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NATO Summit

Madrid, Spain – 28, 29 and 30 June 2022

GENERAL

1. Spain will host a NATO Summit in Madrid on 28, 29 and 30 June 2022.
2. The meetings will be chaired by the NATO Secretary General, and will take place at RECINTO FERIAL IFEMA MADRID, at Avenida del Partenón 5, 28042 Madrid (Spain).
3. An International Media Centre will be located on site and will be open from the 27 to 30 June 2022 for accredited media.
4. All updates will be posted on the NATO website: www.nato.int. Updates will also be posted on twitter @NATOPress and @NATO.

MEDIA PROGRAMME

5. The media programme will be available online in mid-June.
6. All summit media events will be transmitted live by the Summit Host Broadcaster to the media centre, online and via satellite.
7. Bilateral events between delegations are not a part of the official Summit programme. Details of these bilateral events should be sought from the delegations concerned.

MEDIA ACCREDITATION

8. Media representatives wishing to cover the Summit in person (including those with an accreditation with NATO) will need to register via NATO’s media accreditation platform: https://my.hq.nato.int. Please find instructions on how to log in or create a new profile in Annex 1.
9. The deadline to register and apply for media accreditation is no later than Monday 20 June 2022 at 23:59 (CET - Brussels time).
10. Media representatives need to apply as soon as possible to allow for sufficient time for processing their requests. For security reasons, late applications are unlikely to be successful.
11. NATO will confirm the accreditation by email explicitly in late June, using the email that was used to register, together with details about how media representatives can pick up their accreditation.
12. Due to space limitations, NATO strongly recommends media organisations to limit their physical presence on site.
13. Media representatives who want to cover the event will be required to comply with the COVID-related measures in force at the time of the event. Information on the exact procedure and timeline will be available later.

MEDIA ACCREDITATION OFFICE

14. A NATO Summit Accreditation Office will operate at a separate location. Its address will be communicated closer to the event. The Accreditation Office will be the only point of entry and exit for the NATO Summit Media Centre.
15. A media pass for the NATO Madrid Summit 2022 will be provided in person to accredited media at the Media Accreditation Office upon presentation of a valid national identification document (Passport or ID-card) and a valid national press card (or accreditation letter from a recognised media organisation). Passes must be visible at all times. Security personnel may ask to see another form of ID. Please arrive early to clear security checks. Security personnel will examine and may test equipment and personnel effects.
16. In accordance with NATO media accreditation procedures, NATO reserves the right to deny or withdraw accreditation of media representatives from media organisations who abuse their privileges, put the accreditation to improper use, or act in a way not consistent with the principles of the organisation.

INTERNATIONAL MEDIA CENTRE

17. The international media centre will be accessible from 27 to 30 June 2022; on the 27 broadcasters can bring in bulky broadcast equipment by appointment; please email OTAN2022mediaaccreditationinfo@presidencia.gob.es. See below the opening hours table for details.
18. The media centre will include a general filing area and a broadcast area including a limited number of television and radio editing booths.
19. A number of outdoor stand-up positions and indoor stand-up positions will also be available. 
20. There will be a briefing space for delegation press conferences, catering area, and parking for satellite trucks.
21. Wi-Fi will be available throughout the media centre, and stand up locations. Wired internet will also be available in the media centre and at the stand up positions.
22. More details will be provided to accredited journalists at a later stage.

POOLS

23. Visual journalists will be able to cover the main summit events based on a pool system. More details about pool opportunities will be provided closer to the event.
24. Journalists accepting a NATO pool position must share immediately all information and material collected while in the pool with any accredited media that request it, at no charge and with no restriction on the use of the material for news purposes. Media organisations that want pooled images should first contact the wire service / photo agency of which they are a client. Media representatives and news organisations must identify that it is pooled material every time it is used. Pooled material can only be used for legitimate news purposes and it cannot be sold.

BROADCASTING

25. All media events will be streamed live, and footage will be available live via satellite and recorded via the NATO Multimedia portal.
26. The national Spanish Television (TVE) will act as Host TV and OVERON will act as a Host Broadcaster for the NATO Summit. The Host Broadcaster will deliver a single high quality HD/SDI signal (1080i50 audio embedded) live to the media centre for all Summit media events, free of charge.
27. The feed will be available without added graphics or text inserts. The live programme signal will also be aired on closed circuit television screens throughout the media centre and Summit site, via the NATO website, and via satellite. The host broadcaster will ensure the distribution of the signal in the International Media Centre and via Satellite.
28. NATO HQ will also archive and distribute broadcast-quality B-roll from the event. Contact: content@natomultimedia.tv.
29. The Media Centre will include a limited number of bookable editing booths for television and radio. Requests for booking should be addressed to OTAN2022@overon.es  before 20 June 2022. \
30. The following complimentary amenities will be available:
    • Desks;
    • Light, electricity (230v on 2-pin distribution boards), lockable door;
    • Wi-Fi and cabled internet;
    • TV screens; 
    • Video feed (BNC termination) of live programme signal. The format of the programme signal will be as origin, HD1080/50i with embedded audio and translation channels.
      (This will be provided by the host broadcaster as follows: 4 BNC termination outputs with the 4 HOST signals, there will be also a multi-view screen with the 4 feeds).
31. A number of stand-up positions near the International Media Centre and indoor positions with a view on the general filing area will be available.
32. Broadcasters who plan for continuous live coverage can book a dedicated position equipped with power, lights, internet connectivity and covered in case of inclement weather. Bookings can be made at OTAN2022@overon.es not later than 20 June 2022.
33. Broadcasters who expect to require shorter time slots for live or recorded pieces to camera can book fully equipped live positions at commercial rates via the host broadcaster or other third parties (e.g. Eurovision, APTV, etc.)   
34. A fully equipped TV studio wired for live transmission is also available. Booking requests can be sent at broadcastoperations@hq.nato.int.
35. Broadcasters can bring in bulky broadcast equipment by appointment only on 27 June. Broadcasters who need to park satellite vehicles will be given access to the open-sky car park at the international media centre located approximately 150 meters from the stand-up positions. Prior notice of arrival and space needs must sent to OTAN2022mediaaccreditationinfo@presidencia.gob.es by 20 June 2022
36. Satellite vans will have access to electrical power and wired internet. TV teams should bring their own electricity cables to connect themselves to the electric network. The primary feed will be available at this location.
37. The editing spaces are not cabled to the satellite van parking lot. Own cabling to the satellite vans is possible under conditions.
38. More details regarding SNG access and cabling schedule will follow.

OPENING HOURS OF THE SUMMIT MEDIA ACCREDITATION OFFICE AND INTERNATIONAL MEDIA CENTRE

39. The Accreditation Office and the International Media Centre will be open as follows (exact timings will be communicated in June):

TRAVELLING TO SPAIN FOR THE NATO SUMMIT - COVID-19 LIMITATIONS, VISAS

40. Journalists who need a visa to enter Spain will be responsible for making their own arrangements. Those media representatives are advised to request accreditation and to apply for a visa in parallel, and in good time. More information is available on the webpage of the Spanish Ministry of Foreign Affairs, here: http://www.exteriores.gob.es/Portal/en/ServiciosAlCiudadano/InformacionParaExtranjeros/Paginas/Inicio.aspx
41. Media representatives traveling to Spain to cover the NATO summit are expected to comply with the COVID-19 rules in force in Spain at that particular time. More information about the measures in place can be found at https://www.sanidad.gob.es/en/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov/spthRequisitosEntradaEspana/home.htm

CONTACT INFORMATION

42. Please send your enquiry to the appropriate email address, based on the topic of your question.

• Accreditation for international media: natoaccreditations@hq.nato.int
• Accreditation for Spanish media: OTAN2022mediaaccreditationinfo@presidencia.gob.es

• General logistics, pool access: Summitmediaoperations@hq.nato.int
• Bookings TV/Radio edit booths: OTAN2022@overon.es
• Bookings stand ups: OTAN2022@overon.es   
• Satellite vans & equipment: OTAN2022@overon.es
• TV Studio: broadcastoperations@hq.nato.int
• B-roll and video distribution: content@natomultimedia.tv

NATO Summit Media Coordination
Ms Alina COCA – Summitmediaoperations@hq.nato.int

Spanish Media Coordination
Mr Julio M. Fenoy Muñoz – OTAN2022media@presidencia.gob.es

Media queries and / or requests for interviews:

NATO Press and Media Service – press@hq.nato.int
Spain / Presidencia del Gobierno – OTAN2022interviews@presidencia.gob.es

Sommet de l'OTAN

Madrid (Espagne) – 28, 29 et 30 juin 2022

INFORMATIONS GÉNÉRALES

1. L’Espagne accueillera un sommet de l'OTAN, à Madrid, les 28, 29 et 30 juin 2022.
2. Les réunions, présidées par le secrétaire général de l’Organisation, se tiendront au RECINTO FERIAL IFEMA MADRID (Avenida del Partenón 5, 28042 Madrid - Espagne).
3. Un centre de presse sera installé sur place pour les médias accrédités ; il sera ouvert du 27 au 30 juin 2022.
4. Toutes les informations utiles seront publiées sur le site www.nato.int ainsi que sur les comptes Twitter @NATOPress et @NATO.

PROGRAMME POUR LES MÉDIAS

5. Le programme sera mis en ligne à la mi-juin.
6. Tous les événements ouverts aux médias dans le cadre du sommet seront retransmis en direct au Centre de presse, en ligne et par satellite par l’organisme de diffusion hôte.
7. Les bilatérales entre délégations ne font pas partie du programme officiel du sommet. Les demandes d’information relatives à ces activités seront à adresser directement aux délégations concernées.

ACCRÉDITATION DES MÉDIAS

8. Les représentants des médias souhaitant couvrir le sommet sur place (y compris ceux qui sont titulaires d’une accréditation OTAN) devront s’inscrire sur la plateforme d’accréditation des médias de l’OTAN à l’adresse https://my.hq.nato.int. Ils trouveront à l’annexe 1 les instructions à suivre pour se connecter ou créer un compte.
9. Les demandes d’inscription et d’accréditation devront être introduites pour le lundi 20 juin 2022 à 23h59 (heure de Bruxelles) au plus tard.
10. Les représentants des médias sont priés d’introduire leur demande le plus tôt possible, le traitement des dossiers prenant un certain temps. Pour des raisons de sécurité, les demandes introduites hors délai ne seront en principe pas prises en compte.
11. L’OTAN enverra aux intéressés un courriel de confirmation de leur accréditation à la fin du mois de juin, à l’adresse électronique utilisée pour l’inscription. Elle indiquera dans ce courriel de quelle manière ils pourront prendre possession de leur accréditation.
12. L’espace disponible étant limité, l’OTAN recommande vivement aux agences de presse de limiter le nombre de représentants envoyés sur place.
13. Les représentants qui souhaitent couvrir l’événement seront tenus de se conformer aux mesures COVID qui seront alors en vigueur. Des informations sur la procédure et les délais à respecter seront communiquées ultérieurement.

BUREAU D'ACCRÉDITATION DES MÉDIAS

14. Un bureau d'accréditation pour le sommet de l’OTAN à Madrid sera installé à un autre endroit, dont l’adresse sera communiquée à l’approche de l’événement. Il faudra impérativement passer par le Bureau d’accréditation pour avoir accès au Centre de presse du sommet.
15. Les représentants des médias accrédités pour ce sommet se verront remettre au Bureau d'accréditation un laissez-passer de presse spécifique sur présentation d’une pièce d’identité nationale en cours de validité (passeport ou carte d’identité) et d’une carte de presse nationale en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu). Le laissez‑passer de presse devra être porté en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une autre preuve d’identité. Il est conseillé d’arriver suffisamment à l’avance, en prévision des contrôles de sécurité. Le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site.
16. Conformément à ses procédures d’accréditation, l’OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation.

CENTRE DE PRESSE

17. Le Centre de presse sera ouvert du 27 au 30 juin 2022. Les diffuseurs pourront apporter leurs équipements de diffusion encombrants le 27 juin. Ils devront avoir pris rendez-vous par courriel à OTAN2022mediaaccreditationinfo@presidencia.gob.es. Voir horaires dans le tableau ci-dessous.
18. Le Centre de presse comprendra une zone de travail et une zone de diffusion avec un certain nombre de cabines de montage pour la télévision et la radio.
19. Plusieurs emplacements « face caméra » en extérieur et en intérieur seront également prévus.
20. Il y aura un espace pour les conférences de presse des délégations, une zone de restauration et une zone de stationnement pour les camions de retransmission par satellite.
21. Le wifi sera disponible dans tout le Centre de presse et aux emplacements « face caméra ». Une connexion internet câblée sera également mise à disposition au Centre de presse et aux emplacements « face caméra ».
22. Les représentants accrédités recevront des précisions à ce sujet ultérieurement.

POOLS

23. Les représentants des médias visuels auront la possibilité de couvrir les principaux événements du sommet dans le cadre de pools. Des précisions seront communiquées au sujet des pools à l’approche du sommet.
24. Les représentants qui acceptent une place au sein d’un pool OTAN doivent partager immédiatement avec les autres représentants des médias accrédités qui en feraient la demande toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool, et ce gratuitement et sans restriction concernant leur utilisation dans un but d’information. Les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont clients. Les représentants des médias et les agences de presse qui acceptent des documents d’un pool doivent les identifier comme tels lors de toute utilisation. Les documents de pools ne peuvent être utilisés que dans un but légitime d’information et ne peuvent pas être vendus.

DIFFUSION

25. Tous les événements ouverts aux médias seront diffusés en direct, et les images seront retransmises en direct par satellite et enregistrées sur le portail multimédia de l’OTAN.
26. La télévision hôte sera TVE (télévision nationale espagnole), tandis l’organisme de diffusion hôte sera OVERON. L’organisme de diffusion hôte assurera gratuitement et en direct des transmissions HD/SDI de haute qualité (signal unique, canal audio 1080/50i intégré) vers le Centre de presse pour tous les événements ouverts aux médias qui se tiendront dans le cadre du sommet.
27. Les séquences ne comporteront ni graphique, ni texte. Les images en direct seront également retransmises sur les écrans du système de télévision en circuit fermé dans l'ensemble du Centre de presse et sur le site où se tiendra le sommet, sur le site web de l'OTAN et par satellite. L’organisme de diffusion hôte veillera à retransmettre les images dans le Centre de presse et par satellite.
28. Le siège de l'OTAN archivera et distribuera des B-roll de qualité professionnelle sur le sommet. Contact : content@natomultimedia.tv.
29. Le Centre de presse comprendra un nombre limité de cabines de montage pour la télévision et la radio, disponibles sur réservation. Les demandes de réservation doivent parvenir à l’adresse OTAN2022@overon.es avant le 20 juin 2022.
30. Les cabines seront équipées comme suit :
    • tables ;
    • lampe, prises électriques (blocs de distribution 230 V à 2 broches), porte verrouillable ;
    • accès internet par wifi et par câble ;
    • écrans de télévision ;
    • liaison vidéo (sur connecteur BNC) alimentée par le signal transmis en direct. Le format du signal principal sera celui d’origine, HD1080/50i avec canaux audio et interprétation intégrés.
      (L’organisme de diffusion hôte fournira 4 sorties pour les connecteurs BNC avec les 4 signaux hôtes, ainsi qu’un écran multivue avec les 4 liaisons).
31. Plusieurs emplacements « face caméra » à proximité du Centre de presse et en intérieur avec vue sur la zone de travail seront aménagés.
32. Les diffuseurs qui prévoient d’assurer une couverture en direct continue peuvent réserver un espace exclusif équipé d’une alimentation en électricité, d'un éclairage et d'une connexion internet et doté d'un abri contre le mauvais temps. Les demandes de réservation devront parvenir à l'adresse OTAN2022@overon.es pour le 20 juin 2022.
33. Les diffuseurs qui pensent avoir besoin de créneaux horaires plus courts pour des interventions « face caméra » en direct ou enregistrées pourront louer des espaces complètement équipés, au prix du marché, par l'intermédiaire de l’organisme de diffusion hôte ou d’un autre tiers (Eurovision, APTV, etc.).
34. Un studio de télévision entièrement équipé, avec câblage pour transmission en direct, sera également aménagé. Les demandes de réservation seront adressées à broadcastoperations@hq.nato.int.
35. Les diffuseurs ne pourront apporter leurs équipements de diffusion encombrants que le 27 juin, et sur rendez-vous uniquement. Les véhicules de retransmission par satellite pourront se garer dans la zone de stationnement à ciel ouvert du Centre de presse, située à environ 150 mètres des emplacements « face caméra ». Leur heure d'arrivée et leurs besoins en espace devront être communiqués à l'adresse OTAN2022mediaaccreditationinfo@presidencia.gob.es pour le 20 juin 2022.
36. Les camions satellite auront accès au réseau électrique et à l’internet filaire. Les équipes de télévision devront utiliser leurs propres câbles pour se raccorder à l’alimentation électrique. Le signal sera disponible à cet endroit.
37. Le câblage entre les espaces de montage et la zone de stationnement des camions satellite ne sera pas fourni. Les diffuseurs pourront tirer leurs propres câbles jusqu'aux camions satellite, moyennant le respect de certaines conditions.
38. Plus d’informations sur les camions satellite et le câblage seront communiquées en temps utile.

HORAIRES DU BUREAU D'ACCRÉDITATION ET DU CENTRE DE PRESSE

39. Le Bureau d'accréditation et le Centre de presse seront ouverts durant les plages horaires suivantes (les heures précises seront communiquées en juin) :

RÈGLES APPLICABLES EN ESPAGNE – RESTRICTIONS LIÉES À LA COVID-19 ET VISAS

40. Les représentants des médias qui ont besoin d’un visa pour se rendre en Espagne devront se charger eux-mêmes de l’obtenir. Il leur est conseillé de demander leur accréditation et leur visa en même temps et suffisamment à l’avance. Ils trouveront davantage d'informations à ce sujet sur le site web du ministère espagnol des Affaires étrangères : http://www.exteriores.gob.es/Portal/en/ServiciosAlCiudadano/InformacionParaExtranjeros/Paginas/Inicio.aspx
41. Les représentants des médias qui se rendent en Espagne pour couvrir le sommet de l’OTAN seront tenus de respecter les règles qui seront alors en vigueur dans ce pays dans le contexte de la COVID-19. Ils trouveront de plus amples informations sur les règles en vigueur sur le site https://www.sanidad.gob.es/en/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov/spthRequisitosEntradaEspana/home.htm

POINTS DE CONTACT

42. Les points de contact diffèrent selon la nature de la demande. On les trouvera ci-dessous :

• Accréditation des médias étrangers :                                 natoaccreditations@hq.nato.int
• Accréditation des médias espagnols : OTAN2022mediaaccreditationinfo@presidencia.gob.es
• Logistique générale et accès aux pools :                 Summitmediaoperations@hq.nato.int
• Réservation cabines de montage télévision/radio :                       OTAN2022@overon.es
• Réservation emplacements « face caméra » :                              OTAN2022@overon.es
• Camions et équipement satellite :                                                  OTAN2022@overon.es
• Studio de télévision :                                                broadcastoperations@hq.nato.int
• B-roll et diffusion de vidéos :                                                    content@natomultimedia.tv

Coordination des médias pour les sommets de l’OTAN
Mme Alina COCA – Summitmediaoperations@hq.nato.int

Coordination des médias espagnols
M. Julio M. Fenoy Muñoz – OTAN2022media@presidencia.gob.es

Demandes de renseignements et/ou demandes d’interview :

Section Presse et médias de l’OTAN – press@hq.nato.int
Espagne / Presidencia del Gobierno – OTAN2022interviews@presidencia.gob.es