peuvent accepter l’accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions relatives à la communication des éléments obtenus dans le cadre de ce pool.
11. Pour leur part, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse / l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents soient identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils soient utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n’ait pas le droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit de quelque manière que ce soit.
12. Les photographes et les vidéastes de l’OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de toutes les activités ouvertes aux médias, pour publication sur le site web de l’Organisation. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

RETRANSMISSION

13. Les déclarations qui seront faites au début de certaines séances en configuration OTAN ainsi que la / les conférence(s) de presse du secrétaire général seront retransmises en direct dans la zone de travail de la presse, par le système de télévision en circuit fermé, ainsi que sur le site web de l’Organisation (www.nato.int).
14. Les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenus en direct par liaison satellite ou auprès de l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci­après). Les vidéos pourront par la suite être téléchargées gratuitement sur portail NATO Multemedia. 

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

15.  Les journalistes en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent en cours de validité n’ont pas besoin de demander une accréditation.
16. Les journalistes qui ne sont pas en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent en cours de validité doivent demander une accréditation à l’adresse https://my.hq.nato.int/. Les instructions à suivre pour créer un compte figurent en Annexe 1.
17. Les représentants des médias qui auront obtenu l'accréditation recevront un courriel de réponse automatisé.
    Ils sont invités à apporter une version imprimée de ce courriel lorsqu’ils viendront retirer leur laissez‑passer.
18. Les demandes d’accréditation doivent être soumises pour le mardi 18 juin 2019 à 23h59 (heure de Bruxelles).
    Les demandes reçues après cette échéance seront considérées comme ayant été soumises en retard ; elles ne seront acceptées qu’à titre exceptionnel et pourront ainsi être refusées. Conformément à ses procédures d’accréditation des médias, l’OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation.
19. Les laissez‑passer de presse ne seront pas envoyés par la poste aux intéressés ; ceux‑ci devront se présenter en personne à l’entrée principale du siège de l’OTAN (boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles) pour se les faire remettre sur présentation de leur carte d’identité ou passeport ainsi que d’une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d’accréditation délivrée par un média reconnu).
    Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l'accès aux pools.
20. Les procédures d’accréditation OTAN contiennent de plus amples informations sur les accréditations ; elles s’appliqueront aux médias qui souhaiteront couvrir la réunion et les activités préparatoires (y compris celles qui auront probablement lieu le mardi 25 juin 2019). Elles se trouvent ici.
21. Les laissez-passer de presse ne seront pas envoyés par la poste aux intéressés : ceux-ci devront se présenter en personne pour se les faire remettre sur présentation de leur carte d’identité ou passeport et d’une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d’accréditation délivrée par un média reconnu).
22. Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d’identité. Les représentants des médias noteront que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

INSTALLATIONS MÉDIAS

23. Des espaces destinés aux travaux de montage radio et télévision seront mis à disposition. Ils seront attribués suivant l’ordre d’arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci‑après).
24. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du mardi 25 juin à 9 heures. 
25. L’OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio pour autant que ces installations ne soient pas utilisées par des hauts responsables de l'Organisation. La réservation des studios se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d’interview.
26. Une zone de presse avec postes de travail destinés aux journalistes sera installée au premier étage de la Place publique. Des prises électriques, une connexion wifi et des téléphones y seront mis à disposition. Par ailleurs, une zone de travail est accessible en permanence à ce même étage, face à l'Agora.
27. On notera que les postes de travail mentionnés ci-dessus ne peuvent pas être réservés à l'avance et qu’ils seront attribués suivant l’ordre d’arrivée des journalistes.

HEURES D’OUVERTURE

STATIONNEMENT

28.  Les représentants des médias ne seront pas autorisés à stationner à l’intérieur du site de l’OTAN. Ils pourront en revanche utiliser le parking Visiteurs du nouveau siège, ou celui situé juste en face de l’entrée principale, à l’entrée Z de l’ancien siège. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront, sur demande à adresser à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN, stationner sur une zone spécifique du parking.

Annexe 1

Comment créer un compte sur le portail d’accréditation de la presse (https://my.hq.nato.int/) ?

• Cliquez sur « Nouvel utilisateur » sur la page d'accueil du portail (celui-ci fonctionne mieux avec Chrome ou Mozilla Firefox).
• Utilisez une seule adresse électronique pour vous inscrire. Il est impossible d’inscrire plus d’une personne avec la même adresse électronique.
• Évitez les caractères spéciaux (accents, etc.) dans les différents champs, et assurez-vous que le nom de votre fichier photo n'en contient pas.
• Dans la section « Adresse », le nom de la rue et le numéro doivent figurer dans les deux champs distincts prévus à cet effet. Ceux-ci doivent obligatoirement être remplis.
• La taille du fichier photo doit être inférieure à 100 Ko. Le téléchargement de fichiers plus lourds risque de perturber le fonctionnement du portail.
• Si le portail est bloqué par votre fournisseur d’accès (très probablement à cause d'un pare‑feu), il est conseillé de réessayer en utilisant un autre moyen de connexion à internet (4G ou connexion à domicile).
• Les représentants des médias qui ne sont pas en possession d’une carte de presse en cours de validité de la Belgique (ministère de l’Intérieur) ou d’un autre pays de l’OTAN doivent indiquer N/A dans le champ « Numéro de la carte de presse nationale » et charger sur leur profil, avec leur demande, un exemplaire scanné et signé d’une lettre de leur rédaction.
• Les représentants des médias qui sont en possession d’une carte de presse en cours de validité de la Belgique (ministère de l’Intérieur) ou d’un autre pays de l’OTAN peuvent charger sur leur profil, avec leur demande, une version scannée de leur carte en format pdf au lieu d’une lettre de leur rédaction.

Utilisateurs/Groupes enregistrés

• Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser ici.
• Si votre adresse électronique ou votre nom d'utilisateur a changé, envoyez un courriel à NatoAccreditations@hq.nato.int.
• Pour vérifier si vous êtes inscrit lorsque vous avez dûment téléchargé les fichiers requis, connectez‑vous et cliquez sur « Mettre à jour la liste des événements auxquels vous êtes inscrit ». Vous êtes inscrit si la case de l’activité est cochée.