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Meetings of NATO Ministers of Defence

Brussels, 21-22 October 2021

GENERAL

1. Meetings of the North Atlantic Council (NAC) at the level of Defence Ministers will be held at the NATO Headquarters on Thursday 21 and Friday 22 October 2021. The meetings will be in person and will be chaired by the NATO Secretary General, Jens Stoltenberg.

2. This media advisory marks the opening of online registration for accreditation (see below).

PROGRAMME

3. The meetings will start on Thursday 21 October 2021 in the afternoon and will end on Friday 22 October. A full media programme will be available online closer to the event.

4. The Secretary General’s pre-ministerial press conference will likely take place online on Wednesday 20 October 2021; he is expected to hold press conferences on each day of the Ministerial meetings. A detailed programme will be released at a later date.

5. Information about individual ministers’ media programmes should be sought directly from their national delegation(s). A list of NATO delegation press officers is available from the Press & Media Section (MOC@hq.nato.int).

MEDIA ACCESS

6. In order to comply with COVID-19 safety measures, a limited number of media representatives will be allowed to cover the event in person. NATO will also facilitate remote coverage and interaction during the Secretary General’s press conferences.

7. Media representatives who wish to cover the event need to seek accreditation, even if they have annual accreditation at NATO (detailed procedure outlined below).

8. All accredited media can cover the press conferences of the NATO Secretary General, which can also be followed online. Briefings by national delegation officials may be by invitation only. Open delegation events are announced on CCTV during the ministerial meeting.

POOLS

9. Access to meeting openings and the official portrait is by pool. Pool cards will be given to a small number of videographers and photographers. The pool cards will be distributed on the first floor of the Public Square of NATO HQ. More details about timings will be provided in the media programme. Journalists requesting late accreditation will not be given access to pools.

10. Audiovisual media representatives who wish to cover the opening remarks from inside the Council room may make a written request for a pool card to the e-mail address given at the end of this advisory. No confirmation will be sent.

11. When a media representative accepts a NATO pool position he/she must share immediately all information and material collected while in the pool with any accredited media that request it. The media representative in the pool will share the material at no charge and with no restriction on the use of the material for news purposes.

12. Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the agreement of their employer to all of the conditions on providing pool material listed above.

13. Media organisations that want pooled images should first contact the wire service / photo agency of which they are a member / client. Media representatives and news organisations must identify that it is pooled material every time it is used. Pooled material can only be used for legitimate news purposes and it cannot be sold.

14. NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events for posting to the NATO website; photos can be downloaded from www.nato.int.

ONLINE / BROADCAST

15. The opening remarks of the NAC meetings, as well as the Secretary General’s
press conference(s), will be broadcast live on the internal closed-circuit television system and can be viewed in the press working area as well as online, on the NATO website (www.nato.int).

16. B-roll and press conference videos can be downloaded live via satellite or from the NATO
TV & Radio Unit (see the contact details below). After each event, the videos are available for free download from NATO Multimedia.

ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

MEDIA ACCREDITATION

17. Attendance in person:

a. In order to comply with COVID-19 safety measures, NATO will allow a limited number of media representatives to cover the event in person.

b. All media representatives wishing to cover the meetings in person (including those with an annual accreditation with NATO) will need to register via NATO’s media accreditation platform: https://my.hq.nato.int. Please find instructions on how to log in or create a new profile in Annex 1.

c. The deadline to register and apply for media accreditation for attendance in person is no later than Wednesday 13 October 2021 at 23:59 (Brussels Time).

d. Media representatives are strongly encouraged to apply as soon as possible to allow for sufficient time for processing their requests. For security and COVID-19 reasons, late applications may be rejected.

e. NATO strongly recommends media organisations to plan for a minimal physical presence. It is unlikely that all accreditation requests will be accepted. NATO will confirm the accreditation explicitly by email.

f. Physical access to NATO HQ will be granted only if one of the conditions below is met (as also outlined here):
• Possess a vaccination certificate proving that they are fully vaccinated since 14 days before entering NATO HQ premises;
• Bring a certificate stating post-COVID recovery (not more than 180 days);
• Present a valid PCR test (done within 72 hours).

18. NATO will also facilitate remote coverage/interaction:

a. All public events will be streamed live, and footage will be available live via satellite and recorded via the NATO Multimedia portal.

b. NATO is offering journalists the option to ask questions remotely via Zoom to the NATO Secretary General during his press conferences. Journalists wishing to do so are requested to register by no later Tuesday 12 October 2021 at 23:59 (Brussels Time) via NATO’s accreditation platform: https://my.hq.nato.int. Please find instructions on how to create a profile in Annex 1.

c. Media representatives registered for remote engagement will be contacted separately for technical details. While every effort will be made to accommodate as many questions as possible, time limitations might not allow all questions to be asked.

19. Media representatives who have successfully been accredited will receive confirmation by email. Media representatives are encouraged to bring a printout of the confirmation email when collecting their badge.

20. Requests entered after the deadline are considered late, and may be unsuccessful. In accordance with NATO media accreditation procedures, NATO reserves the right to deny or withdraw accreditation of media representatives from media organisations who abuse their privileges, put the accreditation to improper use or act in a way not consistent with the principles of the organisation. Late applications will not be taken into consideration for pool access.

21. Media passes must be collected in person upon presentation of an ID card or passport and a valid national press pass (or accreditation letter from a recognised media organisation) at the Main Entrance, NATO Headquarters, Boulevard Leopold III 1110.

22. Passes must be visible at all times. Security personnel may ask to see another
form of ID. Media representatives are advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks. Security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site.
 

MEDIA FACILITIES

23. Television and Radio editing spaces will be allocated on a first-come, first-served basis, upon request by email to the NATO TV & Radio Unit (see contact details below).

24. NATO also makes available one TV and one radio studio when they are not in use by senior NATO officials. These facilities are usually booked via delegations’ press officers wishing to accept interview requests from media organisations.

25. A press area with working spaces will be set up on the first floor of the public square area. Electricity sockets, Wi-Fi internet, and telephones will be available. In addition, the permanent filing centre is also available on the first floor of the Public Square, facing the Agora.

26. Working spaces cannot be booked in advance but are available on a first-come, first-served basis.

OPENING HOURS

PARKING

27. Media representatives will not be allowed to park their vehicles inside the NATO compound. They may park in the Visitors’ car park of the NATO HQ, or in the car park directly across the Main Entrance, at the Z entrance parking of the former NATO HQ. Uplink vans may park in a special section of the car park upon request to the NATO TV & Radio Unit.

CONTACT POINTS

Réunion des ministres de la Défense des pays de l'OTAN

Bruxelles, 21-22 octobre 2021

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord (Conseil) se réunira au niveau des ministres de la Défense les jeudi 21 et vendredi 22 octobre 2021 au siège de l'OTAN. Les réunions, qui se tiendront en présentiel, seront présidées par le secrétaire général de l'Organisation, M. Jens Stoltenberg.

2. L’ouverture du site web d’accréditation (voir ci-après) est dès à présent effective.

PROGRAMME

3. Les séances débuteront le jeudi 21 octobre 2021 dans l’après-midi et s’achèveront le vendredi 22 octobre. Le programme de presse complet sera mis en ligne.

4. La conférence de presse préministérielle du secrétaire général se tiendra vraisemblablement en ligne le mercredi 20 octobre 2021 ; des précisions seront communiquées ultérieurement.

5. Les demandes d’information relatives aux rencontres individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN peut être obtenue à la Section Presse & Médias (MOC@hq.nato.int).

ACCÈS DES REPRÉSENTANTS DES MÉDIAS

6. Du fait des mesures COVID mises en place, le nombre de représentants des médias admis sur le site de l’OTAN pour suivre l’événement sera limité. Les représentants pourront suivre la conférence de presse du secrétaire général et interagir avec lui en ligne.

7. Les représentants des médias qui souhaitent couvrir l’événement doivent demander une accréditation, même ceux qui ont déjà une accréditation OTAN annuelle (voir procédure ci-après).

8. Tous les titulaires d’une accréditation peuvent couvrir les conférences de presse du secrétaire général, qui peuvent aussi être suivies en ligne. Les exposés des responsables des délégations pourraient n’être accessibles que sur invitation. Les activités auxquelles les délégations donneront libre accès seront annoncées sur le système de télévision en circuit fermé.

POOLS

9. Un petit nombre de vidéastes et de photographes pourront assister aux séances d'ouverture des réunions et à la photo officielle. Des cartes de pool leur seront remises à cet effet au premier étage de la Place publique. Les horaires seront précisés dans le programme destiné aux médias. Les personnes qui introduiraient une demande d’accréditation hors délai n’auront pas accès aux pools.

10. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent assister aux observations liminaires depuis l'intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande d’octroi d’une carte de pool OTAN à l'adresse électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.

11. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d’un pool OTAN, il s’engage à partager immédiatement toutes les informations recueillies et/ou tous les documents obtenus dans le cadre de ce pool avec tout autre média accrédité qui en ferait la demande. Il partagera gratuitement ces éléments avec d’autres journalistes, sans aucune restriction concernant leur utilisation, dans un but légitime d’information.

12. Les représentants des médias ne peuvent accepter l’accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord de leur employeur sur toutes les conditions susmentionnées relatives à la communication des documents obtenus dans le cadre du pool.

13. Les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – doivent identifier les documents partagés comme étant issus d'un pool à chaque fois qu’ils les utilisent. Les documents issus de pools peuvent être utilisés uniquement dans un but légitime d’information et ne peuvent en aucun cas être vendus.

14. Les photographes et les vidéastes de l’OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de toutes les activités ouvertes aux médias, pour publication sur le site web de l’OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

RETRANSMISSION

15. Les déclarations qui seront faites au début des réunions du Conseil ainsi que la ou les conférences de presse du secrétaire général seront retransmises en direct dans la zone de travail de la presse, par le système de télévision en circuit fermé, ainsi que sur le site web de l’Organisation (www.nato.int).

16. Les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenues en direct par liaison satellite ou auprès de l'Unité Télévision et radio de l'OTAN (voir coordonnées ci après). Les vidéos pourront par la suite être téléchargées gratuitement sur la bibliothèque multimédia de l’OTAN.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

ACCRÉDITATION DES MÉDIAS

17. Présence sur place :

a. Du fait des mesures COVID mises en place, le nombre de représentants des médias admis sur le site de l’OTAN pour couvrir l’événement sera limité.

b. Tous les représentants des médias souhaitant couvrir les réunions sur place (y compris les titulaires d’une accréditation OTAN) devront s’inscrire sur la plateforme d’accréditation à l’adresse : https://my.hq.nato.int. Les instructions à suivre pour se connecter ou créer un compte figurent à l’annexe 1.

c. Les représentants des médias ont jusqu’au mercredi 13 octobre 2021 à 23h59 (heure de Bruxelles) au plus tard pour s’inscrire et demander l’accréditation.

d. Il leur est vivement conseillé d’introduire leur demande le plus tôt possible, le traitement des dossiers prenant un certain temps. Pour des raisons de sécurité et des raisons sanitaires (COVID-19), les demandes soumises hors délai pourront être rejetées.

e. L’OTAN recommande vivement aux médias d’envoyer un nombre minimal de représentants sur place. Il est peu probable que toutes les demandes d’accréditation soient acceptées. L’OTAN confirmera expressément par courriel celles qui le seront.

f. Les représentants des médias ne pourront entrer sur le site de l’OTAN que sur présentation de l’un des documents suivants (conditions d’accès également détaillées ici) :
• un certificat de vaccination attestant qu’ils sont entièrement vaccinés contre la COVID-19 depuis au moins 14 jours ;
• un certificat de rétablissement indiquant qu’ils se sont rétablis de la COVID 19 (datant de maximum 180 jours) ;
• un certificat de test PCR négatif à la COVID-19 (datant de maximum 72 heures).

18. L’OTAN facilitera en outre les reportages et les échanges à distance :

a. Toutes les activités ouvertes aux médias seront retransmises en direct par satellite et enregistrées sur le portail multimédia de l’OTAN.

b. L’Organisation donne aux journalistes la possibilité de poser des questions à distance (via Zoom) au secrétaire général pendant ses conférences de presse. Les journalistes qui souhaitent profiter de cette possibilité ont jusqu’au mardi 12 octobre 2021 à 23h59 (heure de Bruxelles) au plus tard pour s’inscrire sur la plateforme d’accréditation à l’adresse https://my.hq.nato.int. Les instructions à suivre pour créer un profil figurent à l’annexe 1.

c. Les représentants des médias inscrits pour intervenir à distance recevront un courrier séparé avec les détails techniques nécessaires. Tout sera fait pour répondre au plus grand nombre possible de questions, en fonction du temps disponible.

19. Les représentants des médias qui auront obtenu l'accréditation recevront une confirmation par courriel. Ils sont invités à apporter une version imprimée de ce courriel lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer.

20. Les demandes reçues après l’échéance seront considérées comme ayant été soumises hors délai et pourront ainsi être refusées. Conformément à ses procédures d’accréditation, l’OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l'accès aux pools.

21. Les représentants des médias devront retirer en personne leur laissez-passer de presse et, lors du retrait, présenter leur carte d’identité ou leur passeport ainsi qu’une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d’accréditation d’un média reconnu), à l’entrée principale du siège de l'OTAN (boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles).

22. Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d’identité. Les représentants des médias sont invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité. Le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site.

INSTALLATIONS MÉDIAS

23. Des espaces destinés aux travaux de montage radio et télévision seront mis à disposition. Ils seront attribués suivant l’ordre d’arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après).

24. L'OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio pour autant que ces installations ne soient pas utilisées par des hauts responsables de l'Organisation. La réservation des studios se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d’interview.

25. Une zone de presse avec postes de travail sera installée au premier étage de la Place publique. Des prises électriques, une connexion wifi et des téléphones y seront mis à disposition. Par ailleurs, une zone de travail est accessible en permanence à ce même étage, face à l'Agora.

26. Les postes de travail susmentionnés ne peuvent pas être réservés à l'avance et seront attribués suivant l’ordre d’arrivée des journalistes.

HEURES D'OUVERTURE

STATIONNEMENT

27. Les représentants des médias ne seront pas autorisés à stationner à l’intérieur du site de l’OTAN. Ils pourront en revanche utiliser le parking Visiteurs du nouveau siège, ou celui situé juste en face de l’entrée principale, à l’entrée Z de l’ancien siège. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront, sur demande à adresser à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN, stationner sur une zone spécifique du parking.

 
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