• Informal meeting of NATO Ministers of Foreign Affairs in Oslo, Norway

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Press Release

5 April 2023
 

Informal meeting of NATO Ministers of Foreign Affairs in Oslo, Norway

GENERAL

  1. An informal meeting of the North Atlantic Council (NAC) at the level of Ministers of Foreign Affairs will be held in Oslo, Norway, on 31 May-01 June 2023. The meeting will be chaired by the NATO Secretary General, Jens Stoltenberg.
  2. This media advisory marks the opening of online registration for accreditation.

VENUE

  1. The ministerial meeting will take place at the Oslo City Hall, RÃ¥dhusplassen 1, 0037 Oslo. The media centre will be located nearby, in a temporary construction, at RÃ¥dhusbrygge 1. This is also where the media accreditation office will be located. The doorstep location, as well as outdoor stand-up positions, will be conveniently located at and near the City Hall. Press conferences will take place nearby, at the National Museum, entrance at Dronning Mauds gate 2, 0250, Oslo.
  2. These locations are reachable by public transport. Please note no parking facilities will be availble to the media, except for satellite vans.

MEDIA ACCREDITATION 

  1. Media representatives who wish to cover this meeting need to seek accreditation. To do that, please register via NATO’s media accreditation platform: https://my.hq.nato.int.
  2. The deadline for accreditation is midday on Friday 05 May 2023.
  3. Please apply for accreditation as soon as possible, to allow sufficient time for processing your request.
  4. Due to space restrictions, there may be limitations on the number of media representatives allowed to cover the event.
  5. Media representatives whose accreditation request is successful will receive confirmation by email. Please bring a printout of the confirmation email when collecting your badge in Oslo.
  6. Accreditation requests submitted after the deadline may be unsuccessful. In accordance with NATO media accreditation procedures, NATO reserves the right to deny or withdraw accreditation of media representatives who put the accreditation to improper use.
  7. Media passes must be collected in person from the Accreditation Office, upon presentation of the same ID document used to register for the event.
  8. The Accreditation Office will be located at the Media Centre, at RÃ¥dhusbrygge 1. Opening hours will be communicated to accredited media at a later stage.
  9. Media passes must be visible at all times. Please arrive early to clear security checks. Security personnel will examine and may test equipment and personal effects on site.

PROGRAMME

  1. The full schedule of the meeting will be available at a later stage.
  2. Information about individual ministers’ media programmes should be sought directly from their national delegation(s). Please contact the NATO Press Office to obtain the list of national press officers.

BROADCAST

  1. A host broadcaster will serve the media for all public components of the meeting.
  2. Those will be broadcast in the Media Centre and on the NATO website.
  3. Live satellite feeds of the main media events, such as the press conferences of the NATO Secretary General, will be provided by the host broadcaster free of charge without encryption or downlink charges. The video and audio may be used only for appropriate news and public affairs purposes.
  4. After each event, the videos are available for free download from NATO Multimedia.

POOLS

  1. Access to certain events during the ministerial meeting will be open only for small media pools, by invitation only.
  2. When a media representative accepts a NATO pool position they must share immediately all information and material collected while in the pool with any accredited media that request it. The media representative in the pool will share the material at no charge and with no restriction on the use of the material for news purposes. Media representatives can only accept the pool accreditation if they have the agreement of their employer to all of the conditions on providing pool material listed above.
  3. Media organisations that want pooled images should first contact the wire service / photo agency of which they are a member / client. Media representatives and news organisations must identify that it is pooled material every time it is used. Pooled material can only be used for legitimate news purposes and it cannot be sold.
  4. Photos of all the media events, taken by host photographers, will be posted on the NATO website.

MEDIA FACILITIES

  1. The Media Centre will include:
  1. A filing centre (including TV/radio editing area), with electricity (230V), access to video and audio feeds, cabled and Wi-Fi internet. Working spaces cannot be booked in advance;
  2. Information Desk;
  3. An area for indoor stand-ups and media huddles;
  4. Internal Television Circuit for live and recorded broadcasts, information about the programme, press conferences schedules and other information;
  5. Outdoor stand-up areas;
  6. Catering.

Press conferences will take place nearby, at the National Museum, entrance at Dronning Mauds gate 2, 0250, Oslo.

ACCOMMODATION, TRANSPORT, TRAVEL

  1. Media should make their own arrangements.
  2. There are a number of hotels close to the venue. A discounted rate is given at the Thon hotels in central Oslo between 27/5-3/6 following this link: https://thonhotels.com/?firma=thc1106 (search “Oslo” and view the map to choose a suitable hotel)

CONTACT POINTS

Overall Coordination
Ms Irina Novakova – NATO Media Coordinator, NATO
Telephone: +32 (0)2 707 1003
natomediaoperations[at]hq.nato.int

Ms Iselin Hebbert Haukaas - Media Coordinator, Norwegian Ministry of Foreign Affairs
Telephone: +47 95 89 81 69
iselin.hebbert.haukaas[at]mfa.no

Accreditation
Ms Louise Reid
Telephone: +32 (0)  2 707 1008
NatoAccreditations[at]hq.nato.int

Broadcast arrangements
Mr Bart Vandendorpe
Telephone: +32(0)2707 3578
Vandendorpe.Bart[at]hq.nato.int

Host broadcaster
broadcast.nato[at]gyro.no

NATO  Video on demand
www.natomultimedia.tv
Telephone: +32 (0)2 707 12 27
content[at]natomultimedia.tv

Réunion informelle des ministres des Affaires étrangères des pays de l'OTAN - Oslo (Norvège)

GÉNÉRALITÉS

  1. Le Conseil de l’Atlantique Nord tiendra une réunion informelle au niveau des ministres des Affaires étrangères les 31 mai et 1er juin 2023 à Oslo (Norvège). La réunion sera présidée par le secrétaire général de l’OTAN, Jens Stoltenberg.
  2. L’ouverture du site web d’accréditation presse est dès à présent effective.

LIEU

  1. La réunion se tiendra à l’hôtel de ville d’Oslo (RÃ¥dhusplassen 1, 0037 Oslo). Le Centre de presse sera installé à proximité (dans une construction temporaire située à RÃ¥dhusbrygge 1). Le Bureau d'accréditation des médias sera installé au même endroit. Le lieu des points de presse informels et les emplacements extérieurs pour interventions « face caméra Â» seront idéalement situés à l’hôtel de ville et à proximité. Les conférences de presse se tiendront à proximité, au Musée national (entrée : Dronning Mauds gate 2, 0250, Oslo).
  2. Ces lieux sont desservis par les transports en commun. On voudra bien noter qu’il n’y aura pas d’installations de stationnement pour les médias, à l’exception des camions‑satellite.

ACCRÉDITATION DES MÉDIAS

  1. Les représentants des médias qui souhaitent couvrir cette réunion ont besoin d’une accréditation, et doivent pour cela introduire une demande sur le portail https://my.hq.nato.int.
  2. La date limite de dépôt des demandes d’accréditation est fixée au vendredi 5 mai 2023 à midi.
  3. Il est conseillé d’introduire la demande le plus tôt possible, le traitement des dossiers prenant un certain temps.
  4. En raison de contraintes d'espace, le nombre de représentants des médias admis pour couvrir l’événement sur place pourrait être limité.
  5. Les représentants des médias qui auront obtenu l'accréditation recevront une confirmation par courriel. Ils sont invités à se munir d’une version imprimée de ce courriel lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer à Oslo.
  6. Les demandes d’inscription reçues après cette date pourraient ne pas être acceptées. Conformément à ses procédures d’accréditation des médias, l’OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui font un usage inapproprié de leur accréditation.
  7. Les laissez-passer de presse devront être retirés en personne au Bureau d’accréditation, sur présentation du même document d’identité que celui utilisé pour l’inscription à l’événement.
  8. Le Bureau d'accréditation se trouvera au Centre de presse (RÃ¥dhusbrygge 1). Les horaires d’ouverture seront communiqués ultérieurement aux représentants accrédités.
  9. Les laissez-passer de presse devront être portés en permanence de manière visible, Il est conseillé d’arriver suffisamment à l’avance, en prévision des contrôles de sécurité. Le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site.

PROGRAMME

  1. Le programme complet de la réunion sera disponible à une date ultérieure.
  2. Les demandes d’information relatives aux rencontres individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées. On voudra bien contacter le Service Presse de l'OTAN pour obtenir la liste des attachés de presse nationaux.

RETRANSMISSION

  1. Un organisme de diffusion hôte alimentera les médias pour toutes les parties « publiques Â» de la réunion.
  2. Les événements seront retransmis dans le Centre de presse et sur le site web de l’OTAN.
  3. Le signal satellite en direct des principaux événements ouverts aux médias, notamment la conférence de presse du secrétaire général, sera fourni gratuitement par l’organisme de diffusion hôte, sans chiffrement ni frais pour liaison descendante. Les contenus vidéo et audio ne pourront être utilisés qu’à des fins légitimes d’information et d’activités publiques.
  4. Après chaque événement, les vidéos pourront être téléchargées gratuitement sur NATO Multimedia.

POOLS

  1. L'accès à certains événements pendant la réunion ministérielle sera réservé à des pools de presse restreints, et se fera uniquement sur invitation.
  2. Les représentants des médias qui acceptent une place au sein d’un pool OTAN s’engagent à partager immédiatement toutes les informations recueillies et tous les documents obtenus dans le cadre de ce pool avec tout autre média accrédité qui en ferait la demande. Ils partageront gratuitement ces éléments, sans aucune restriction concernant leur utilisation dans un but d’information. Les représentants des médias ne peuvent accepter l’accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord de leur employeur sur toutes les conditions susmentionnées relatives à la communication des éléments obtenus dans le cadre de ce pool.
  3. Les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias - et les agences de presse qui les emploient - doivent, lors de toute utilisation, identifier les documents partagés comme étant issus d'un pool. Les documents de pools ne peuvent être utilisés que dans un but légitime d’information et ne peuvent pas être vendus.
  4. Les photos de tous les événements médias prises par les photographes du pays hôtes seront publiées sur le site web de l'OTAN.

INSTALLATIONS MÉDIAS

  1. Le Centre de presse comprendra :
  1. une zone de travail (y compris une zone de montage pour la télévision et la radio) avec alimentation électrique 230 V, accès aux séquences vidéo et audio et accès internet par câble et par wifi. Les emplacements de travail ne peuvent pas être réservés à l'avance ;
  2. un comptoir d'information ;
  3. une zone en intérieur pour les interviews « face caméra Â» et les rassemblements de petits groupes de journalistes ;
  4. un système de télévision en circuit fermé pour des retransmissions en direct et en différé, les informations sur le programme, l'horaire des conférences de presse et toute autre information ;
  5. des positions « face caméra Â» en extérieur ;
  6. un service de restauration.

Les conférences de presse se tiendront à proximité, au Musée national (entrée : Dronning Mauds gate 2, 0250, Oslo).

HÉBERGEMENT, TRANSPORT, VOYAGE

  1. Les représentants des médias doivent prendre leurs propres dispositions.
  2. Un certain nombre d’hôtels sont situés à proximité du lieu de la réunion.
  3. Nordic Choice Hotels: www.nordicchoicehotels.com
  4. Scandic Hotels: www.scandichotels.com
  5. Un tarif préférentiel est disponible dans les hôtels Thon, dans le centre d’Oslo, du 27 mai au 3 juin, en cliquant sur le lien suivant : https://thonhotels.com/?firma=thc1106.  Indiquez « Oslo Â» et consulter la carte pour trouver l’hôtel qui vous convient.

POINTS DE CONTACT

Coordination générale
Mme Irina Novakova – Coordonnatrice OTAN pour les médias.
Téléphone : +32 (0)2 707 1003
natomediaoperations[at]hq.nato.int

Mme Iselin Hebbert Haukaas - Coordonnatrice pour les médias, ministère norvégien des Affaires étrangères.
Téléphone : +47 95 89 81 69
iselin.hebbert.haukaas[at]mfa.no

Accréditation
Mme Louise Reid
Téléphone : +32 (0)  2 707 1008
NatoAccreditations[at]hq.nato.int

Retransmissions
M. Bart Vandendorpe
Téléphone : +32(0)2707 3578
Vandendorpe.Bart[at]hq.nato.int

Diffuseur hôte
broadcast.nato[at]gyro.no

Vidéo OTAN à la demande
www.natomultimedia.tv
Téléphone : +32 (0)2 707 12 27
content[at]natomultimedia.tv
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NATO HQ, Blvd Leopold III
1110 Brussels, Belgium

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