• NATO Leaders meeting - Updated media advisory
 

Press Release

22 November 2019

PR (2019) 104 Updated

 

NATO Leaders meeting - Updated media advisory

London, UK – 3-4 December 2019

GENERAL

  1. The United Kingdom will host NATO Heads of State and Government in London, on 3-4 December 2019.
  2. The NATO Leaders Meeting, chaired by the NATO Secretary General, will take place at the Grove Hotel, Hertfordshire on 4 December 2019. An evening event at Buckingham Palace will take place on 3 December 2019, for which there will be a separate process for media access.
  3. An International Media Centre, with print, broadcast and online facilities, will be established within the security perimeter of the meeting venue. Accredited media representatives and official delegates will have access to the media centre from 3 December at 12:00 until 4 December at 23:00.
  4. Access to accredited media will be granted exclusively via the Media Accreditation Office in Watford (see further details below).
  5. All updates will be posted on the NATO website: www.nato.int.
  6. You can also follow us on twitter @NATOPress and @NATO. The UK Government will also be posting relevant information about the meeting on @foreignoffice and @defenceHQ.

MEDIA PROGRAMME (all times are provisional and subject to change)

  1. The official programme on 4 December will take place at the Grove Hotel.
  2. The Secretary General will hold a doorstep at around 07:30. Arrivals are expected to start immediately after.
  3. An official greeting by the Secretary General and the Prime Minister of the United Kingdom is scheduled to start shortly after 09:00, followed by a family photo.
  4. A working session of the North Atlantic Council at the level of Heads of State and Government is scheduled to start at 10:00 and last until 13:00.
  5. The Secretary General will hold a press conference at 13:30. All times are local (GMT).
  6. On 3 December Her Majesty Queen Elizabeth II will host a reception at Buckingham Palace for NATO Leaders to mark 70 years of the NATO Alliance.
  7. On 3 December, NATO’s official outreach event titled ‘NATO Engages: Innovating the Alliance’ will take place in central London. The NATO Secretary General, Deputy Secretary General and other leaders are expected to speak. More details are available in paragraphs 51-54 below and at https://nato-engages.org/.
  8. Information about coverage of events on 3 December should be sought with the organizers.

MEDIA COVERAGE AND POOLS

  1. Access to some media events will be reserved to media pool card holders. Pool sizes will be limited. The pools include:
    1. Arrivals
    2. Handshake / Family Photo
    3. Opening Remarks of the meeting of the North Atlantic Council
  2. The NATO Media Coordinator will distribute these pool cards to each national delegation (and not to media directly), and it is the delegation’s responsibility to distribute pool cards to media from their country. Delegation press officers’ contact information will be available at the Pools Desk within the International Media Centre.
  3. For media from countries not participating at the NATO Leaders’ Meeting, please contact the NATO Press Office at the Media Centre Information Desk at 16:00 on 3 December.
  4. The main media events taking place at the Grove will be transmitted live by the Host Broadcaster to the International Media Centre, online on www.nato.int and via satellite. Broadcast quality B-roll will be available on the NATO Multimedia portal (www.natomultimedia.tv), please register for access.
  5. Bilateral events between delegations are not part of the official programme, but they may include a media component. Details of these bilateral events should be sought from the delegations concerned.
  6. The Secretary General’s press conference is open to all accredited media. National press conferences will be announced via CCTV screens and / or by the delegations concerned.

MEDIA ACCREDITATION

  1. Media representatives can pick up their accreditation at one of the two locations listed below.
  2. Media passes should be collected in person upon presentation of a valid National Identification document (Passport, Driving Licence or ID-card) and a valid national press card (or accreditation letter from a recognised media organisation). Media are also requested to bring a print-out of their accreditation confirmation email when collecting their media pass.
  3. Applications for accreditation are now closed. The deadline for accreditation requests was 12 November 23:59 GMT. Questions can be directed to NatoAccreditations@hq.nato.int (for non-UK nationals) or newsdesk@fco.gov.uk (for UK nationals).

    For security reasons, late applications will be strictly limited and may be unsuccessful. Requests for accreditation at the Media Accreditation Office will not be possible.
  4. Confirmation of accreditation is received via email. To verify that your application has been successfully submitted, please log in to your profile and click on Update Your Event Attendance. The event tick box should appear as checked (Instructions in Annex 1).
  5. In accordance with NATO media accreditation procedures, NATO reserves the right to deny or withdraw the accreditation of media representatives who abuse their privileges, put the accreditation to improper use, or act in a way not consistent with the principles of the organisation.
  6. Opening hours (local time – GMT) of the Media Accreditation Office and International Media Centre:
     
  Accreditation Hours Accreditation Location Media Centre Hours
Sunday 1 December  12:00 – 15:00

Central London – Garden Gate entrance (see location on Google map), Stable Yard, St. James's, London SW1A 1BB

Closed
Monday 2 December  10:00 – 19:00 Closed (selective access for broadcasters – details below)
Tuesday 3 December 11:00 – 22:00 Watford Leisure Centre - Central Peace Prospect, Watford WD17 3HA (see location on Google Map 12:00 and continuously
Wednesday 4 December 04:00 – 14:00  Continuously

THE INTERNATIONAL MEDIA CENTRE

  1. The Media Accreditation Office in Watford (Peace Prospect, Watford WD17 3HA) is the only access point to the International Media Centre for all media representatives, including press travelling with the delegations. This is where the media representatives will be screened and transported to the Media Centre. A shuttle bus service from the Media Accreditation Office in Watford to the Media Centre will be operational continuously between 3 December 11:30 and 4 December 23:15, running approximately every 15 minutes.
  2. Media representatives are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks. Security personnel will examine and may test equipment and personal effects being brought to the Media Centre. In-processing and transport to the venue are expected to take at least 45 minutes.
  3. The Media Centre is located within the security perimeter of the meeting venue.
  4. The Media Centre will include a filing area of approximately 800 basic unassigned workspaces, a broadcasting area, and a catering area. The broadcast area will have approximately 150 unassigned workstations (open space style) with feeds distribution from the Host Broadcaster and Master Control Room.
  5. Additional media facilities including fully equipped standard edit booths, outdoor stand-ups and parking for satellite trucks are still available at a charge. A rate card and access to the booking system can be accessed here.
  6. Wi-Fi and cabled internet drops will be available to accredited media at the Media Centre. Dedicated connectivity can also be ordered via the rate card mentioned above. Pool positions will have some 4G connectivity and, in many cases, browsing Wi-Fi will also be available.

HOST BROADCASTER & BROADCAST-QUALITY B-ROLL

  1. Host Broadcast operations will deliver a single high quality HD/SDI signal live for the main media events on 4 December, free of charge. The feed will be available in the Media Centre without added graphics or text inserts.
  2. The live programme signal will also be aired on closed circuit television (CCTV) screens throughout the Media Centre (and via the NATO Website).
  3. NATO HQ will archive and distribute broadcast-quality B-roll from the event. Please register on www.natomultimedia.tv for access. Contact: content@natomultimedia.tv.
  4. Live feeds of official events will also be provided free of charge via satellite, Eurovision world feeds (www.eurovision.net/worldfeed/), without encryption. The transmissions are provided by NATO as a public service to make the video and audio available for news and public affairs purposes, public with the understanding that the video and audio may be used only for appropriate news and public affairs uses. Extra B-Roll from events taking place on 3 December will be distributed via the Worldfeed.
  5. Recorded material of events taking place on 3 December will also be made available in the Media Centre and via satellite.

SATVAN PARKING AND ACCESS; STAND-UP POSITIONS

  1. Broadcasters who need to park SNG vehicles will be given access to the open-sky car park at the Media Centre, located in the vicinity of the broadcast area, approximately 200 meters from the stand-up positions. Cabling from the stand-up positions to the satellite vans is possible following the advised cable route. An electricity supply system (power generator) will be in place via the rate card; TV teams should bring their own electricity cables to connect themselves to the electric network.
  2. Access with bulky equipment will be possible on 2 December and 3 December. Broadcasters are invited to contact ratecard@identitygroup.co.uk for more information on arranging access. Media representatives are required to collect their accreditation badge in advance.
  3. A number of outdoor stand-up positions at the Grove are still available to TV broadcasters (see rate card).
  4. Broadcasters who expect to require shorter time slots for live pieces to camera can book fully equipped live positions at commercial rates via Eurovision (newsoperations@eurovision.net) or APTN (bookings@ap.org).

PRESS CONFERENCES

  1. The NATO Secretary General will brief the media at the end of the North Atlantic Council meeting at Heads of State and Government level.
  2. Press conference facilities for national briefings will be available at the Grove. Information about national press conferences will be available from delegations and/or published on closed circuit television screens throughout the media centre.

VISAS

  1. All visitors to the UK must have in their possession a valid passport and if required the appropriate visa. The responsibility for obtaining a visa in good time rests with individuals. Information on which country nationals require a UK visa and how to apply can be found on the following website https://www.gov.uk/government/organisations/uk-visas-and-immigration.

TRANSPORT AND ACCESS TO THE NATO LEADERS MEETING

  1. A shuttle bus between the Media Accreditation Office to the International Media Centre will be available on an ongoing basis between 11:30 on 3 December and 23:15 on 4 December.
Watford MAO to the Media Centre First shuttle
Tuesday 3 December
11:30
Last shuttle
Wednesday 4 December
22:45
Media Centre to Watford Junction station/Watford MAO First shuttle
Tuesday 3 December
12:30
Last shuttle
Wednesday 4 December
23:15
  1. Media representatives are expected to make their own transport arrangements in order to reach the Accreditation Office.
  2. The closest public transport link is Watford Junction Station, with train services from London Euston station taking approximately 15-25 mins. This station is also served by the London Overground. The site is a 10-15 min walk from the station, or a 5 min taxi journey.
  3. Pay-and-display public parking is available in the central Watford area, though this is limited and on a first come, first served basis.

ACCOMMODATION & CATERING

  1. Media representatives are expected to make their own accommodation arrangements. Information provided by Visit London can be found at https://www.visitlondon.com/
  2. Media representatives will be able to purchase food on site.

PUBLIC DIPLOMACY

  1. On 3 December, NATO’s official outreach event titled ‘NATO Engages: Innovating the Alliance’ will take place in central London. The event is organised by the Atlantic Council, GLOBSEC, King’s College London, the Munich Security Conference and the Royal United Services Institute, in partnership with NATO’s Public Diplomacy Division and the UK Government.
  2. The NATO Secretary General will deliver an opening statement at the event.
  3. Confirmed speakers, agenda items and further details on timing are available at https://nato-engages.org/. The event will also be streamed at: https://nato-engages.org.
  4. Media accreditation and access are separate from those of the NATO Leaders Meeting. For details please visit https://nato-engages.org/contact/ or contact Jack Haines: jackh@rusi.org, +44 20 7747 2620.

CONTACT INFORMATION

  1. Several email contacts are provided to deal with the large number of queries we expect on the Leaders Meeting, and to ensure prompt replies.

  2. Media Queries and Interview Requests
    • Media Queries: moc@hq.nato.int or +32 2 707 50 41
    • Requests for interviews of NATO Secretary General: moc@hq.nato.int
    • Requests for interviews of delegation officials: delegations concerned (a list of contacts will be provided at the Information Desk in the media centre)

    Media Operations
    • Pool access, logistics : natomediaoperations@hq.nato.int
    • Stand-up positions, satellite vans, edit space, feeds distribution: ratecard@identitygroup.co.uk
    • B-roll and video distribution post event: content@natomultimedia.tv

    NATO Media Coordination
    Ms. Alina COCA – natomediaoperations@hq.nato.int

    UK Media Coordination
    Mr. Rory O'BRIEN
    MajorEvents.MediaLogistics@fco.gov.uk

    Accreditation – general questions and internaltional media:
    Mr. Angelo PACIFICO
    NatoAccreditations@hq.nato.int

    UK media outlets – for specific queries please contact:
    FCO Newsdesk
    newsdesk@fco.gov.uk

 

Annex 1

New profiles:

How to create a new profile in the NATO Accreditation portal https://my.hq.nato.int/:

  • Please select New user
  • Use a unique email address per registration. It is not possible to register groups or more than one person with the same email addres
  • Avoid using special characters (e.g. accents) when you enter information in your profile and ensure that the filenames of your photo and attachments do not contain special character
  • In case our site is blocked by your provider (most likely because of a firewall), it is advisable to use a device connected to a different Internet source (4G or connection at home)
  • For media not in possession of a national press card number, please enter N/A within the National Press Card Number field
  • Safari browser is not supported. Please use another browser (also see below the paragraph on Attachments re Mac OS X).

Existing profiles:

How to register for the event:

Once your profile has been created:

  1. Login: https://my.hq.nato.int/ (Click on Registered user)
  2. Click on Update your Event Attendance: select the even
  3. Attach files as required
  4. Tick and accept fields
  5. Submit your request before the deadline

To verify if you have duly submitted your application with attachments, please log in to your profile and click on Update Your Event Attendance. The event tick box should appear as checked.

Attachments

To complete your registration, you will be required to upload two types of attachments:

1. Identity: a copy of your ID card/passport

2. Professional:

• Candidates in possession of a valid press card (provided by a recognised national professional body of a NATO country – i.e. government, professional association or union) are required to upload a scanned copy of it onto their profile (PDF)

• Candidates not in possession of a valid press card (provided by a recognised national professional body of a NATO country – i.e. government, professional association or union), are required, regardless of nationality, to upload a signed letter from their editorial staff onto their profile (PDF)

For users of Mac OS X: it is not always possible to upload attachments in JPG. Please upload files in PDF.

Groups

The system does not allow group registrations. However, as a practical measure and in order to avoid delays due to late requests, your editor can produce a comprehensive letter containing all the names of the crew members s/he intends to send to cover the event. Please include SURNAME, Name, Date of birth and Passport/ID card number of the crew members.

Once scanned, each media representative in the letter can upload the same comprehensive letter onto their profile upon individual registration before the deadline.

 

Réunion des dirigeants des pays de l'OTAN – Note aux médias actualisée

Londres, les 3 et 4 décembre 2019

INFORMATIONS GÉNÉRALES

  1. Le Royaume-Uni accueillera les chefs d'État et de gouvernement des pays de l'OTAN les 3 et 4 décembre 2019 pour une réunion à Londres.
  2. La réunion proprement dite, qui sera présidée par le secrétaire général de l’OTAN, se tiendra le 4 décembre 2019 à l’hôtel The Grove, situé dans le Hertfordshire. Une réception aura lieu à Buckingham Palace dans la soirée du 3 décembre 2019 ; les modalités d’accès de la presse à cette réception feront l'objet d’une procédure distincte.
  3. Le Centre de presse (avec imprimantes, installations de radiodiffusion et connexion internet) sera installé dans le périmètre de sécurité du site où se tiendra la réunion. Les représentants des médias accrédités et les délégués officiels y auront accès du 3 décembre à midi au 4 décembre à 23 heures.
  4. L’accès des représentants des médias accrédités au Centre de presse n’est possible que par l’intermédiaire du Bureau d'accréditation des médias à Watford (pour plus de précisions, voir ci-après).
  5. Toutes les informations utiles seront publiées sur le site web de l'OTAN : www.nato.int
  6. Vous pouvez également nous suivre sur Twitter (@NATOPress et @NATO). Le gouvernement britannique publiera lui aussi des informations concernant la réunion sur Twitter (@foreignoffice et @defenceHQ).

PROGRAMME POUR LES MÉDIAS (horaires provisoires, susceptibles d’être modifiés)

  1. Le programme officiel du 4 décembre se déroulera à l’hôtel The Grove.
  2. Le secrétaire général tiendra un point de presse informel vers 7h30. Les dirigeants des pays de l’OTAN devraient commencer à arriver immédiatement après.
  3. L’accueil officiel par le secrétaire général et le premier ministre du Royaume-Uni est prévu peu après 9 heures et sera suivi par la photo de groupe.
  4. Une séance de travail du Conseil de l'Atlantique Nord au niveau des chefs d'État et de gouvernement devrait débuter à 10 heures et se terminer à 13 heures.
  5. Le secrétaire général tiendra une conférence de presse à 13h30. Tous les horaires sont indiqués en heure locale (GMT).
  6. Le 3 décembre, Sa Majesté la reine Élizabeth II conviera les dirigeants des pays de l’OTAN à une réception à Buckingham Palace, pour célébrer le 70e anniversaire de l’Alliance.
  7. Le 3 décembre aura lieu au centre-ville de Londres une conférence de diplomatie publique sur le thème « L’OTAN en dialogue : innover pour l’Alliance ». Le secrétaire général de l’OTAN, le secrétaire général délégué et d’autres dirigeants devraient prendre la parole. On trouvera des informations plus détaillées aux paragraphes 51 à 54 ci-après et sur le site https://nato-engages.org/
  8. Pour obtenir des précisions sur la couverture des événements du 3 décembre, il convient de s’adresser aux organisateurs.

COUVERTURE MÉDIATIQUE ET POOLS

  1. Certaines activités ouvertes aux médias seront réservées aux titulaires d’une carte de pool. Le nombre de places dans chaque pool sera limité. Les pools couvriront ce qui suit :
    1. Arrivées
    2. Poignées de main / Photo de groupe
    3. Allocution de bienvenue à la réunion du Conseil de l'Atlantique Nord
  2. Le coordonnateur OTAN pour les médias distribuera ces cartes de pool à chaque délégation (et pas directement aux représentants des médias), à laquelle il appartiendra de les remettre aux représentants des médias de leur pays. Les coordonnées des attachés de presse des délégations seront disponibles au comptoir Pools du Centre de presse.
  3. Les médias dont les pays ne participent pas à la réunion des dirigeants sont invités à prendre contact avec le Service Presse de l’OTAN au comptoir d'information du Centre de presse le 3 décembre à 16 heures.
  4. Les principales activités ouvertes aux médias qui auront lieu à l’hôtel The Grove seront retransmises en direct au Centre de presse, par satellite et en ligne sur le site www.nato.int, par l’organisme de diffusion du pays hôte. Des séquences supplémentaires (B-roll) de qualité professionnelle seront disponibles sur le portail multimédia de l’OTAN (www.natomultimedia.tv). Inscription requise.
  5. Même si elles ne font pas partie du programme officiel, les activités bilatérales entre délégations peuvent comporter un volet « médias ». Les demandes d’information relatives à ces activités sont à adresser directement aux délégations concernées.
  6. La conférence de presse du secrétaire général est ouverte à tous les représentants des médias accrédités. Les conférences de presse des pays seront annoncées sur des écrans de télévision en circuit fermé et/ou par les délégations concernées.

ACCRÉDITATION DES MÉDIAS

  1. Les représentants des médias pourront venir retirer leur accréditation à l’un des deux endroits susmentionnés.
  2. Les laissez-passer de presse seront remis en mains propres aux intéressés sur présentation d’une pièce d’identité nationale en cours de validité (passeport, permis de conduire ou carte d’identité) et d’une carte de presse nationale en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu). Les représentants des médias sont invités à apporter une version imprimée du courriel de confirmation de leur accréditation lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer.
  3. Il n’est plus possible de soumettre une demande d’accréditation. La date limite d’introduction des demandes était fixée au 12 novembre 2019 à 23h59 (GMT). Les questions éventuelles peuvent être adressées à NatoAccreditations@hq.nato.int (pour les ressortissants de pays autres que le Royaume-Uni) ou à newsdesk@fco.gov.uk (pour les ressortissants britanniques). 

    Pour des raisons de sécurité, les demandes reçues après l’échéance ne seront acceptées qu’à titre exceptionnel et pourraient ainsi ne pas aboutir. Il ne sera pas possible de solliciter une accréditation auprès du Bureau d'accréditation des médias.
  4. Une confirmation de l’accréditation est envoyée par courriel. Pour vérifier si la demande a bien été prise en compte, il convient de se connecter et de cliquer sur « Mettre à jour la liste des événements auxquels vous êtes inscrit ». La case de l’événement doit être cochée (voir les instructions à l’annexe 1).
  5. Conformément à ses procédures d’accréditation des médias, l’OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation.
  6. Les heures d'ouverture du Bureau d'accréditation et du Centre de presse (heure locale – GMT) sont les suivantes : 
  Horaire du Bureau d’accréditations Emplacement du Bureau d'accréditation Horaire du Centre de presse
Dimanche 1er décembre 12:00 – 15:00

Centre-ville de Londres – entrée Garden Gate (voir l’emplacement exact sur Google map), Stable Yard, St. James's, London SW1A 1BB

Fermé
Lundi 2 décembre 10:00 – 19:00 Fermé (accès réservé aux organismes de diffusion – voir ci­après)
Mardi 3 décembre 11:00 – 22:00 Watford Leisure Centre – Central Peace Prospect, Watford WD17 3HA (voir l’emplacement exact sur Google Map 12h00 et en continu
Mercredi 4 décembre 04:00 – 14:00  En continu

CENTRE DE PRESSE

  1. Le Bureau d’accréditation des médias, situé à Watford (Peace Prospect, Watford WD17 3HA), est le seul point d’accès au Centre de presse pour tous les représentants des médias, y compris les journalistes qui accompagnent les délégations. C’est dans ce bureau que les représentants des médias feront l’objet d’un contrôle. De là, ils pourront prendre une navette pour rejoindre le Centre de presse. Un service de navette sera en effet mis en place entre le Bureau d'accréditation des médias et le Centre de presse. Il sera assuré toutes les quinze minutes environ à partir du 3 décembre à 11h30 et jusqu’au 4 décembre à 23h15. 
  2. Les représentants des médias sont invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité. Le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés au Centre de presse. L’enregistrement et le transport jusqu’au Centre de presse devraient prendre au moins 45 minutes.
  3. Le Centre de presse est installé à l’intérieur du périmètre de sécurité du site de la réunion.
  4. Le Centre de presse comportera une zone de travail équipée d’environ 800 postes de travail standard non réservés, une zone de diffusion et une zone de restauration. La zone de diffusion comprendra quelque 150 postes de travail non réservés (dans un espace ouvert) ; la distribution des signaux se fera par l’organisme de diffusion du pays hôte et la régie centrale.
  5. Des installations supplémentaires (payantes) destinées aux médias sont encore disponibles, notamment des cabines entièrement équipées pour le montage et la radio, des positions « face caméra » à l’extérieur et des emplacements pour les véhicules de retransmission par satellite. On trouvera ici la liste des tarifs et le système de réservation.
  6. Les journalistes accrédités disposeront d’une connexion internet par Wi-Fi et par câble au Centre de presse. Des connexions spéciales peuvent aussi être réservées. On se référera pour cela à la liste des tarifs mentionnée plus haut. Aux emplacements de pool, il sera possible de capter le réseau 4G ainsi que, dans la plupart des cas, le réseau Wi-Fi.

ORGANISME DE DIFFUSION DU PAYS HÔTE ET B-ROLL DE QUALITÉ PROFESSIONNELLE

  1. Le 4 décembre, l’organisme de diffusion du pays hôte fournira gratuitement et en direct des images HD/SDI de haute qualité (signal unique) pour les principales activités ouvertes aux médias. Les séquences seront disponibles au Centre de presse, sans graphique ni texte.
  2. Les images en direct seront également retransmises sur les écrans du système de télévision en circuit fermé (CCTV) dans l'ensemble du Centre de presse (et sur le site web de l'OTAN).
  3. Le siège de l'OTAN archivera et distribuera des B-roll de qualité professionnelle sur la réunion des dirigeants. Pour y avoir accès, il faut s’inscrire sur le site www.natomultimedia.tv. Contact : content@natomultimedia.tv
  4. Des séquences en direct portant sur les événements officiels seront également diffusées gratuitement par satellite, au moyen du service WorldFeed de l’Eurovision (www.eurovision.net/worldfeed/), en clair. Ces séquences seront fournies par l’OTAN de sorte que des contenus vidéo et audio soient disponibles à des fins d’information et d’activités de relations publiques, étant entendu que ces contenus peuvent uniquement être utilisés à de telles fins. Des B-roll supplémentaires concernant les activités du 3 décembre seront disponibles via le service WorldFeed. 
  5. Les enregistrements des activités du 3 décembre seront aussi disponibles dans le Centre de presse et par satellite.

ZONE DE STATIONNEMENT POUR LES VÉHICULES DE RETRANSMISSION PAR SATELLITE ET ACCÈS ; POSITIONS « FACE CAMÉRA »

  1. Les véhicules de retransmission par satellite pourront se garer dans la zone de stationnement à ciel ouvert du Centre de presse, située à proximité de la zone de diffusion, à environ 200 mètres des positions « face caméra ». Des câbles pourront être tirés entre les véhicules et les positions « face caméra » selon les consignes données à cet effet. Un système d’alimentation en électricité (groupe électrogène) sera installé sur place (voir liste des tarifs) ; les équipes de télévision devront utiliser leurs propres câbles pour se raccorder à l’alimentation électrique.
  2. L’accès avec du matériel encombrant sera possible les 2 et 3 décembre. Les organismes de diffusion sont invités à envoyer un courriel à l’adresse ratecard@identitygroup.co.uk pour obtenir des informations complémentaires au sujet des modalités d’accès. Il est demandé aux représentants des médias de venir chercher leur laissez-passer à l’avance. 
  3. À l’hôtel The Grove, un certain nombre de positions « face caméra » à l’extérieur sont encore disponibles pour les télédiffuseurs (voir liste des tarifs).
  4. Les diffuseurs qui pensent avoir besoin de créneaux horaires plus courts pour des interventions face caméra en direct pourront louer des espaces complètement équipés, au prix du marché, par l'intermédiaire d'Eurovision (newsoperations@eurovision.net) ou de l'APTN (bookings@ap.org). 

CONFÉRENCES DE PRESSE

  1. Le secrétaire général de l’OTAN s’adressera à la presse à l’issue de la réunion du Conseil de l'Atlantique Nord au niveau des chefs d’État et de gouvernement.
  2. Des installations seront prévues pour les conférences de presse des pays à l’hôtel The Grove. Les informations relatives aux conférences de presse des pays seront communiquées par les délégations et/ou diffusées sur des écrans de télévision en circuit fermé disposés dans l’ensemble du Centre de presse.

VISAS

  1. Toute personne se rendant au Royaume-Uni doit être en possession d’un passeport en cours de validité et, le cas échéant, d’un visa approprié. Il incombe aux participants d'obtenir un visa en temps utile. Le site internet ci-après contient la liste des pays dont les ressortissants ont besoin d'un visa pour le Royaume-Uni et précise la procédure à suivre pour introduire une demande de visa : https://www.gov.uk/government/organisations/uk-visas-and-immigration

TRANSPORT ET ACCÈS AU SITE DE LA RÉUNION DES DIRIGEANTS DES PAYS DE L'OTAN

  1. Un service de navette sera assuré en continu entre le Bureau d’accréditation des médias et le Centre de presse à partir du 3 décembre à 11h30 et jusqu’au 4 décembre à 23h15.
Bureau d’accréditation des médias (Watford) vers Centre de presse Première navette
Mardi 3 décembre
11h30
Dernière navette
Mercredi 4 décembre
22h45
Centre de presse vers la gare de Watford Junction / Bureau d’accréditation des médias (Watford) Première navette
Mardi 3 décembre
12h30
Dernière navette
Mercredi 4 décembre
23h15
  1. Les représentants des médias devront prendre leurs propres dispositions pour se rendre au Bureau d’accréditation.
  2. Les transports publics les plus proches se trouvent à la gare ferroviaire de Watford Junction. Pour s’y rendre depuis Londres, il faut prendre le train à la gare de Euston (le trajet dure entre 15 et 25 minutes). La gare de Watford est également desservie par le London Overground (RER). Le site se trouve à 10 à 15 minutes de marche de la gare, ou 5 minutes en taxi.
  3. Il existe un parking public, avec paiement par horodateur, dans le centre de Watford, mais il n’est pas très grand et le stationnement se fait selon le principe « premier arrivé, premier servi ».

HÉBERGEMENT ET RESTAURATION

  1. Les représentants des médias devront prendre leurs propres dispositions concernant leur logement. Ils trouveront des informations utiles sur le site https://www.visitlondon.com/
  2. Les représentants des médias pourront se restaurer sur place.

DIPLOMATIE PUBLIQUE

  1. Le 3 décembre aura lieu au centre-ville de Londres une conférence de diplomatie publique sur le thème « L’OTAN en dialogue : innover pour l’Alliance ». Cette conférence est organisée par l’Atlantic Council, GLOBSEC, le King’s College de Londres, la conférence de Munich sur la sécurité et le Royal United Services Institute, en partenariat avec la Division Diplomatie publique de l'OTAN et le gouvernement britannique.
  2. Le secrétaire général de l’OTAN prononcera une allocution d’ouverture à cette conférence.
  3. On trouvera sur le site https://nato-engages.org/ les noms des orateurs dont la présence est confirmée, le programme ainsi que les horaires détaillés de la conférence, qui sera par ailleurs retransmise sur ce même site. 
  4. Les modalités d’accréditation et d’accès des représentants des médias pour la conférence « L’OTAN en dialogue » sont différentes de celles applicables à la réunion des dirigeants des pays de l'OTAN. On trouvera des précisions sur le site https://nato-engages.org/contact/ ou auprès de M. Jack Haines (e-mail : jackh@rusi.org, tél. :+44 20 7747 2620). 

POINTS DE CONTACT

  1. Plusieurs points de contact, dont l'adresse électronique figure ci-après, ont été désignés pour que les nombreuses questions que la réunion des dirigeants ne manquera pas de susciter puissent être traitées rapidement.
    Questions relatives à la presse et demandes d'interview
    • Questions relatives à la presse : moc@hq.nato.int ou +32 2 707 50 41
    • Demandes d'interview du secrétaire général de l'OTAN : moc@hq.nato.int
    • Pour les demandes d'interview de responsables des délégations, on s'adressera aux délégations concernées (une liste de points de contact sera fournie au comptoir d'information du Centre de presse).

    Opérations médias
    • Questions relatives aux pools et à la logistique : natomediaoperations@hq.nato.int
    • Questions relatives aux positions « face caméra », aux véhicules de retransmission par satellite, aux espaces de montage et à la distribution des signaux : ratecard@identitygroup.co.uk
    • Questions relatives aux B-roll et à la diffusion de vidéos : content@natomultimedia.tv

    Coordonnatrice médias pour l'OTAN
    Mme Alina COCA – natomediaoperations@hq.nato.int

    Coordonnateur médias pour le Royaume-Uni
    M. Rory O'BRIEN
    MajorEvents.MediaLogistics@fco.gov.uk

    Accréditation – Questions d'ordre général et presse internationale
    M. Angelo PACIFICO
    NatoAccreditations@hq.nato.int

    Organes de presse britanniques
    Les demandes particulières peuvent être adressées au ministère des Affaires étrangères et du Commonwealth (FCO Newsdesk)
    newsdesk@fco.gov.uk

 

Annexe 1

Nouveau compte

Comment créer un compte sur le portail OTAN d'accréditation de la presse https://my.hq.nato.int/?

  • Cliquez sur « Nouvel utilisateur ».
  • Utilisez une seule adresse électronique par utilisateur. Il est impossible d'inscrire des groupes ou plus d'une personne avec la même adresse électronique.
  • Évitez les caractères spéciaux (accents, etc.) dans les différents champs, et assurez-vous que les noms de votre fichier photo et de vos pièces jointes n'en contiennent pas.
  • Si le portail est bloqué par votre fournisseur d'accès (très probablement à cause d'un pare-feu), il est conseillé de réessayer en utilisant un autre moyen de connexion à internet (4G ou connexion à domicile).
  • Les représentants des médias qui ne sont pas en possession d'un numéro de carte de presse nationale doivent indiquer N/A dans le champ « Numéro de la carte de presse nationale ».
  • Le navigateur Safari n'est pas pris en charge. Veuillez utiliser un autre navigateur (voir également ci-après le paragraphe sur les pièces jointes pour ce qui concerne le système d'exploitation Mac OS X).

Utilisateurs/groupes enregistrés

  • Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser ici
  • Si votre adresse électronique ou votre nom d'utilisateur a changé, envoyez un courriel à NatoAccreditations@hq.nato.int

Comment s'inscrire pour l'événement ?

Une fois que votre compte a été créé :

  1. connectez-vous sur https://my.hq.nato.int/ 1. (en cliquant sur « Utilisateur/groupe enregistré ») ;
  2. 1. cliquez sur « Mettre à jour la liste des événements auxquels vous êtes inscrit » et sélectionnez l'événement ;
  3. joignez les fichiers requis ;
  4. cochez et acceptez les champs ;
  5. soumettez votre demande avant la date limite.

Pour vérifier si vous avez bien soumis votre demande accompagnée des pièces jointes, connectez-vous et cliquez sur « Mettre à jour la liste des événements auxquels vous êtes inscrit ». Si la case de l'événement est cochée, vous êtes inscrit.

Pièces jointes

Pour achever votre inscription, vous devez télécharger deux pièces jointes :

1. Document d'identité : une copie de votre carte d'identité/passeport.

2. Document professionnel :

• es personnes en possession d'une carte de presse en cours de validité (délivrée par un organisme professionnel national reconnu d'un pays de l'OTAN – gouvernement, association ou union professionnelle) doivent en télécharger un exemplaire scanné (au format .pdf) ;

• les personnes qui ne sont pas en possession d'une carte de presse en cours de validité (délivrée par un organisme professionnel national reconnu d'un pays de l'OTAN – gouvernement, association ou union professionnelle) doivent, quelle que soit leur nationalité, télécharger une lettre signée de leur rédaction (au format .pdf).

Les utilisateurs du système d'exploitation Mac OS X n'ont pas toujours la possibilité de télécharger des pièces jointes au format .jpg. Ils sont invités à télécharger les fichiers en .pdf.

Groupes

Il est impossible d'inscrire des groupes sur le portail. Cela étant, dans un souci de simplification et pour éviter les retards qui seraient dus aux demandes introduites tardivement, il est loisible à votre rédaction de rédiger une lettre contenant la liste exhaustive des personnes qu'elle compte envoyer pour couvrir l'événement. La lettre doit indiquer pour chacune de ces personnes le nom de famille (en majuscules), le prénom, la date de naissance et le numéro de la carte d'identité/du passeport.

Chaque personne mentionnée dans cette lettre peut ensuite scanner celle-ci et la télécharger sur son compte au moment de son inscription, et ce avant la date limite.

 

                                                           

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